Adrean Turner가 비용 회계사로서 새로운 역할을 시작했을 때, 전임자로부터 그녀에게 전달 된 작업 중 하나는 거의 2 주가 걸리는 월간 보고서였습니다. 그녀는 책상에 쌓인 다른 책임들조차도 회사에서 처음 몇 달 동안 매달 몇 시간 씩 보냈습니다.
그리고 그녀는 무언가를 깨달았습니다. 그녀의 상사조차도 보고서에 대한 피드백을받은 사람은 없었습니다. 그들이보고 있던 데이터를 파는 것은 물론 그들이 그것을보고 있지 않은 것으로 밝혀졌습니다. 솔직히 말해서, 그녀는 너무 많은 시간을 보내고 아무도 아무 것도 얻지 못한 일에 많은 노력을 기울인 것보다 더 좋은 일을했습니다.
Muse 경력 코치이자 FIT for Success의 저자 인 Turner는“저는보다 효과적이고 효율적인 방법을 찾고있었습니다. 그러한 방법 중 하나는 일정에 더 많은 영향을 준 것들을위한 공간을 확보하는 것입니다.
우리는 할 일 목록에있는 것들과 우리 시대의 시간을 조금 더 자세히 살펴 보는 것이 도움이 될 수 있습니다. 봄 청소 또는 계절 청소의 정신에 따라 일정을 관리하는 데 도움이되는 7 가지 팁이 있습니다.
1. 재고를 가지고 시간을 추적
일정이 무엇인지 모르는 경우 일정을 정리할 수 없습니다. 여기에는 문자 및 공식 캘린더의 모든 항목과 그렇지 않은 항목이 포함됩니다. “더 나은 시간을 보내고 싶다면 지금 어떻게 시간을 보내고 있는지 알아 내야합니다.”라고 오프 더 클락 (The Clock) : 저자의 바쁜 시간을 줄이십시오 . "사람들은 자신의 시간에 대해 스스로 이야기하는 많은 이야기를 가지고 있습니다."그녀는 덧붙이지만, 그 이야기가 항상 정확한 것은 아닙니다.
따라서 앱, 스프레드 시트 또는 종이를 사용하여 일주일 또는 며칠 동안 시간을 추적하는 것이 좋습니다. 시간이 어디로 가고 있는지 객관적으로 살펴본 후에는 분류를 시작하여 필요한 사항을 결정할 수 있습니다.
Vanderkam에 따르면 Marie Kondo를 채널로 안내 할 수 있다고합니다. 수요일에 요가 수업이 시작 되나요? 당신이 폭식하고 있다는 것을 보여주는 것은 어떻습니까? “모든 것이 기쁨을 촉발시킬 것이라고 생각하는 것은 우스운 일입니다. 당신은 당신의 직업을 사랑할 수도 있지만 출퇴근은 기쁨을 촉발하지 않을 것입니다. 당신은 아이들을 사랑하지만 기저귀를 바꾸는 것이 기쁨을 불러 일으키지 않을 것입니다.”라고 그녀는 말합니다. 아이디어는“무엇이 가장 고통 스러운가? 그리고 실제로 무엇을 할 수 있는가?”
Turner는 경력을 바꾸고 싶거나이를 추구하고 싶지만 너무 바빠서 목표에 헌신 할 시간이 없다고 생각하는 고객과 비슷한 운동을합니다. 그녀는 2 주 동안 30 분 동안 시간 기록을 유지하도록했습니다. 그들은 종종 소셜 미디어를 스크롤하거나 Slack에서 좋아하는 TV 쇼에 대해 대화하는 데 소비 한 시간이 더 생산적인 일이나 심지어 진정으로 즐기는 일을 할 수 있었을 때까지 몇 시간을 추가한다는 것을 알고 있습니다.
2. 반복적 인 회의 및 작업 제거
Muse의 경력 코치이자 Shatter & Shine의 설립자 인 Heather Yurovsky는 캘린더에 무엇이 있는지 알고 나면 그 이유 를 물을 수 있습니다. “여기에있는 각각의 목적은 무엇입니까? 우리는 그것을 달성하고 있거나 무언가를 바꿔야합니까?”라고 그녀는 설명합니다. "달력에 무엇이 있는지 궁금해하는 열쇠가 무섭지 않습니다."
Vanderkam이 지적했듯이“각각 자신을 정당화 할 필요는 없습니다.”라고 되풀이하면서 되풀이 모임을 시작하면 일정을 쉽게 작성하고 인계 할 수 있습니다.
