이메일. 함께 살 수 없습니다. 그것 없이는 일을 끝낼 수 없습니다. 내가 맞아?
작년에 우리는 25 억 개 이상의 이메일을 보냈습니다. 그리고 나쁜 소식이 있습니다. 많은 양의 혐오에도 불구하고 그 숫자는 증가 할 것으로 예상됩니다. 볼륨은 시간과 마찬가지로 문제입니다. 실제로 보고서에 따르면 시간당 약 36 회 확인한다고합니다. 36 번 한 시간 안에.
받은 편지함에 들어있는 내용을 다루기 시작하면 다른 작업에주의를 집중시키는 데 약 16 분이 걸립니다. 어딘가에 이메일에 묻힌 문서가 필요한 경우, 문서를 찾는 데 약 2 분이 걸립니다. 수학을 수행하십시오 : 이것은 생산성에 재앙을 더합니다.
당신의 일을하기 위해 필요합니다. 나쁜 습관처럼 버릴 수는 없습니다. 사실, 업무를 수행 할 수 있도록 동료로부터 정보, 승인 또는 답변을 얻는 데 크게 의존하는 것은 의심 할 여지가 없습니다.
그러나 이메일을 보낼 때 다른 사람이 원하는 것이 확실하지 않거나 좋은 질문을하지 않는 경우 시간당 36 회를 기억하십니까? 네, 추정치가 크게 증가하는 것을보십시오. 나는 그것이 매력적이라고 들린다. 교환을 최소화하고 속도를 높이고 전보다 더 나은 의사 소통을하기 위해 사용할 수있는 네 가지 팁이 있습니다.
1. 질문을 명확히하십시오
동료에게 아이디어를 던지고“생각?”으로 끝난 적이 있습니까? 목표가 긴급 마감일, 프로젝트 방향 또는 옵션에 대한 권장 사항을 통해 누군가로부터 정보를 얻는 것이라면 그에게 더 많은 것을 주어야합니다 작업 할 특정. 결국, 그는 당신이 그의 응답을 읽는 데 쓰는 것보다 더 많은 시간을 당신의 메시지를 해독하는 데 쓰고 싶지 않습니다.
예를 들어, 개방적이고 모호한 "사고?"로 끝나는 대신 조치가 필요한 계획을 보냈다면 "다음 주까지이 계획을 현실적으로 구현하는 데 무엇이 필요할까요?"와 같은 구체적인 질문을하십시오. ? 최대한 빨리 할 수있는 일이 있으면 알려주십시오.”동료가 빠르고 직접적으로 응답 할 수 있으며 훨씬 더 높은 품질의 응답을 얻을 수 있습니다.
2. 체이스 컷
자주 사용하는 Type A 프로젝트 멤버 인 Sarah는 몇 주 전에 모든 것을 원합니다. 그녀는 다시 그것에있다. 당신은 엄청나게 짧은 마감일과 함께 배달 물에 대한 이메일을받습니다. 기한을 다시 협상하기를 희망하면서“이 프로젝트에 더 많은 시간을 할 수 있습니까?”라는 대답에 좌절하고 유혹을 느낍니다. 그렇게한다면 타임 라인 만 해결하기 위해 6 개 이상의 응답이 필요합니다.
대신 동료에게 자신이 할 수있는 일을 말하고 그 자리에 맡기십시오. “저희, 지금 대기열에 다른 우선 순위가 지정된 세 가지 프로젝트가 있습니다. 다음 주 목요일에 끝날 것입니다. 더 빨리 할 수 있다면 알려 드리겠습니다. 기다려 주셔서 감사합니다.”붐. 끝난.
3. 질문 요청 중지
무의식적으로 응답을 초대하기 때문에 일부 메시지는 불필요한 메일을 생성합니다. 이를 피하려면“이것이 당신에게 말이됩니까?”라는 말을 그만 두십시오. 오히려“질문이 있으면 알려주십시오.”라고 말하십시오. 수신자에게 질문이 있으면, 그 사실을 알려줄 것입니다. 그렇지 않으면 응답이 필요하지 않다는 것을 알게 될 것입니다.
“우리가 이것에 대해 정렬되지 않은 경우 알려주십시오”또는“이에 대해 더 자세히 이야기하고 싶은 경우 알려주십시오.”와 같은 문구를 사용하여 닫을 수 있습니다.이 간결한 언어를 사용하면 수신자의 끝에 문제.
4. 제목을 무시하지 마십시오
메시지의 제목은 효율성 금입니다. 그 부동산을 사용하여 독자들이 얼마나 많은주의를 기울여야하고 언제해야하는지에 대한 정보를 제공하십시오. 패스에서 초과 이메일을 보내십시오.
제목을 사용하여 긴급 성, 산출물 및 타임 라인을 표시하십시오. 예를 들어 제목은 '금요일 정오까지 필요한 작업 | 다음 주에 Acme 프로젝트가 마감 될 예정입니다.”
이제 독자는 이것이 약간의주의가 필요하다는 것을 알고 있습니다. 그녀는 다음 주에 완료하기 위해 집중해야 할 대응 및 작업 마감일이 있음을 알고 있습니다. 단 하나의 구체적 진술은 톤을 앞뒤로 막는 것을 방지합니다.
보낸 사람과받는 사람 모두에게 전자 메일에 필요한 시간과 주의력을 고려할 때 몇 가지 간단한 기술을 통해 적은 응답을 생성하는 메시지를 보내는 데 도움을주고 동료와 클라이언트 간의 전반적인 통신을 향상시키는 방법을 알 수 있습니다. . 멋지지 않습니까? 의사 소통의 효율성을 높이면받은 편지함을 더 잘 제어 할 수있을뿐만 아니라 동료들이 얼마나 효율적으로 도움을주고 있는지 감사하게됩니다.
그러나 때로는 가장 좋은 방법은 단순히 대화를 오프라인으로 만드는 것입니다. 일반적으로 3 번의 전자 메일 교환으로 문제를 해결할 수 없거나 긴 스레드로 인해 잘못된 통신이 발생하면 실시간 대화를 제안하여 문제를 신속하게 해결할 수 있습니다.
