내가 다른 사람들을 처음 관리 할 때 팀의 분석가가 자신의 컴퓨터에서 필요한 문서를 찾으려고 참을성있게 서 있었던 것을 기억합니다. 5 분 후 그녀는 파일을 찾을 수 없다고 말하고 파일을 찾 자마자 이메일로 보내겠다고 말했을 때, 그것은 나에게 정말 좋지 않은 인상을 남겼습니다. ).
파일 및 폴더의 이름을 지정하고 구성하는 것이 내가 다루었던 가장 섹시한 주제 (예 : 예산 책정 및 Excel 팁을 제공 한 여성)가 아닐 수도 있지만 중요한 약속입니다. 효율적인 온라인 스토리지 시스템을 갖추면 인생을 편하게하고 많은 시간을 절약 할 수있을뿐만 아니라 상사 및 동료들에게보다 체계적이고 물건을 더 많이 보여줄 수 있습니다. 여기에 따라야 할 지침이 있습니다.
1. 데스크탑은 가상 데스크입니다
당신은 상사가 당신이 슬롭 지 않다고 생각할 정도로 책상을 깨끗하게 유지하라고 사람들이 어떻게 말하는지 알고 있습니까? 이것은 컴퓨터의 바탕 화면에도 적용됩니다. 수신 한 모든 첨부 파일을 드래그해야하는 곳이 아니라 이번 주에 작업중인 파일을 저장할 수있는 곳입니다.
데스크탑을 가능한 한 적은 폴더로 파싱하는 것이 좋습니다. 현재 진행중인 큰 프로젝트마다 하나만 있으면되고 다른 모든 것에 쉽게 액세스 할 수있는 마스터 작업 폴더가 있어야합니다. 아직 설정하지 않은 경우 바탕 화면을 그리드로 설정하여 (아이콘이 겹치지 않도록) 단축키의 즐거움을 발견하십시오.
홈 화면에 구조를 가져 오는 데 도움이 더 필요한 경우 Mac의 Clean 또는 DragThing 또는 PC의 Fences와 같은 데스크탑 구성 앱을 사용해보십시오.
2. 폴더에는 전략이 있어야합니다
나는 대부분의 사람들이 폴더 나 폴더 아래에있는 것을 알아 차렸다. 어떻게 넘어 지는지 아십니까? 가장 일반적이거나 최근에 사용 된 폴더를보고 그 안에있는 문서를 세십시오. 수십, 수십 개의 파일이 있다면 조금 더 구조를 사용할 수 있습니다. 반면 작업 파일> 클라이언트 A> 2012> 11 월> 판매 보고서 아래에 문서가 하나만있는 경우 폴더를 과도하게 잘못 지나게됩니다.
다음은 내가 고수하려는 몇 가지 규칙입니다.
3. 파일 이름에는 목적이 있습니다
파일 이름을 지정할 때는 무언가를 의미하는 문구를 선택하십시오. DSC1045.jpg 또는 Draft Idea.doc 이라는 첨부 파일을 얻는 경우 해당 파일이 무엇인지 또는 더 중요하게는 나중에 검색 할 수있는 쉬운 방법이 없습니다. 좋은 테스트 : 몇 달 후에 데스크탑에서 파일을 찾는다고 상상해보십시오. 그것이 무엇인지 쉽게 알 수 있습니까? 그렇지 않으면 이름을 바꿉니다.
월별 이사회 미팅 노트와 같이 정기적으로 작성하는 문서의 경우 주제가 아닌 미팅 날짜별로 문서를 쉽게 구별 할 수 있습니다. Month-Day-Year를 사용하지 마십시오. 월별, 일별, 연도 순으로 정렬되기 때문입니다. 대신 연도 별 (월별 숫자 포함)을 사용하여 시간순으로 쉽게 정렬 할 수 있습니다. 예 : Oct27-12 Board Presentation.pdf 또는 10-27-2012 Board Presentation.pdf 대신 2012-10-27 Board Presentation.pdf 를 사용하십시오. 나중에 탐색하고 검색 할 때 많은 시간을 절약 할 수 있습니다.
4. 버전 관리, 버전 관리, 버전 관리
파일 이름에 대해 기억이 나면 버전을 제어하십시오. 이것은 쉽다. 문서를 처음 만들면 v1로 끝나야합니다. 예를 들어, 제안서 이름을 ClientA Proposal_v1.ppt로 지정 합니다. 변경 사항을 저장하여 클라이언트 나 동료에게 보낼 때마다 버전 2, 3, 4 등으로 업데이트하십시오. 문서가 완성되면 나중에 쉽게 액세스 할 수 있도록 ClientA Proposal_vf.ppt 또는 ClientA Proposal_final.ppt 를 저장해야합니다. 버전 14가 있는지 또는 버전 13이 실제로 마지막 버전인지 궁금해하는 것보다 나쁘지 않습니다.
