이메일은 모든 형태의 커뮤니케이션과 마찬가지로 개인적인 것입니다. 원 라이너에서 전자 미사일까지 모든 것을 점검, 관리 및 전송하는 방법은 종종 선호와 습관의 혼합입니다.
즉, 이메일 커뮤니케이션, 생산성 및 시간을 최대한 활용하기 위해 따라야 할 몇 가지 잘 정리 된 규칙이 있습니다. 세 가지 일반적인받은 편지함 실수, 업무상 실수로 인한 피해 및 더 나은 전자 메일 관리로 변경하는 방법에 대해 읽으십시오.
실수 # 1 :받은 편지함에 이메일 남기기
가장 논쟁의 여지가있는 것으로 시작하겠습니다. 모든 이메일을받은 편지함에 남겨 두십시오. 이메일을 처리 한 후받은 편지함에 이메일을 남길지 여부는 모두 동일하다고 생각하지만 뇌가 달라지기를 간절히 바라고 있습니다. 프린스턴 신경 과학 연구소의 2011 년 연구에 따르면 "환경이 복잡 할 때 혼돈이 집중력을 제한합니다." 가상 환경도 마찬가지입니다. 더 이상 중요하지 않은 이메일조차도 더 많은 이메일을 볼 수있을수록 뇌는 잠재 의식적으로 그들에 대해 생각하는 데 더 많은 시간을 할애합니다.
연구 결과에 따르면받은 편지함의 혼란을 줄이면주의가 산만 해지고 생산성이 높아지고 정보를 더 잘 처리 할 수 있습니다. 받은 편지함에 3, 679 개의 오래된 전자 메일을 보관할만한 이유가 아니라면 무엇인지 모르겠습니다.
변경하는 방법
새 메일에만받은 편지함을 사용하십시오. 전자 메일을 다 사용한 경우 보관, 보관 또는 삭제해야합니다 (아래에서 언제 사용할 것인지 참조). 나중에 필요한 이메일을 언제든지 검색 할 수 있습니다.
실수 # 2 : 보관 또는 제출해야 할 때 삭제 (및 그 반대)
이제 새 메일에만 편지함을 사용하고 있으므로 (hurrah!) 문제는 다음과 같습니다. 수행 한 모든 이메일로 무엇을해야합니까?
옵션은 a) 삭제 또는 b) 관련 폴더의 파일 (또는 Gmail 사용자의 경우 아카이브)입니다. 많은 사람들이 모든 메시지를 삭제하거나 모든 메시지를 보관하는 등 극단적 인 상황에서 너무 멀리 향하는 실수를합니다. 진실은 건전한 균형이 최상의 해결책이라는 것입니다. 전자 메일을 보관하지 않아도 전자 메일 계정의 저장소 할당량에 영향을 미치므로 검색 할 때 보관하려는 전자 메일을 찾기가 더 어려워집니다. 과다 삭제? 비행 확인 이메일을 삭제하고 비행을 거의 놓친 내 친구처럼 끝날 수 있습니다.
변경하는 방법
이메일을 다 사용한 후에는 나중에 다시 액세스 할 수 있을지 생각하는 데 2 초가 걸립니다. 아니요 인 경우 : 삭제할 시간입니다. 그렇다면 : 보관하거나 보관하십시오!
실수 # 3 :받은 편지함을 할 일 목록으로 사용
할 일 목록을 좋아하지 않는 사람들에게 쉬운 해결책은받은 편지함을 하나로 사용하는 것입니다. 이제 "회의 시간에 대한 Jerry의 이메일에 회신"과 같은 표준 이메일 관련 작업에 관해서는 그 사람들이 죽었다고 생각합니다. 이러한 작업은 할 일 목록에 포함되어서는 안되며 정상적인 비즈니스 과정의 일부로 응답해야합니다.
그러나 "새 고객을위한 제안서 작성"또는 "지불 임대료 지불"과 같은 실제 작업의 경우, 본인에게 적합한 할 일 목록 시스템을 찾아서 따르는 것이 좋습니다. 왜? 매일 가장 중요한 작업을 수행하려면해야 할 일의 우선 순위를 정하고 집중할 수 있어야합니다. 받은 편지함을 할 일 목록으로 사용하면 다른 사람들이 시간을 보낼 수 있습니다. 각각의 새로운 이메일에는 원하든 원하지 않든 새로운해야 할 일이 있습니다. 그러나 의식적으로 할 일 목록에 작업을 추가해야하는 것은 다른 작업 대신 지금해야 할 일을 결정할 수있는 기회입니다.
아직도 확신하지 않습니까? Jill Duffy, Leo Babauta 및 Jesse Garner는 모두 훌륭한 사례를 제시합니다.
변경하는 방법
받은 편지함을 살펴보고 실행 가능한 작업을 모두 꺼냅니다. 이것이 해당 전자 메일을받은 편지함에 적합하게 만들거나 전자 메일을 보관, 보관 또는 삭제하는 유일한 방법 인 경우. 또한받은 편지함을 할 일 목록으로 사용한다고 주장하는 경우 전자 메일을 할 일로 변환하여받은 편지함에서 꺼내는 데 도움이되는 앱인 Mailbox를 사용해보십시오.
