Excel 내에서 Microsoft Word 편지 병합 수행

Microsoft의 사용편지 병합 기능을 사용하면 많은 수의 수신자에게 동일한 문서를 약간 변경하여 보낼 수 있습니다. 병합이라는 용어는 한 문서 (예 : 편지)가 스프레드 시트와 같은 데이터 소스 문서와 병합된다는 사실에서 비롯됩니다.

이 자습서의 데이터는 2007, 2010, 2013, 2016 및 Office 365를 비롯한 대부분의 Microsoft Excel 버전으로 컴파일 할 수 있습니다.

Microsoft Word의 편지 병합 기능은 Word 2010, 2013, 2016 및 Office 365와 호환됩니다.

말 편지 병합 기능은 Excel의 데이터와 원활하게 작동합니다. Word에서도 데이터 원본을 만들 수 있지만이 데이터를 사용하기위한 옵션은 제한적입니다. 스프레드 시트에 이미 데이터가 있다면 Word의 데이터 소스에 모든 정보를 다시 입력하는 것은 의미가 없습니다.

편지 병합을위한 데이터 준비

이론적으로 특별한 준비없이 Word 편지 병합 기능에서 모든 Excel 워크 시트를 사용할 수 있습니다. 그러나 편지 병합 프로세스를 최적화하려면 워크 시트를 준비하는 데 시간이 필요합니다.

스프레드 시트 데이터 구성

귀하의 엑셀 데이터는 다음과 같이 깔끔하게 정리되어야합니다. 행 과 기둥. 각 행을 단일 레코드로 생각하고 각 열을 문서에 삽입 할 필드로 생각하십시오. 리프레셔가 필요하면 Excel 데이터 입력 자습서를 확인하십시오.

헤더 행 만들기

편지 병합에 사용할 시트의 머리글 행을 만듭니다. 에이머리말 행 그 아래의 셀에있는 데이터를 식별하는 레이블을 포함하는 행입니다. Excel은 때로는 데이터와 레이블을 구별하는 데 까다로운 작업이 될 수 있으므로 헤더 행에 고유 한 굵은 텍스트, 셀 테두리 및 셀 음영을 사용하여 이러한 사실을 명확히하십시오. 이렇게하면 Excel에서 나머지 데이터와 구별됩니다.

나중에 주 데이터와 데이터를 병합하는 경우 레이블이 병합 필드의 이름으로 나타나므로 문서에 삽입 할 데이터가 무엇인지 혼동하지 않습니다.

나중에 사용자 오류를 방지하는 데 도움이되므로 Excel 스프레드 시트의 열에 레이블을 지정하는 것이 좋습니다.

단일 시트에 모든 데이터 넣기

편지 병합에 사용할 데이터는 한 장에 있어야합니다. 여러 장에 걸쳐 퍼져 있다면 시트를 결합하거나 여러 메일 병합을 수행해야합니다. 또한 시트를 보지 않고 사용할 시트를 선택해야하므로 시트의 이름이 명확하게 지정되어 있는지 확인하십시오.

편지 병합에 데이터 소스 연결

준비된 Excel 스프레드 시트를 Word 문서와 연결하려면 :

1. 클릭 우편물 탭 ~의 리본.

2. 선택 편지 병합 시작 버튼을 눌러 쓰러지 다.

   이 예를 위해 편지에 데이터를 쓰면, 편지 옵션에서 쓰러지 다.

3. 선택 받는 사람 선택 버튼을 눌러 쓰러지 다.

   저장된 Excel 워크 시트에서 데이터를 가져 오려면 기존 목록 사용 … 선택권.

4. 대화 상자에서, Excel 파일을 찾고 선택하십시오..

   딸깍 하는 소리 승인 계속하려면.

5. 로부터 표 선택 대화 상자, 시트를 선택하십시오. 귀하의 테이블을 클릭하고 승인 단추.

