이메일은 동시에 우리의 직업 생활에 혁명을 가져 왔고 그들을 완전히 두통으로 만들었습니다.
혁명적 인 측면에서 사람들에게 적시에 메시지를 보내고 모든 시간에 얼굴 앞에서 바로 볼 수있는 기능은 매우 훌륭합니다. 우리는 저녁 식사를 방해하거나, 밤에 깨우거나, 모임, 대화 또는 기타 행사 중에 멈추지 않고 다른 사람들에게 연락하여 우리를 인정할 수 있습니다. 그러나 동시에 메시지를 보낸 후 몇 분 또는 몇 시간 내에 메시지가 표시 될 수 있습니다.
그러나 두통은 완전히 삶의 질, 업무 수행 능력, 그리고 많은 사람들의 웰빙 감각을 약화 시켰습니다. 최근 몇 년간의 연구에 따르면 평균적인 전문가는 일주일의 최대 1/3을받은 편지함에서 가장 먼저 보냅니다. 낮 시간의 3 분의 1을 포기할 수없는 바쁜 전문가들에게 이것은 메시지를 보내는 데 늦은 밤 시간을 의미하며 종종 대기하고있는 수십 가지의 새로운 사람을 깨우기 만합니다.
그리고이주기가 몇 개월 또는 몇 년이 지난 후에, 중요한 전자 메일을받는 쪽의 사람이 열기 전에 약간의 분개심을 느끼는 것을 상상할 수 있습니다.
따라서 상대방의받은 편지함에 잔해를 만들거나 생생하게 묻히지 않고 적극적으로 구직 활동을하거나 일상적인 직업 생활을 통해이 도구를 어떻게 활용할 수 있습니까?
1 단계 : "이 메시지가 이메일을 받기에 충분한가?"
솔직 해지자 당신이 보내는 쪽지의 합리적인 비율 (특히 두려운“내가 CC를 다룰 것이라고 생각한다”)은 아마도 보내지 않아도 될 것이다. 동료의 책상 위에 튀어 나오거나, 빠른 텍스트를 보냈거나, 외로움으로 인해 무엇이든 알아낼 수있었습니다.
의사 소통을 통해 땅에 후추를 뿌리기 전에“이것을 보내야합니까?”라고 묻고 그 직후 (첫 번째 대답이“예”라고 가정)“이것이 내가 필요한 메시지를위한 최고의 매체인가? 전달하는?"
그렇다면 계속하십시오.
2 단계 : 제목 줄을 잘 활용
메시지를 호의적으로 받으려면 신속하게 읽고, 공로에 응한 경우 다음과 같이하십시오. 제목 줄에서 바로 전략을 세우십시오.
비밀 스럽거나 과도하게 사용되거나 지루한 주제에 덤핑하는 대신 (예 : "팔로 잉"또는 "질문"또는 "도움이 필요함") 인사를 시작하십시오. “Bill Smith – 마케팅 관리자 역할이 추천 함”또는“오후 목요일 정시에 요청이 필요한 서명이 필요함”같은 메시지를 고려하십시오. 메시지가 짧으면 전체 이메일을 제목 줄로 만드십시오 (“사무실을 @ 빌릴 수 있습니다 2 오늘 오후?”)
요점은 다음과 같습니다. 전자 메일이 수신자의받은 편지함에있는 다른 많은 사람들과 함께 뭉쳐져 있다고 가정합니다. 매력적인 제목 줄은 적시에 읽거나 응답하도록하는 데 도움이됩니다.
아, 그리고 부수적으로, 정말 긴급한 상황을 위해“이 긴급한 표시”옵션을 예약하십시오. 누군가를 성가 시게하는 가장 빠른 방법은 누구에게도 시급하지 않은 것을“붉게 표시”하는 것입니다.
3 단계 : 상대방의 손쉬운 작업
매일 100 개 이상의 이메일을받는 사람으로서 저는 이메일을 보내는 사람들의 삶을 편하게하기 위해 열심히 노력하고 있습니다. 그리고 그들이 나를 위해 똑같이 할 때 나는 미친 것처럼 그것을 좋아합니다. 구체적으로 어떻게 할 수 있습니까?
먼저, 메모가 답변을 기대하는 것보다 더 중요한 정보라면, "답장이 필요하지 않습니다. 그냥 알려 드리고 싶었습니다."
상대방은“감사합니다”또는“메시지 수신”이라는 메모를 다시 보내지 않아도되기 때문에받은 편지함의 부담을 덜어줍니다.
다음으로 가능한 한 짧게 유지하십시오. 보내기 전에 적중하고 교정하십시오. 간결합니까? 중요하지 않은 것을자를 수 있습니까? 엉뚱한 생각의 흐름에 들어가서 14 단락의 에세이로 끝났습니까? 사본의 절반이 같은 메시지를받을 수 있다면 성가신 일을 보내지 마십시오.
또한 하나 또는 두 개의“놓칠 수없는”포인트가 있다면 검토자가 바로 볼 수 있도록 굵게 표시하십시오. (주의를 기울여야합니다. 상대방에게 소리 지르는 것처럼 보이지 않기를 바랍니다.)
마지막으로, 화를내어 커뮤니케이션에 필요한 모든 것을 5 개가 아닌 하나의 전자 메일에 넣습니다. 가끔“아! 첨부 파일을 잊어 버렸습니다!”또는“아, 한 가지 더…”딸꾹질을 인간이라고합니다. 컴퓨터에 앉기 전에 생각을 모으지 않았기 때문에 한 사람에게 3-4 개의 빠른 메시지를 일상적으로 보내는 것은 사랑스럽지 않습니다.
확실히, 당신은 그들이 당신이 그들의받은 편지함을 감히 감히 원망할 것이라는 두려움 때문에 누군가에게 이메일을 보내는 것을 피해서는 안됩니다. 특히 여러 시간대의 사람들과 함께 일하는 사람들을위한 최고의 비즈니스 커뮤니케이션 도구 중 하나입니다.
그러나 접근 방식에 전략을 적용하고받는 사람을 배려하는 것은 메시지의 힘과 유리한 응답을 얻을 가능성을 극대화하는 데 가장 도움이됩니다.
