나는 글쓰기를 좋아하며 그와 함께 나오는 모든“규칙”을 좋아합니다. 그리고 트윗과 Facebook 게시물을 전 세계 사람들과 공유하기 전에 편집하는 것이 대부분의 사람들에게는 그다지 중요하지는 않지만, 특히 직장에서 따라야 할 몇 가지 글쓰기 규칙이 있다고 생각합니다.
그러나 우리 중 많은 사람들 (자신 포함)은 종종 그것을 깨닫지 못하고 매일 끊습니다. 그리고 모든 사무실이나 업계에서 완벽한 산문이 가장 중요하지는 않지만, 동료, 의뢰인 또는 상사와 같은 사람이 글을 알아 차리고, 더 나쁘게도 전문성을 판단하는 사람이있을 수 있습니다. .
따라서 다른 이메일을 작성하기 전에 가장 일반적인 작업 환경의 실수를 기록하고이 가이드를 따라 실수를 피하십시오.
1. 너무 부담없이 글쓰기
예 : 의견을 보내 주셔서 감사합니다. Joe! 내일 f / u 것입니다.
꽤 캐주얼 한 환경에서 일할 수있을 정도로 운이 좋았습니다. 우리는 플립 플롭을 착용하고 일할 수 있고 다른 사람의 얼굴 사진을 엄청나게 이메일로 보낼 수 있습니다.
그러나 그 우연 함이 모든 사무실의 표준은 아닙니다. 따라서 전문 작문에서 경솔한 것보다 공식적인 것이 가장 좋습니다. 그것은 분명히 약어와 속어를 우회하는 것을 의미하지만, 정확한 철자를 사용하고 닉네임을 피하는 완전한 문장으로 작성하는 것을 의미합니다. 메시지를받는 사람과 더 편안하게 대화 할 수있을만큼 편안한 시간이 올 수 있지만 비즈니스에서는 항상 미안한 것보다 안전하고 전문적인 방법으로 재생하는 것이 좋습니다.
2. 활성 대신 수동 음성 사용
예 : 팀이 첨부 문서를 받았습니다.
이를 우선 해결해 보겠습니다. 수동적 인 음성, 즉 액션의 수신자가 문장의 주제 (이 경우 문서) 인 경우 문법적으로 올바르지 않습니다. 그러나 수동적으로 표현 된 문장은 종종 어색하거나 불필요하게 모호해 보입니다. 행동하는 사람이 문장의 주제 일 때 활동적인 목소리는 일반적으로 더 직접적이고 명확합니다. 또한 더 권위있는 것처럼 들리며 자신이 한 일에 대한 소유권이나 책임을 보여주는 더 좋은 방법이 될 수 있습니다. (“고객을 $ 5, 000 절약했습니다”는“$ 5, 000 절약”보다 성과를 훨씬 더 잘 보여줍니다.
3. 느낌표를 과도하게 사용
예 : 안녕 밥! 즐거운 주말 보내길 바랍니다! Q1 보고서에 대한 후속 조치를 취하고 싶습니다. 서두르지 말고 최신 초안을 보내 주시기를 바랍니다. :-)
나는 사람들이 전문적인 글쓰기에 감탄을 느끼는 이유를 분명히 얻습니다. 기질이 분명하게 드러나지 않는다면 전자 메일의 분위기 나 감정을 오해하기가 쉬울 수 있으며 사람들은 종종 자신이 친근하다는 것을 보여주기 위해 느낌표로 느낌표를 적습니다. 그러나 진실은 단순히 전문적이지 않다는 것입니다. (이모티콘도 마찬가지입니다. 웃는 얼굴은 결코 똑똑한 소리로 당신의 요점을 찾지 못할 것입니다.)
느낌표는 강조를 나타 내기위한 것이며 지나치게 사용하면 의미를 잃는 경향이 있습니다. 그것들을 아껴서 사용하고, 의심 스러울 때는 전혀 사용하지 마십시오.
4. 모호한 제목 줄 작성
예 : 제목 : 화요일; 본문 : 다음 화요일까지 전달되는 Q1 보고서가 필요합니다.
이메일의 제목은 본문 내용을 간략히 요약해야합니다. 이것은 놀랍게도 여전히 대다수의 작업 세계가 파악하지 못한 매우 간단한 개념입니다. 그러나 대부분의 사용자가 하루에 200 개가 넘는 전자 메일을 수신하고 종종 원하는 항목에 대해 잼으로 가득 찬받은 편지함을 스캔해야하는 경우 특히 제목을 모호하게하는 비즈니스 글쓰기 실수가 될 수 있습니다.
모든 전문적인 의사 소통을 통해 목표는 가능한 한 빨리, 그리고 이메일로 명확성을 제공하는 것입니다. 위의 예에서 "Q1 보고서 : 다음 주 화요일"은 단순히 "화요일"보다 훨씬 명확합니다.
5. 전문 용어 구하기
예 : FS 번호를 뽑아 STH 개수와 비슷한 지 확인할 수 있습니까?
업계 또는 회사 유행어를 사용하면 전문적이고 알지 못하는 것처럼 보일 수 있지만 아무도 자신이 말하는 것을 이해할 수 없으면 목적을 잃게됩니다. 직접받는 사람이 내 말을 알고 있다고 생각하더라도 메시지는 조직 내부 및 외부의 다른 사람에게 전달 될 수 있습니다.
가장 좋은 이메일 또는 통지는 귀하의 요점 (또는 귀하의 요청 또는 회신)을 쉽게 알 수있게 해주 며, 전문 용어는 그 목적을 불필요하게 모호하게합니다.
그렇습니다. 우리 모두는 때때로이 규칙을 어 기고 있습니다 (저는 요즘 사무실 간 이메일을 통해 많은 웃는 얼굴을 보냈습니다). 그리고 언제 어디서나 가까운 사무실 직원에게 간단한 이메일을 보내십니까? 벌금. 그러나 일반적으로 가장 좋은 방법은 안전하게 플레이하고 전문성을 유지하며 작업 내용을 검토하여 이러한 일반적인 실수를 서면으로 전달하지 않도록하는 것입니다.
작문을 계속 향상시키고 싶습니까? 10 분 안에 더 나은 작가가 될 수있는 방법은 다음과 같습니다.