되풀이 모임의 주최자 인 경우 Yurovsky는 한 달에 한 번 일시 중지하고“이것이 여전히 의미가 있습니까? 우리는 달성하려고하는 것을 성취하고 있습니까? 사람들이 참여하고 기여하고 있습니까? (회의가 필요하지 않다는 신호는 다른 사람이 말하고 있지 않다는 것입니다.)”이러한 질문에 대한 대답이 '아니오'인 경우, 모임을 취소하거나 짧게 또는 덜 자주 만들거나 관련 정보를 이메일로 전달하는 것을 고려하십시오. .
Turner가 월별 보고서로 수행 한 것처럼 담당 담당자가 아닌 경우에도 조치를 취할 수 있습니다. Turner는“문제를 제기하거나 문제를 제시하기보다는 해결책을 제안함으로써 그렇게한다면“현재하고있는 일에 투자 한 것처럼 보이게 할 것”이라고 말합니다. 다른 사람과의 회의라면 의제를 요청하십시오. 읽어 보거나 토론 할 준비가 된 것이 있습니다. 주최자에게 항상 있었던 회의에 의문을 갖도록 상기시킬 수도 있습니다.
3. 중요성과 긴급성에 따라 사물 정렬
시간을 추적했지만 머무를 것과해야 할 일을 둘러 보는 데 어려움을 겪고 있다면 Turner는 Stephen Covey의 고전적인 비즈니스 서적 7 장 : 매우 효과적인 사람들의 습관 : 개인 변화에 대한 강력한 교훈을 소개합니다. . 아이디어는 중요도와 긴급성에 따라 활동을 정렬하고 네 가지 사분면 중 하나에 배치하는 것입니다.
- 사분면 I : 중요, 긴급 에는 위기, 중요한 마감 시간을위한 마지막 회의 등이 포함됩니다.
- 사분면 II : 중요하고 긴급하지 않은 전략 계획, 장기 목표 설정 등이 포함됩니다.
- 사분면 III : 중요하지 않음, 긴급 에는 특정 이메일, 전화 통화, 회의 및 이벤트와 같은 것들이 포함됩니다
- 사분면 IV : 중요하지 않음, 긴급하지 않음 에는 소셜 미디어를 통해 마음없이 스크롤하는 것, 실제로 신경 쓰지 않는 TV 시청 등이 포함됩니다.
"그러면 실제로 생산성을 높이기 위해 더 많은 일을해야하고 덜해야 할 일을 결정해야합니다."라고 그녀는 말합니다. 예를 들어, 일상 활동의 대부분이 사분면 III 및 IV에 속한다는 사실에 놀랄 수 있으므로 목표는 사분면 I 및 II의 활동을위한 공간을 마련하는 것입니다.
4. 최소화 또는 아웃소싱
경우에 따라 캘린더 또는 작업에 특정 이벤트를 목록에 추가하는 것에 대해 거부 할 수도 있습니다. 다른 일들 만하면됩니다. 그렇다고해서 시간이 덜 걸리거나 할 일 이되어야한다는 의미는 아닙니다.
위임하거나 아웃소싱 할 수있는 작업이 있습니까? 관리자는 직속 보고서 중 하나에 작업을 전달하는 것이 더 빠릅니다. 그러나 감독직에 있지 않더라도 작은 방법으로 생각할 수 있습니다. 데이터베이스 나 시스템을 수동으로 업데이트하는 데 몇 시간을 소비하고 있습니까? 더 자동화 된 프로세스를 찾기 위해 엔지니어와 파트너 관계를 맺을 수 있습니까? 아니면 매번 아무도 그 일을하는 사람이 없도록 지루한 사무실 집안일을하지 않아도 될까요?
특정 작업을 다른 사람에게 도매로 전달할 수 없으면 필요한 시간과 노력을 최소화하십시오. Turner의 사례로 돌아 가기 위해 상사와 협력하여보고 프로세스를 개선하여 빠른 월별 스냅 샷을 보내고 분기별로보다 심층적 인 보고서 만 작성했습니다. 상사와 동료들에게 필요한 통찰력을 계속 제공하면서 시간을 정리했습니다. 일정에 방해가되는 느낌이 들더라도 그보다 덜 할 수있는 방법이 있는지 확인하십시오.
5. 블록 만들기
다양한 회의와 의무로 가득 찬 일정을 쉽게 찾을 수 있습니다. 당신이나 동료가 각각의 개별 아이템을 떨어 뜨릴 때, 헤드 다운 시간이 짧아지고 접시에서 가장 큰 작업을 수행 할 희망이 거의 없습니다. 일정을 정리하는 과정에서 물리적 공간을 구성하는 것과 마찬가지로 일정이 다시 복잡해지지 않도록하는 전략을 찾아야합니다.
