이메일을 덜 빨아주는 31 가지 팁-뮤즈

이메일 : 우리는 그것을 좋아하고, 싫어하고, 싫어하는 것을 좋아합니다. 그러나 언제 어디서나 진행되지 않기 때문에 최선을 다할 수 있도록 도와 드리겠습니다.

넘쳐나는받은 편지함을 통한 정보를 제공하는 방법부터 처음부터 적은 비용을받는 데 도움이되는 전략, 보낸 이메일이 큰 영향을 미치는 현명한 방법에 이르기까지받은 편지함으로 전환하는 데 필요한 모든 것을 갖추고 있습니다. 커뮤니케이션 강국.

원하는 경우 :받은 편지함을 깨끗하게 유지

1. 처음에 너무 많은 이메일을받지 않는 가장 쉬운 방법은 여러분이 읽고 싶은 수십 가지 뉴스 레터를 구독 취소하는 것입니다. Unroll.me는받은 편지함에서 빠는 사람을 식별하고 대량 구독을 취소하는 가장 쉬운 방법입니다.

2. 개인으로부터 원치 않는 메일을 많이받는 경우 BoxBe를 사용해 볼 수도 있습니다. BoxBe는 개인화 된 "게스트 목록"을 사용하여 중요한 사람으로부터 이메일을 받고 다른 사람이 보낸 메시지를 별도의 "대기 목록"으로 스크리닝합니다. 손님 목록에없는 사람은 메시지가받은 편지함으로 배달되기 전에 메시지 확인을 요청합니다.

3. 부재 중일 때뿐만 아니라 이메일 자동 응답 기능을 사용해보십시오. 자동 응답이 길거나 상세하지 않아도되지만 빠른 "안녕하세요, 이메일을 받았으며 가능한 경우 다시 연락 드리겠습니다!"라는 메시지가 표시되면 간절한 비버가 후속 이메일을 보내지 못하게 될 수 있습니다. 응답 할 기회가있었습니다. 설정 방법은 다음과 같습니다.

4. 모든 이메일에 올바른 방식으로 응답해야한다는 충동에 저항하십시오. Alexandra Franzen은 다음과 같이 설명합니다.“많은 '긴급한'이메일은 도움없이 스스로 해결하는 경향이 있습니다. 즉각적으로 응답하지 않기로 선택함으로써 사람들은보다 자립 할 수 있도록 훈련하는 한편, 얼마나 빨리 답변 할 수 있을지에 대한 건전하고 현실적인 기대치를 만들게됩니다.”

5. 질문 대신 명확한 지침으로 메시지를 종료하여 후속 이메일을 방지하십시오. "다음 주에 다시 연결해야합니까?"라고 말하지 말고 "화요일 아침에 다시 연결하라는 전화를 드리겠습니다."그래도 문제가 해결되지 않으면받는 사람이 알려줄 것입니다. 불필요한 앞뒤.

원하는 경우 : 이메일을 보내는 시간 단축

1. 이메일을 짧고 생산적으로 유지하고 싶습니까? 모든 메시지를 5 문장 이하로 만드십시오. 도움을주기 위해 구축 된 사이트도 있습니다 : five.sentenc.es! “응답 당 정해진 문자 수를 사용하여 SMS 문자 메시지와 같은 모든 이메일 응답을 처리하십시오. 글자를 세는 것은 너무 어렵 기 때문에 문장을 세는 것이 좋습니다.”일을 간략하게 유지하면서 정중 한 조언을해야합니까? 엘리엇 벨에는 훌륭한 팁이 있습니다.

2. 동일한 메시지를 계속해서 전자 메일로 보내는 경우 임시 보관함 폴더에 템플릿을 저장하거나 (처음부터 27 개) Gmail의 "Canned Responses"랩을 활용하면 여러 응답을 저장하고 쉽게 삽입 할 수 있습니다. 당신의 이메일로. (가제트가 제공 한 설정 방법 참조)

3. 휴대 전화에서 많은 이메일을 보내시겠습니까? 사용자 정의 약어를 입력 한 다음 완전한 텍스트 흐림으로 확장 할 수있는 도구 인 자동 텍스트를 사용해보십시오. 예를 들어 "rl8"을 입력하면 "늦게 뛰고 있습니다"로 확장 할 수 있습니다. 회의에 참석할 때 편리합니다. (설정 방법은 다음과 같습니다.)

4. 작업에 이메일에 즉시 응답해야하는 경우가 아니라면 매일받은 편지함을 확인하도록 몇 번만 설정하십시오. 이 시간은 매일 다를 수 있습니다. 의도적이어야합니다 (예 : 오늘 오전 9-10시를 따로 설정하여받은 편지함을 통과 한 다음 4-5 시부 터 다시 보도록하겠습니다).

