다른 날, 나는 몇 가지 질문을하면서 동료에게 이메일을 보냈으며“나는 전화 인이 더 있습니다. 전화 해 주시겠습니까?”라는 응답을 받았습니다.
나는 약간의 충격을 받았다.
업무 수행을 위해 전화를받는 것을 선호하는 사람을 자주 만나는 것은 아닙니다. 선택의 여지가 있다면, 나는 전형적인 직장에서 많은 직원들이 전화로 이메일을 선택할 것이라고 생각합니다. 이메일은 빠르고 효율적이며 어색한 침묵이나 배경 소음을 분산시킬 가능성이 없습니다.
그러나 이메일에 대한 압도적 인 선호에도 불구하고 전화를받을 때 더 잘 작동하는 몇 가지 상황이 있습니다.
1. 긴급하다
약 60 %의 사람들이 2 일 동안 업무 관련 이메일에 회신하기를 기다립니다. 따라서 "긴급!"이 포함 된 제목 줄을 포함하여 최대한 빨리 응답이 필요한 전자 메일을 보내면 다음 48 시간 동안받은 편지함을 새로 고침하여 손가락을 넘길 가능성이 큽니다. 답장.
다른 한편으로, 중요한 문제에 대해 전화를 걸면 긴급한 느낌을 전달하고 상대방이 자신이해야 할 일을 정확히 알고 있는지 확인하고 끝없는 이메일 체인에 의지하지 않고 질문에 대답 할 수 있습니다 . 전화를 끊을 때 모든 사람이 같은 페이지에 있다는 것을 확신하고 문제를 해결하기 위해 필요한 사항을 이해할 수 있습니다.
2. 응답이 없습니다
어쩌면 정확히 긴급하지 않은 요청을 이메일로 보냈을 수도 있지만 응답 이 필요할 수도 있습니다. 며칠 동안 침묵 한 후에는 개미가 있습니다.
다른 이메일과 함께 요청을 촉구 할 수있는 횟수가 너무 많습니다. "이제 후속 조치를 원했습니다. 검토 할 기회가 있었습니까?"
원래 이메일과 후속 메시지 하나 이후에 회신을받지 못하면 기본적으로 전화 통화입니다. 즉각적인 대응을 받거나 적어도 동료의 레이더에주의를 기울여야 할 문제로 놓을 가능성이 훨씬 높습니다.
3. 몇 문장 이상이 필요하다
어느 시점에서, 당신은 아마 20 분의 시간이 걸리는 이메일에 관한 소설을 받았을 것입니다. 다른 사람들에게 그러한 고문을 가하지 마십시오.
전달해야 할 내용이 두 단락 이상을 차지하는 경우 (예 : 과제의 뉘앙스를 설명하거나 다른 팀의 다른 사람에게 부서 프로세스를 설명하는 경우) 전화를받는 것이 더 효율적인 경우가 많습니다. 그것은 상대방이 질문을 할 수있게 해주 며, 당신이 전화를 끊을 때 그녀의 목소리 톤으로부터 완전히 이해한다는 것을 확신 할 수 있습니다.
4. 당신은 솔직한 피드백을 원합니다
기사 나 판매 실적에 대한 훌륭한 아이디어가있을 수 있으며 시작하기 전에 동료의 생각을보고 싶을 수도 있습니다.
이메일을 통해“OK. 그 대답은 긍정적이지만, 우려를 제기하거나 추가 제안을 촉발하지는 않습니다. 요컨대, 그것은 유용한 피드백이 아닙니다.
그러나 본질적으로 신속하고 비전 역적 인 응답 이상을 요구하는 전화 통화를 통해 동료의 목소리를 듣고 아이디어의 뉘앙스에 대해 자세히 알아보고 동료의 질문을 처리 할 수 있습니다. 전반적으로보다 사려 깊고 솔직한 피드백을받습니다.
5. 당신은 관계를 구축하고자
이메일은 빠르고 효율적인 커뮤니케이션에 좋습니다. 그러나 때로는 새로운 원격 동료 나 회사 고객에게 연락 할 때와 같이보다 개인적인 접촉이 필요합니다.
물론, 당신은 완벽하게 좋은 소개 이메일을 쓸 수 있습니다. 그러나 전화 통화는 이메일로 할 수없는 따뜻함과 진실성을 전달하는 데 도움이 될 수 있으며 상대방의 주소록에서 다른 이메일 연락처가되기보다는 상대방과의 실제 관계를 구축하는 데 도움이되지 않습니다 .
6. 당신은 대화의 기록을 원하지 않습니다
더 좋든 나쁘 든 전자 메일은 언제 어디서나 영원히 보존되어 즉시 통지하거나 인용 할 수 있습니다.
따라서 회사 인수 합병이나 다른 회사의 직원과 같은 소문과 같이 아직 문서에 속하지 않은 기밀 정보 나 민감한 정보에 대해 논의해야하는 경우 전화 통화가 가장 좋습니다.
또한 동료의 도움을 받아 막판 요청을 충족하고 상황의 상황을 설명하고 싶을 때처럼“개인에게 묻지 말아야 할 일시적인 대화에도 적용됩니다. 오후 4시 45 분에 호의를 베풀었지만 관리자는 스미스 제안에 공을 떨어 뜨 렸고 오늘 밤 같이 가져와야합니다.”
이는 사실 일 수 있으며 요청의 상황을 설명하는 데 도움이되지만, 전달 된 이메일 체인을 통해 관리자에게 돌아 가야하는 것은 아닙니다. 전화로, 당신은 (사무실 문을 닫는 한) 잘못된 장소에 도착하는 말을하지 않고도 솔직 할 수 있습니다.
Kwittken의 CEO이자 관리 파트너 인 Aaron Kwittken은 다음과 같이 가장 잘 요약 할 수 있습니다.
