동료가 조지 카오 (George Kao)의 오래된 이메일 생산성 기사에 다시 한 번 주목을 받았을 때받은 편지함의 투쟁이 실제라는 것을 깨달았습니다. 방금 일본의 3 주 허니문에서 돌아 왔으므로 이것이 사실인지 직접 알 수 있습니다. 받은 편지함을 관리하고 예술이 아니라면 교육을받는 데에는 상당한 어려움이 있습니다. 여행 내내 기본적으로 항상받은 편지함 0을 위해 노력하는 남편은 내 전화를 살펴보고 메일 아이콘과 번호가 약 400여 곳을 떠다니며 놀라워합니다.
그는“저에게 스트레스를주었습니다.”라고 말하면서 땀이 그의 눈썹에 비친 것을 실제로 볼 수있었습니다. 그러나 나는 휴가중이었다! 그리고 회사 계정 과 개인 주소에 대해 부재 중 응답자가있었습니다! 아무도 나에게서 아무것도 기대하지 않았고, 나는 돌아올 때 그 숫자가 점점 커지는 것을 편안하게 느꼈다.
물론, 때로는 지루하지만받은 편지함 세부 사항도 정확합니다. 주말 내내 또는 오후 중간에 무작위 목요일에 플러그를 뽑은 후 월요일 아침에 메시지를 확인하는 것은 중요하지 않습니다. 메시지에 응답이 필요한지 몇 초 안에 알지 못한다면 메시지를 알아내는 데 몇 분의 시간이 낭비 될 것입니다.
Kao의 작품 인“Inbox Zero를 정기적으로 얻는 방법”의 부제목은 무엇에 언제 반응해야하는지 아는 것의 중요성을 상기시켜주었습니다. 이러한 인식은 넘쳐나는받은 편지함과 깔끔하고 깔끔한 편지함의 차이를 의미 할 수 있습니다. 다음은 결정에 도움이되는 빠른 팁입니다.
1. 단서를 찾으십시오
때로는 분명합니다. 동료 중 한 명이 이벤트, 연구 및 보고서와 관련된 이메일을 상당히 많이 전달하지만 항상 "보관할 수 있습니다"라고 적어 둡니다. 답장의 과장 (“감사합니다!”), 나는 아카이빙에 대한 그녀의 노골적인 언급이 그녀가 응답을 원치 않거나 필요로하지 않았다는 것을 빨리 깨달았습니다.
직접적인 단서가 없다면 다시 읽어보고 답장이 메모에 어떤 영향을 미치는지 생각해보십시오. 그렇지 않은 경우 - 예를 들어, 부서의 직원이 자신이 작업중인 프로젝트를 공유하고 있고 현재 추가 할 가치가없는 경우, 단순히 영수증을 수신하기 위해 답장을 보내지 마십시오.
2. 질문 스니핑
위의 것과 마찬가지로 이것은 종종 간단합니다. 대답하려는 분명한 질문이있는 경우 분명히 응답이 필요하며 그 중 빠른 답변 또는 24 시간 이내에 답변이 필요할 수 있습니다. 연락을하는 모든 사람이 가장 웅변 적이거나 정확한 이메일을 작성하도록 보장되는 것은 아니므로, 답변 할 내용이 있는지 단락을 살펴보아야 할 수도 있습니다.
의문의 여지가 없다고 판단했지만 자신 만의 질문 이 있는 경우에는 명확하게 답변하십시오. 향후 오해를 줄일 수있는 가능성이 있다면 후속 조치를 취하고 다른 사람의받은 편지함에 추가하는 것이 좋습니다.
3. 말하십시오 - 듣고 싶은 경우
이것은 무리 중 가장 까다 롭지 만 일단 매달리면 두 번째 자연처럼됩니다. 여러 번, 당신은 분명히 당신에게 아무것도 묻지 않는 이메일을 받게 될 것입니다. 제출 한 것에 대한 응답, 완료 한 프로젝트에 대한 피드백, 상황 처리를위한 조언, 부서별 목표에 관한 정보를받을 수 있습니다. 대화에 새로 추가 할 내용이 없거나 해설을 깨끗하게 작성하고 업무를 진행할 수 있다면 응답하지 않는 것이 편할 것입니다.
그러나 다른 한편으로, 당신은 자신을 명확하게하거나 당신이 한 결정에 대해 자세히 설명하거나 신선한 통찰력을 제공하기 위해 자신을 표현해야한다는 느낌이 든다면 물론 답장 버튼을 눌러야합니다. 작업 환경이 독립적 인 사고를 장려하고 논의중인 주제에 기여하는 경우 특히 그렇습니다.
뉴스 레터, 대량 이메일 또는 선택적인 독서와 같은 느낌이 들더라도 응답이 필요하지 않다는 것은 말할 나위도 없습니다. 유용하다고 생각되면 Kao의 제안에 따라 폴더를 만들 수 있으며받은 편지함을 구성하고 유지 관리하면 실제로 자동으로 느껴집니다.
고려해야 할 또 다른 사항은 다음과 같습니다. 보낸 사람 대신 자신을 배치하십시오. 그 메시지를 보낸 사람이라면 응답을 원하십니까? 감사를 표할 때가 확실히 있지만, 누군가와 정기적으로 연락하거나 많은 의견을주고받는 경우 (일부는 더 신중한 답변이 필요한 경우) 전자 메일을 안전하게 남겨두고 보내지 않도록주의 할 수 있습니다. 받은 편지함 0을 달성하려고 시도하는 사람에게 불필요하게 두 단어로 답변합니다.