5. 받은 편지함에 '빠른 답글'과 '집중 시간이 필요합니다.'라는 두 가지 태그 (또는 Gmail의 필터)를 추가합니다. 중단없는 시간 블록이 확실하다는 것을 알면 우선 초점이 맞춰진 시간 폴더를 열어서 가장 중요한 것을 결정합니다 태클해야합니다. 그리고 다음에 버스를 기다리거나 커피를 마시면서 여유 시간을 몇 분 남게한다면 Instagram을 확인하는 대신 "빠른 답장"폴더를여십시오.

6. 하나의 이메일을 처리하여 보관하거나 삭제 한 후에는 이메일 목록으로 돌아 가지 않고받은 편지함에있는 다음 이메일로 바로 연결되도록 이메일을 설정하십시오. Gmail의 경우 Gmail 실험실의 자동 진행 옵션을 통해이 작업을 수행 할 수 있습니다. 그러면 다음에주의를 기울일 메시지를 결정하는 데 소요되는 시간이 줄어 듭니다!

7. 단기간에 많은 이메일을 처리해야합니까? 5 분 동안 최대한 많은 이메일을 받고 포인트로 보상하는 이메일 게임을 사용해보십시오. 또한 한 번에 10-20 개의 이메일을 처리하는 데 중점을 두어받은 편지함 전투를 한입 크기로 만듭니다.

원하는 경우 :받은 편지함 정리

1. 모든 이메일을받은 편지함에 보관하지 마십시오. 일단 처리 된 이메일을 삭제, 보관 또는 보관하십시오. 프린스턴의 신경 과학 연구소 (Neuroscience Institute)의 2011 년 연구에 따르면“환경이 복잡 할 때 혼돈이 집중력을 제한합니다.”가상 환경도 마찬가지입니다. 더 이상 중요하지 않은 이메일조차도 더 많은 이메일을 볼 수있을수록 뇌는 잠재 의식적으로 그들에 대해 생각하는 데 더 많은 시간을 할애합니다.

2. 할 일 목록을 좋아하지 않는 사람들에게 쉬운 해결책은받은 편지함을 하나로 사용하는 것입니다. 그러나 "새로운 고객을위한 제안서 작성"또는 "지불 임대료 지불"과 같은 실제 작업을 위해서는 이제해야 할 일 목록 시스템을 찾아야합니다. 받은 편지함을 할 일 목록으로 사용하면 시간을 다른 사람의 손에 맡길 수 있습니다. 각각의 새 전자 메일은 원하는지 여부에 관계없이 새로운 할 일을 제공합니다. 그러나 의식적으로 할 일 목록에 작업을 추가해야하는 것은 다른 작업 대신 지금해야 할 일을 결정할 수있는 기회입니다.

3. Gmail을 사용하면 일부 이메일에서받은 편지함을 자동으로 건너 뛸 수 있습니다. 예를 들어, 케이블 요금을 자동 지불하는 경우 자동으로 보관하고“Financial”이라는 레이블을 추가 할 수 있습니다. 볼 필요는 없지만 필요한 경우 찾을 위치를 알고 있습니다. 물건을 찾는데…

4. 이메일을 보내기 전에 검색 할 수 있도록 읽으십시오. 이 이메일을 나중에 찾기 위해 무엇을 검색 하시겠습니까? 그 단어들은 이메일에 있습니까? "Jack과의 회의 메모"를 "Amazon의 Jack Smith와의 8 월 회의 메모"로 변경할 수 있습니다.

5. 실제로 오래된 이메일을 훨씬 쉽게 찾을 수있는 수많은 검색 명령이 있습니다. 제목, 주제, 발신자 등으로 이메일을 찾는 방법에 대한 입문서입니다.

원하는 경우 :받은 편지함을 더 시원하게 만들기

1. 받은 편지함 전체에 스티커 메모를 넣을 수 있기를 바랍니다. 적절하게 이름이 지정된 Gmail 용 메모를 사용하면 메모 및 태그를 모든 전자 메일 메시지에 첨부 할 수 있습니다. 메모를 전자 메일 스레드에 고정하거나 보낸 전자 메일보기의 상단 또는받은 편지함의 다른 위치에 고정 할 수 있습니다.

2. Gmail 부가 기능 Rapportive는 네트워킹의 꿈입니다. 플러그인은받은 편지함에 바로 연락처의 소셜 네트워킹 정보를 표시하므로 Gmail을 떠나지 않고도 LinkedIn, Facebook 및 Twitter에서 정보를 연결할 수 있습니다. 또한 최근 이메일의 펀치리스트를보고 개인 메모를 기록하여 계정의 주소에 첨부 할 수도 있습니다.