Muse의 경력 코치이자 재능 컨설턴트 인 Chelsea Williams는 이메일이나 전화를 받거나 회의에 참석할 수 없을 때 달력에서 시간을 막는 것을 권장합니다. 보다 높은 수준의 전략화 또는 집중된 프로젝트 시간에 사용할 수 있습니다 (사분면 II 활동 고려). 캘린더에 이미 예약되어 표시되어 있기 때문에 필요한 시간에 다른 것들이 누적되어 방해하는 것을 방지합니다. 그녀는“공간을 만듭니다. 그리고이 블록들을 되풀이하면 매주 리듬의 자연스러운 부분이됩니다.
Yurovsky는이 전략을 통해 다른 요구를 예상하고 해결할 것을 제안합니다. 예를 들어 퇴근을 염려하고 불안해하는 경우 하루 30 분 또는 45 분을 차단하는 것이 좋습니다. 회의가 끝난 직후 문이 열리지 않도록하고 바람이 불고 더 부드럽게 전환 할 수 있습니다. "시간이 지날 때마다 상쾌하게 느끼기 시작합니다."
6. 가동 중지 시간을 잊지 마십시오
시간 관리는 인간이 할 수있는만큼 많은 작업을 일정에 집어 넣거나 완전히 지우는 것만으로 아무것도 할 수 없습니다. 또한 당신이 좋아하는 비 작업 물과 재충전 할 수있는 것들을위한 공간을 마련하는 것입니다.
Vanderkam은“의도적으로 다운 타임을 선택하려고합니다. “정말로 나를 젊어지게하는 것이 무엇인지 생각해보십시오.”자연, 운동, 친구, 예술, 베이킹 또는 은유 적 인 배터리를 채우는 다른 것이있을 수 있습니다. Vanderkam에게 독서는 그러한 것 중 하나입니다. "책을 읽을 때 좋은 책을 가지고 있는지 확인하는 것이 훨씬 나아졌습니다."책을 읽을 때 기본 다운 타임 선택으로하는 일이 좋기 때문에 그녀는 말합니다., 그녀는 (우리 중 많은 사람들처럼) 마음이없는 소셜 미디어 두루마리를 먹습니다.
반드시 달력에 다운 타임을 연필로 기입해야하는 것은 아닙니다 (또는 erm, 클릭하여 달력에 입력해야 함). 그러나 원하는 경우 달력으로 이동하십시오! 그것이 의도적으로 방정식의 일부 여야한다는 것을 기억하십시오. 밴더 캄은“우리는 우리가 요청한 것을 비교하거나 아무것도하지 않는 것에 대해 생각하고 있기 때문에 열린 공간을 채우는 경향이있다”고 말했다. “올바른 비교가 아닙니다. 당신이 할 수있는 다른 모든 것들과 비교하는 것입니다.”
7. 당신이 현재 존재하는 척
3 주 전에 목요일에 대해 이야기 할 때, “그럼 내가 자유 롭다, 잘 들린다!”라고 생각하기 쉽고, 3 주 수요일에 같은 느낌을 받을지 여부를 고려하지 않고 일정에 표시합니다. 지금부터 하루 빼기.
Vanderkam은“앞으로 무언가에 대해 생각할 때는 내일 할 것인지 스스로에게 물어보십시오”라고 말합니다. “당신은 현재 얼마나 많은 에너지를 알고 있으며, 내일도 비슷한 에너지가 될 것으로 추정합니다. 요컨대, 오늘이나 내일 그렇게 기대하지 않는다면 지금부터 3 개월 후에는 기대하지 않을 것이므로 그에 따라 결정을 내리십시오. "결국 미래는 내일이 될 것입니다."
Vanderkam은 마지막 순간에 오랫동안 계획을 취소하는 습관을 들이지 않도록 경고합니다. 그녀는“무언가를하겠다고 결심하고 가치있는 사람들과 함께라면이를 학습 경험으로 취급해야 할 것”이라고 말했다. "이것이 기분이 좋지 않다는 것을 스스로에게 상기 시키십시오. 앞으로 어떻게 피할 수 있습니까?"
다시 말해서, 스케줄을 정리하는 것이 항상 이미 존재하는 것들을 제거하는 것이 아니며, 아마도 전문가 나 개인 관계를 손상시킬 위험이 있습니다. 그것은 당신의 시간을 다루고 깔끔하게 유지하는 것입니다.
일정 정리를 장기 목표로 생각하십시오. Vanderkam은“저는 사람들이 대담하게 행동하도록 권장합니다. 당신이 조금 용감하고 많은 의도적 인 경우, 당신은 당신이 싫어하는 것보다 적은 일을 할 수 있습니다.
