사무실에서 일한 적이 있다면 회의가 검은 작업 양이라는 것을 알고 있습니다. 우리는 그들을 미워하는 것을 좋아하고 영원히 제거하기 위해 노력하고 있지만, 왜 그렇게 많은 시간을 소비하는지 궁금해 할 때까지 계속해서 계속해서 있습니다.
모든 사람은 까다로운 회의 환경을 탐색 할 수있는 비밀을 가지고 있습니다 (일부는 다른 사람보다 낫습니다).
그래서 저는 4 명의 성공적인 회사 리더의 회의로드를 줄이고 생산성을 높이기위한 전략을 모았습니다. 누가 알다시피, 당신은 자신의 사무실에서 이러한 전술 중 하나를 시도 할 수 있습니다!
1. "미 회의"타임 슬롯 생성
이것은 헤드 다운 작업을 예약하는 데 어려움을 겪고있는 모든 사람들에게 가장 오래되고 쉬운 트릭입니다.
그리고 PhotoShelter의 CEO 인 Andrew Fingerman을 위해 일했습니다.
“저는 1 년 이상 정오 전에 회의를 열지 않았습니다. 생산성에 미치는 영향은 놀랍습니다. ADHD를 가진 사람으로서, 나는 아침이 내 최고 수준의 비판적 사고를 요구하는 일에 필수적이라는 것을 알았습니다. 따라서 누군가가 아침에 필사적으로 저를 만나야 할 경우 거의 항상 거절하고 오후에 시간을 선택할 수 있는지 묻습니다. 회의를 열어야 할 유일한 조건은 회의가 나의 최우선 과제와 완벽하게 일치하는 것입니다.”
Muse에서는 수요일 수요일 오전 9 시부 터 오후 1 시까 지 회사의 어느 누구도 회의를 예약 할 수없는“수요일 수요일”을 구현하여 유사한 전략을 채택했습니다.
토니 톰슨 (Toni Thompson) 인적 재능 담당 부사장은“가장 일반적인 불만은 사람들이 회의를 자주 방해 할 수 있기 때문에 일관된 사고 시간이 충분하지 않았다는 것입니다. "사람들이 나에게 멈출 수 없다고 몇 번의 회의가 있지만, 그 노력으로 비생산적인 회의의 70 %가 줄어들고 많은 생산성, 창의성 및 직원 정신이있는 회의를 대신한다면 그만한 가치가 있습니다."
2. 일주일에 하루 만 모임을 가짐
Mattan Griffel은 1 개월의 공동 설립자이자 CEO입니다. 그는 자신의 회의 문제를 해결하기 위해 특정 시간을 차단하는 대신 하루를 제외하고 매일 차단하기로 결정했습니다.
Muse의 자체 시스템과 달리 Griffel은 수요일에만 회의를 개최합니다.“저는 그 일을 크게하지 않습니다. 화요일에 커피를 마시라고 요청하면 수요일이 작동하는지 묻습니다. 수요일이 완전히 예약되면 다음 수요일에 대해 물어볼 것입니다 (때로는 수요일에 2-3 주를 예약해야 함).”라고 최근 Forbes 기사에서 말합니다. 놀랍도록 간단 하죠?
그는 그 결과 다른 작업에 집중할 시간이 아니라“수요일까지 기다리도록 강제하는 것은 종종 중요하지 않은 회의를 걸러냅니다. 그것은 당신의 시간의 일부를 원하지만 시간을 기다리거나 당신의 일정 내에서 일하기를 원하지 않는 사람들을 제거 할 것입니다. 어쨌든 그 사람들을 만나고 싶지 않기 때문에 정말 좋습니다.”
3. 달력을 정기적으로 다시 방문
Greenhouse의 커뮤니케이션 디렉터 인 Dinah Alobeid는“우리는 필요한 경우 회의 일정을 재 작업하기 위해 분기별로 회의를 정기적으로 재평가하고 있습니다. 이는 각 분기마다 회사의 모든 직원이 캘린더를보고 특정 토론을 다른 채널로 옮길 수 있는지 여부를 결정합니다.
자신의 일정에 따라 쉽게 할 수 있습니다. Alobeid는 어떤 회의가 발생하고 발생하지 않는 회의를 좁히는 데 도움이되도록 시간을 단축 할 것을 제안합니다.“30 분 회의를 시작하고 가능한 경우 20 분으로 줄입니다. 60 분 동안도 마찬가지입니다. 45 번 시도해 보시겠습니까?”대신 이메일이나 Google 문서를 사용하지 않으면 더 짧은 시간 안에 많은 것을 달성 할 수 있습니다.
그녀는 또한“월요일에 이번 주에 달성하고자하는 일과 업무를 수행하고 특정 프로젝트를 진행하기 위해 어떤 회의를 진행해야하는지에 대해 시간을 보내십시오.”라고 말합니다. 그들.
4. 회의 소거 개최
Healthify의 최고 운영 책임자 인 Alex Villa는 자신의 회사에서 "회의 퍼지"를 조직하여 위와 같은 조치를 취합니다.
"이는 6 ~ 9 개월마다 반복되는 미팅과 기관 규칙을 다시 추가 할 수있는 기관 규칙을 100 % 삭제하는 특정 시점입니다."
그렇다면 빌라와 그의 팀을 위해 달력으로 회의를 가져 오는 것은 정확히 무엇입니까? “반복 및 고객과의 회의에서 재량에 따라 회의를 유지하거나 삭제할 수 있습니다. 삭제 된 미팅은 2 주 이상 다시 추가 할 수 없습니다. 이 2 주 후, 대부분의 참석자가 적극적으로 다시 참석하도록 요청한 경우에만 미팅을 다시 추가 할 수 있습니다 (자신의 미팅을위한 로비는 금지됨)”
그의 회사의 답변은 다음과 같은 협박적인 요청에도 불구하고 매우 긍정적이었습니다. 문제를 인정하지 않으면 '이 회의는 유용하지 않습니다. 그냥 취소 할 수 있습니까?'라고 말하고 싶지 않은 어색한 상황에 처하게됩니다. 궁극적으로 우리는 사람들이 개별 작업을 수행 할 시간을 가지면서도 협업 할 수있는 균형을 유지하는 최적의 성능주기를 거칩니다.”
팀원 모두가이 계획에 참여하도록하는 것은 어려울 수 있지만 소규모 회의를 테스트하는 것이 좋습니다. 몇 주 동안 긴급하지 않은 체크인을 제거하는 것에 대해 동료들과상의하고, 이것이 귀하의 작업에 부정적인 영향을 미치는지 확인하십시오.
회의 과부하를 해결하면 실제로 작업 부하의 우선 순위가 결정되므로 위의 전략이 효과적입니다.