3. 스테로이드 기반 Gmail과 마찬가지로 Gmelius는 Chrome, Firefox 및 Opera 용 브라우저 확장 프로그램으로, 정리 된 인터페이스 (더 이상 광고가 아님)에서부터 개인 정보를 보호하기 위해 이메일 추적기를 차단하는 기능에 이르기까지 Gmail 환경을 크게 향상시킵니다. 또 다른 즐겨 사용하는 기능은 Gmelius가 메일 목록을 감지 할 때마다 Gmail의 "스팸"버튼을 대체하는 자동 "구독 취소"버튼입니다.

4. 당신은 당신이 당신이 나중에까지 도착하지 않을 것을 알고 그 이메일을 알고 있지만, 당신은 잊을 까 두려워? 현재 Gmail 및 Outlook에서 사용 가능한 플러그인 Boomerang은이를 처리하는 데 완벽합니다. 이메일을 처리 할 준비가되면 이메일이 사라지고 나중에 다시 오도록 예약하여 그때까지받은 편지함을 더 명확하게 유지할 수 있습니다. Boomerang을 사용하면 나중에 이메일을 보내도록 예약하고 반복 이메일을 설정할 수 있습니다.

5. Gmail 실험실을 확인해보세요. '보내기 취소'와 같은 부가 기능 Gmail 기능을 사용하고받은 편지함에서 캘린더를 바로 볼 수 있습니다. Gmail 설정으로 이동 한 다음 '실험실'을 클릭하여 시작하십시오.

6. 많은 서류와 계약서에 서명하거나 보내는 것을 찾으십니까? Gmail 용 Hellosign을 사용하면받은 편지함을 떠나지 않고도 문서에 서명하고 양식을 작성할 수 있습니다. 스캐너, 프린터 및 팩스 기계를 싫어하는 사람들에게는 진정한 생명의 은인입니다.

원하는 경우 : 전자 메일 읽기

1. Fast Company 는 모든 메시지의 처음 50자를 가능한 한 간결하고 실행 가능한 것으로 만듭니다. 유혹적인 오프너는 수신자가 계속 읽을 가능성이 훨씬 높습니다.

2. 긴 텍스트 블록은 읽기 어려워 보이기 때문에 텍스트를 더 읽기 쉽게 만드는 방법에 대해 생각하십시오. 글 머리 기호, 목록, 굵게 표시 및 짧고 쉽게 스키밍 가능한 단락을 활용하십시오. 잘라내는 데 문제가 있습니까? 너무 많이 가리려고한다는 신호일 수 있습니다.

3. 이메일에서 둘 이상의 점수를 얻거나 여러 질문을 제기하는 경우 해당 항목을 굵게 표시하거나 강조 표시하거나 글 머리 기호 목록으로 정리하여 나머지 이야기와 차별화되도록하십시오. 대비는 자연스럽게 수신자의 눈을 메시지의 고기 (당신이 놓칠 수없는 조각)에 끌어 당깁니다.

4. 질문을 가능한 구체적으로하십시오. “제안에 대해 어떻게 생각하십니까?”는 좋은 질문이 아닙니다. "금요일에 공급 업체의 $ 20, 000 제안을 진행할 수 있습니까?"

5. 덜 바쁜 날에 상사 나 중요한 사람을 잡으려고하지만 자신의 일정을 모르고 싶습니까? 화요일과 목요일에 이메일을 보내지 마십시오. 사람들의받은 편지함에 가장 많은 날이 소요되며 뉴스 레터, 제안 및 기타 서신에서 중요한 메시지가 손실되는 것을 원하지 않습니다.

6. 제목 줄을 세어보세요. 수신자가 전자 메일 안에있을 내용을 명확하게 알 수 있도록합니다. (보너스 :받는 사람이 전자 메일을 통해 답장하지 않고 전화를 걸면받은 편지함에서 쉽게 메시지를 검색 할 수 있습니다.)

7. Carnegie Mellon의 연구원들은 가장 효과적인 이메일이 호기심 (마케팅에 큰 영향을 미침) 또는 유용성 (아마도 우리에게 가장 적합한 것) 중 하나에 호소하는 제목을 가지고 있음을 발견했습니다. 자세한 내용은 1 분 분량의 비디오입니다.

8. 정말로 메시지를 읽을 수 있도록 하시겠습니까? Chrome 확장 프로그램 MailTrack을 사용하면 사람들이 이메일을 읽었는지 여부와 시간을 확인할 수 있습니다. 그리고 당신이 읽지 않은 곳에 앉아있는 것을 알면? 올바른 방법을 따르려면이 팁을 확인하십시오.