몇 주 전, 친구와 나는 회의에 대한 우리의 공통된 경멸에 대해 토론했으며 그녀는 이렇게 말합니다. 그들이 제대로 수행되지 않으면 시간 버너가 될 수 있습니다.”
더 동의 할 수 없었습니다. 이전 작업에서 캘린더 초대가받은 편지함에 표시 될 때 나는 종종 한숨을 내쉬 곤했습니다 (오픈 오피스 환경에서는 항상 좋습니다). 그런 다음 그것을 받아들이지 않는 방법을 알아 내려고 귀중한 시간을 보냈습니다.
모든 회의가 가치가 없다고 말하는 것은 아닙니다. 일부는 절대적으로 필요합니다. 때때로 그들은 일을 끝내는 유일한 방법 일뿐입니다. 그러나 나는 또한 각각 세 가지 질문 앞에 스스로에게 세 가지 질문을함으로써 훨씬 더 효율적일 수있는 여지가 있다고 생각합니다.
1. 누가 여기에 있어야합니까?
힌트 : 아마 당신이 생각하는만큼 많은 사람들이 아닙니다. 당신이 누구인지 묻고 자하는 것이 중요하므로 모든 당사자에게 가능한 한 생산적이고 의미있는 것을 보장 할 수 있습니다. 아무도 "내 시간의 엄청난 낭비였다"고 생각하지 말아야합니다.
그 느낌은 개인, 그룹 또는 회사에 좋지 않습니다. 방에 10 명 대신 4 명만 있으면 가능할 수있는 모든 작업을 상상해보십시오. 60 분의 시간 슬롯에는 6 시간이 더 소요 됩니다.
예를 들어, 회사의 새로운 로고에 대해 브레인 스토밍한다고 가정 해 봅시다. 그래픽 디자이너가 비전을 이해하도록합니다. 브랜딩 디렉터는 회사 가이드 라인을 준수해야합니다. 그러나 모든 채용 공고에 로고를 표시하기 때문에 HR 관리자가 필요합니까? 아니. 그것이 완료되면, 당신은 그녀에게 새로운 것을 위해 오래된 것을 전환하도록 요청할 수 있습니다. 지금은 그녀를 맡겨 두십시오 – 그녀는해야 할 일이 있습니다!
주최자가 아닌 경우 자신의 존재가 필수인지 여부를 평가해야합니다. 때로는 동료가 단순히 당신이 가고 싶어한다고 생각하기 때문에 당신을 초대합니다. 그러나 적절하다고 생각되면 거절 할 수 있습니다 (예 : 자신이 무엇을 기여할 것인지 전혀 모르거나 지나치게 바쁘다면).
이런 상황에서 나는“안녕하세요. 나는 이것을 스스로 처리 할 수 있다고 생각합니다. 그래도 내가 원하는 특별한 이유가 있다면 알려주세요!”
그리고 그 자유 시간을 가지고 갈기 시작하십시오.
2. 목표는 무엇입니까?
정확히 무엇을 달성하려고합니까? 사전에 목표를 식별하는 것이 중요합니다. 그것은 당신이 작업을 계속하고 전체 대화를 형성하는 데 도움이 될 수 있습니다. 그렇지 않으면 Leonard가 항상 타이타닉 테마 노래를 윙윙 거리는 방법에 대해 45 분 동안 엉망으로 앉아있을 수 있습니다. (매번 나도 데려다 줘. 절대 놓지 마, 잭!)
똑똑한 리더, 똑똑한 팀의 저자 인 Roger Schwarz는 다음과 같이 설명합니다 .
“이는 팀 구성원이 현명하게 준비하고 시간을 할당하며 모든 사람이 같은 주제에 빠르게 참여하도록하며 토론이 언제 완료되는지 확인합니다. 회의 중에 문제가 계속 발생하면 잘 설계된 아젠다는 팀이 효과적이고 신속하게 문제를 해결할 수있는 능력을 향상시킵니다.”Schwarz는 말합니다.
아마도 모든 사람이 최우선 순위 프로젝트에 대한 상태 업데이트를 제공하기를 원할 것입니다. 또는, 현재 대규모의 신규 고객에게 어떤 계정 관리자가 배정 될 것인지에 대한 결정을 내려야합니다.
목적지를 파악하고 도착하십시오. 또한 다른 참석자와 계획을 공유하면 예상 할 사항과 사전에해야 할 일이 있는지 알 수 있습니다.
그리고 팁이 있습니다 : 당신이 만나야 할 이유를 정확히 찾을 수 없다면, 초콜릿의 모든 것을 사랑하기 위해 그것을 취소하십시오 .
3. 무엇을 준비해야합니까?
전직 동료가 다른 사람들과의 만남을 준비하기 위해 시간을 막는 데 사용했습니다. 그리고 나서 지난번에 논의한 내용을 완전히 잊어 버려서 정리해야 할 일이 있거나, 나는 (당황스럽게) 행동 항목을 완료하지 않은 무리에 참석했습니다. 이 모든 경우에, 우리는 일정에 더 많은 시간 을 투자해야했습니다.
이런 일이 일어나지 않도록하려면 준비된 것으로 표시해야합니다. 어쩌면 지난주 세션의 메모를 검토하고 있기 때문에 마음이 상쾌합니다. 또는 필요한 정보와 답변 목록을 작성하고있을 수 있습니다. 그것이 무엇이든간에 할 시간을하십시오. 큰 시간을 지불합니다.
예를 들어, 부서의 동료 교육 프로그램을 감독하고이를 개선하기 위해 열심히 노력하고 있습니다. 2 주 후, 감독자와 일대일로 내 제안을 논의 할 것입니다. 나는 학생들의 의견을 수집하고 내 생각을 편집하고 다음 단계는 종이에 구조와 타임 라인을 그리는 것입니다.
만약 그녀가 빈손으로 다가 가면, 우리는 아마 서로 아이디어를 튕기는 데 시간을 할애 할 것입니다. 그것은 반드시 나쁘지 는 않지만, 앞으로 나아가는데도 도움이되지 않습니다.
약속합니다. 저는 사람들과 일하는 것을 좋아합니다. 그러나 나의 주요 애완 동물 친구 중 하나는 특히 예방하기 쉬운 비 효율성입니다. 일정이 너무 꽉 차거나 만날 때마다 고등학교에서 벨이 울릴 때까지 플래시백을하는 경우, 물러서서 이러한 질문을 시작해야 할 때입니다.
이봐 요. 질문이 더 있으시면 Twitter에 무엇이 있는지 알려주십시오!