   Excel에 열 헤더가있는 경우 데이터의 첫 번째 행에는 열 머리글이 들어 있습니다. 옵션이 선택되어 있는지 확인하십시오.

6. 딸깍 하는 소리승인.

이제 데이터 원본이 주 문서와 연결되었으므로 텍스트 입력 또는 Word 문서 편집을 시작할 수 있습니다. 그러나 Excel에서는 데이터 원본을 변경할 수 없습니다. 데이터를 변경해야하는 경우 Excel에서 데이터 원본을 열기 전에 Word에서 문서를 닫아야합니다.

문서에 병합 필드 삽입

1. 클릭병합 필드 삽입 편지 병합 도구 모음의 단추를 클릭하여병합 필드 삽입 쓰러지 다.

2. 목록에서 삽입하려는 필드의 이름을 강조 표시하고 클릭하십시오.끼워 넣다.

편지 병합 문서보기

병합 필드를 문서에 삽입 할 때 Word 데이터 원본의 데이터 서식을 수행하지 않습니다. 기울임 꼴, 굵게 또는 밑줄과 같은 서식을 적용하려면 Word에서 변경해야합니다.

필드가있는 문서를 보는 경우 서식을 적용하려는 필드의 양면에있는 이중 화살표를 선택합니다. 문서에서 병합 된 데이터를 보는 경우 변경할 텍스트를 강조 표시하십시오.

형식 변경은 개별 문서뿐만 아니라 모든 병합 된 문서에서 수행됩니다.

병합 된 문서 미리보기

병합 된 문서를 미리 보려면병합 된 데이터보기 단추를 편지 병합 도구 모음에서 클릭하십시오. 이 버튼은 토글 스위치처럼 작동하므로 포함 된 데이터가 아닌 필드 만 보려면 다시 클릭하십시오.

다음을 사용하여 병합 된 문서를 탐색합니다. 탐색 버튼 ~에 편지 병합 리본. 그들은 왼쪽에서 오른쪽으로 :첫 번째 기록, 이전 기록, 기록으로 이동, 다음 기록, 및 마지막 기록.

문서를 병합하기 전에 모든 내용을 미리 보거나 가능한 한 많이 미리보기하여 모든 항목이 올바르게 병합되었는지 확인하십시오. 병합 된 데이터 주변의 구두점 및 간격에 특히주의하십시오.

편지 병합 문서 마무리

문서를 병합 할 준비가되면 두 가지 선택 사항이 있습니다.

• 프린터에 병합 : 첫 번째는 프린터에 병합하는 것입니다.이 옵션을 선택하면 문서가 수정없이 프린터로 전송됩니다. 다음을 클릭하여 프린터에 병합 할 수 있습니다.프린터에 병합 리본 버튼.
• 새 문서로 병합 : 일부 또는 모든 문서를 개인 설정해야하는 경우 (개인화 된 메모의 경우 데이터 소스에 메모 필드를 추가하는 것이 좋을지라도) 인쇄하기 전에 다른 변경 사항을 적용하거나 새 문서에 병합 할 수 있습니다. 새 문서로 병합 할 때 주 문서와 데이터 원본은 그대로 유지되지만 병합 된 문서가 포함 된 두 번째 파일이 있습니다. 이 작업을 수행하려면새 문서에 병합 도구 모음 단추.

어느 방법을 선택하든 Word에서 모든 레코드, 현재 레코드 또는 레코드 범위를 병합하도록 지시 할 수있는 대화 상자가 나타납니다. 원하는 옵션 옆에있는 옵션 버튼을 클릭 한 다음을 클릭하십시오.승인.

범위를 병합하려면 병합에 포함 할 레코드의 시작 번호와 마지막 번호를 클릭 한 다음승인.

문서를 인쇄하도록 선택한 경우 대화 상자가 나타나면 인쇄 대화 상자. 다른 문서와 동일한 방식으로 상호 작용할 수 있습니다.