펜에서 간식, 사무실 험담에 이르기까지 – 동료로부터 5 피트 떨어져 있으면 모든 것을 공유 할 수 있습니다. 그러나 30 분 안에 발표 할 프레젠테이션의 최종 세부 사항을 논의하기 위해 전자 메일을 보내십니까? 이 사진에 문제가 있습니다.
이메일, 전화 회의, 온라인 캘린더 및 채팅 앱을 사용하면 멀리 떨어져있을 때도 연락을주고받을 수 있습니다. 그러나이 도구는 도구를 사용하는 손만큼 효과적입니다. 처분 할 때 각 앱을 사용할시기와이를 최대한 활용하는 방법을 알면 낭비되는 시간과 배송 된 제품의 차이가 종종 발생합니다.
Blinkist는 읽기와 학습의 효율성을 높이기 위해 노력하고 있으므로 간소화는 DNA에 있습니다. 소규모 팀에서도 의사 소통이 비효율적으로 진행되고 있음을 알게되자 우리가 최선을 다하는 데 방해가되는 일이 무엇인지 알아 냈습니다. 우리는 일상적인 도구를 사용하는 방법을 최적화함으로써 훨씬 더 많은 일을 할 수 있다는 것을 알았습니다.
아래에는 잘못 사용하고있는 4 가지 도구와 양식을 수정하는 방법이 나와 있습니다.
1. 이메일
더 럼블
전자 메일만큼 쉬운 방법은 여러 가지가 있습니다. 전자 메일을 오랜 토론을위한 수단으로 사용하고, 직접적으로 선구하거나 직접 전달할 수있는 한 단어로 된 답변에 전자 메일을 사용하는 것입니다. 그리고 이메일 체인을 문서와 함께 광범위한 논증의 장소로 사용하려는 유혹만큼, 이메일은 프로젝트 세부 사항에 대한 중요한 토론의 장소가 아닙니다. 이러한 각 인스턴스에서 수행하는 작업은 활동과 수신자의 활동에 복잡성과 지연 시간을 추가하는 것입니다.
수정
중요하거나 긴급한 작업의 경우 직접 대면하여 문제를 해결하고보다 신속하게 답변을 얻을 수 있습니다. 실시간으로 활동함으로써 자신의 시간을 보호 할뿐만 아니라 동료도 돕고 있습니다. 긴급한 뉴스가 전자 메일을 통해 도착하지 않는다는 것을 모두 알고 있다면 지속적인받은 편지함을 새로 고칠 이유가 없으며 사람들은 대신 작업을 처리하는 데 집중할 수 있습니다.
전자 우편을 토론을 시작하거나 의제를 설정하는 방법으로 생각하십시오. 따라서 팀과 함께 앉아 마술을 만들면 가능합니다.
2. 전화 회의
더 럼블
전화 회의는 아름답고 언제 어디서나 할 수 있지만 직접 만나는 것보다 우연히 느낄 수 있기 때문에 효율성 문제가 발생할 수 있습니다.
첫째, 비공식적 인 느낌이 들기 때문에 너무 많은 사람들이 쉽게 참여할 수 있습니다. 결과적으로 중요한 업무에만 참석할 수있는 대신 팀은 모호한 유용성 회의에 갇히게됩니다.
둘째, 비록 더 캐주얼 해 보이지만 정신적으로 과세 될 수 있다는 것을 간과하기 쉽습니다. 전화 회의에는 준비와 집중적 인 청취가 필요하며, 이는 매일 집중적으로 배급하는 데 큰 도움이됩니다. 아침에 너무 일찍 일정을 잡으면 하루의 집중력이 떨어질 수 있습니다. 몇 시간 후에 연필로 쓰면 심야 근무 세션에 대한 기대로 정의 된 하루를 처리하게됩니다.
수정
먼저 모든 사람을 초대 할 필요는 없습니다. 대신, 프로젝트에 대해 알고 있고 중요한 기여자 인 사람들을 참여 시키십시오. 회의에서 한 사람이 메모를하고 나머지 팀과 공유하여 다른 사람들이 업무에 집중할 수 있도록하십시오.
