취직하다? 컴퓨터, 인터넷 연결 및 책상과 관련이 있습니까?
그렇다면 올해에는 약 100 개의 이메일을 처리하면서 올해도 소설의 이메일을 쓸 것입니다.
나는 우리 모두가 동의 할 수 있다고 생각한다 : 이메일 과부하가 열풍에 도달하고있다. (디스코 나 카우벨과 같은 열이 나지 않습니다. 열이 나고 장티푸스와 같습니다.)
대부분의 사람들과 마찬가지로 전자 메일을 구성하고 전자 메일의 우선 순위를 지정하며 전자 메일에 더 빨리 응답하는 방법에 대해 많은 시간을 보냈습니다. 그러나 요즘에는 더 흥미로운 질문을 고려하고 있습니다. 처음에는 적은 수의 전자 메일을 보내도록 사람들을 (정중하고 사랑스럽게) 어떻게 훈련시킬 수 있습니까?
여기 제가 가장 좋아하는 세 가지 기술이 있습니다.
그들은 혁신적인 개념입니까? 실제로는 아닙니다. 그들은 현명하고 현명한 알림입니까? 나도 그렇게 생각해. 그리고 당신이 동의한다면, 당신이 나에게 이메일을 보내고 그것에 대해 모든 것을 말 해주길 바랍니다. (그냥 농담입니다.)
1. 모든 이메일에 바로 답하지 마십시오 (또는 전혀)
이것은 반 직관적으로 들릴지 모르지만 실제로 파헤칠 때 많은 "긴급 전자 메일"이 도움없이 스스로 해결되는 경향이 있습니다.
적절한 사례 : 하루에 한 번, 사랑스러운 고객, 동료 또는 고객으로부터 다음과 같은 열렬한 이메일을받을 것입니다.
“알렉스! 도움! _________을 (를)하려고하는데 _________에 대해하라는 말을 기억할 수 없습니다. 다시 상기시켜 줄 수 있습니까?”
시간의 약 90 %가 한두 시간 정도 기다렸다가 전혀 아무 것도하지 않으면 같은 사람이 답장하여 다음과 같이 말합니다.
“알렉스! 만세! 나는 그것을 알아. 내 잘못이야. 신경 쓰지 마!"
즉각적으로 응답하지 않기로 선택하면 사람들이보다 자립 할 수 있도록 "훈련"하는 동시에 응답 할 수있는 속도에 대한 건전하고 현실적인 기대치를 만듭니다.
물론 여기서 상식을 사용하십시오. 고객 서비스 위치에서 일하고 업무의 핵심 요소가 도움이 필요한 사람들에게 신속하게 응답하는 것이라면 "나의 도움이 필요한 사람"에 대한 정의는 다른 사람과 다를 것입니다.
그러나 어떤 종류의 일을 하든지 다음 단계를 시도해 볼 수 있습니다.
2. 자주 묻는 질문에 대한 유용한 답변을 제공하는 자동 응답자를 만듭니다.
사람들이 매일 이메일로 보내는 FAQ 목록을 작성하십시오. 그런 다음 사람들에게 필요한 것을 정확하게 제공하는 자동 응답기로 답을 보내십시오.
매우 효율적이며 다시 도움을 줄 사람들에게 감사한다는 미묘한 메시지를 보냅니다.
다음은 간단한 예입니다.
이봐!
글을 주셔서 감사합니다.
이 단어를 읽으면 크고 흥미로운 프로젝트에 푹 빠져 있으며 몇 시간 동안 내 이메일을 확인하지 않을 것입니다.
하지만 이메일의 마법 덕분에 지금도 도와 드릴 수 있습니다!
회의를 설정하기 위해 이메일을 보내는 경우 :
여기 온라인 예약 도구를 사용하십시오. 시간을 잠그는 가장 좋은 방법입니다.
Project XYZ에서 상태 업데이트를 받기 위해 이메일을 보내는 경우 :
여기에서 최신 타임 라인을 확인하십시오.
시간이 매우 민감한 질문이있는 경우 :
###-###-####에서 내 세포를 울려주세요. 또는 3 층에있는 내 책상으로 걸어가십시오. 내가있을 게
3. 더 많은 질문이 아닌 선언에 응답
다음과 같은 개방형 질문으로 이메일을 마치는 경우 :
"우리는 몇시에 점심을 먹어야한다고 생각합니까?"
"웹 사이트를 업데이트하는 방법을 기억하십니까, 아니면 도움이 필요하십니까?"
"여기서 어떻게 진행해야한다고 생각합니까?"
질문은 더 많은 질문과 함께 더 많은 이메일을 생성하므로 지속적인 생각과주의가 필요합니다.
따라서 개방형 질문 대신 다음과 같이 명확한 선언으로 이메일을 끝내십시오.
“오후 12시 30 분에 점심을 먹자. Café Luna에서”겠습니다.”
“웹 사이트를 업데이트 할 준비가되면 WordPress 자습서와 회사 브랜드 지침에 대한 링크가 있습니다. 도움이 더 필요한 경우 여기에 있습니다. "
“일주일 후에 다시 연결합시다. 다음주 월요일 오전 10시에 연락 드리겠습니다. "
제안한 내용이 수신자에게 적용되지 않으면 알려줄 것입니다. 그러나 대부분의 경우 정확성에 감사합니다. 불필요한 일련의 불필요한 이야기는 말할 것도없고 정신적 인 문제를 제거하고 있습니다.
요약하자면?
더 적은 (그리고 더 나은) 전자 메일을 보내도록 사람들을 훈련 시키려면 : 세상에서보고 싶은 행동을 모델링하십시오.
친구 나 동료에게 이메일을 보내는 습관을들이는 것만으로도 구글에 대한 조언을 구할 수 있다면 다른 사람들도 당신에게도 똑같이 할 것입니다.
길고 지저분하고 퍼즐이 많은 이메일을 쓰면 똑같이 신비로운 응답을 얻을 수 있습니다.
그러나 당신이 사려 깊고 간결하다면, 당신은 당신의 서클에있는 모든 사람들을위한 기준을 높여서 다른 사람들이 당신이 어떻게 대우 받고 싶은지를 정확하게 가르 칠 것입니다.
따라서 명확하고 일관된 교사가 되십시오. 받은 편지함 (및 정신)이 감사합니다.