그리고 현명하게 통화 시간을 선택하십시오. 가능하면 아침이나 늦은 밤에 전화 회의를 예약하지 마십시오. 그 사이의 시간을 찾으면 초점을 보호 할 수 있습니다.
3. 채팅
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사무실 간 채팅, 특히 여러 층에 있거나 다른 위치에있는 회사의 경우 대면에 매우 유용한 대리 : 실시간으로 이루어지며 파일을 즉시 전송할 수 있으며 자발성을 촉진합니다. 그러나 전화 회의와 마찬가지로 채팅의 미덕도 단점입니다.
사무실 채팅의 주요 문제점은 사람들이 기술적으로 방해받지 않기 때문에 커프 외 질문을 자유롭게 작성한다는 것입니다. 수신자는 여전히 응답 여부를 선택할 수 있습니다. 문제는, 우리는 반응적인 생물이며, 우리가하는 일을 멈추고 우리를 핑하는 사람들에게 참석해야한다고 생각합니다. 채팅으로 연락하려는 의도가 눈에 거슬리지 않더라도 동료의 작업이 중단되는지 여부를 거의 제어 할 수 없습니다. 그녀가 메시지 알림을 보게되면 기회가있을 것입니다. 그녀가 똑바로 응답하지 않더라도, 그녀의 초점의 일부는 이제 당신의 말이나 질문에 의해 벗어날 것입니다.
수정
일반적으로 채팅은 작업을 진행하는 데 방해가되는 빠른 질문이나 동료와 더 큰 문제를 논의 할 시간을 설정하는 데만 사용해야합니다. 다른 것은 이메일을 통해 동료를 방해하지 않도록하십시오.
그리고 너무 많은 채팅을 받고 있다면? 이메일과 마찬가지로 알림을 끄십시오. 또한 많은 채팅 서비스를 통해 사용자는 "보이지 않는"상태로 갈 수 있습니다. 이는 응답하지 않아도 (특히 지속적으로 업데이트되는 그룹 채팅에 참여하는 경우) 계속 참여할 수있는 좋은 방법입니다.
4. 달력
더 럼블
사람들이 캘린더에서하는 오용 # 1은 할 일 목록처럼 취급하는 것입니다. 달력을보고“유유 픽업”또는“이발 예약”과 비슷한 것을 본다면, 사용 방법을 다시 생각해야합니다.
또 다른 달력 오용은 단순히 시간을 관리하는 것이 아니라 시간을 보호하기 위해 사용하지 않는 것입니다. 새 프로젝트에 대한 제안을 받고 일정에 맞출 수 있다고 달력에 표시되면 반드시 그럴 필요는 없음을 기억하십시오. 먼저 목표와 가치를 살펴 보는 것이 중요합니다.
수정
특정 날짜와 시간에 묶여 있거나 자신 이외의 사람들이 참여하는 모임과 행사를위한 달력을 신성한 공간으로 유지하십시오. 의사에게 전화하거나 꽃을 피우는 것과 같은 작업에 대한 할 일 목록을 사용하여 일정 관리 관행을 변경할 수 있습니다. 작은 작업을 처리하는 것은 매우 만족스럽고 관리 가능한 목록에 배치하면 다른 특성을 갖게됩니다. 즉, 자신이 이벤트가 아닌 중요한 이벤트간에 적합한 것으로 볼 수 있습니다.
그리고 항상 새로운 기회를 자신의 역할과 목표에 맞추는 것을 잊지 마십시오. 현재와 현재 또는 귀하의 희망 미래에 맞지 않는 것은 도켓 (또는 캘린더)에 속하지 않습니다.
몇 가지 간단한 조정만으로 원하는대로 도구를 사용하여 더 많은 작업을 수행 할 수 있습니다. 이러한 정보를 사무실에서 공유하면 전체 작업 공간이 더 효율적일 것입니다.
