게 티즈 버그 연설의 길이는 271 단어였습니다.
어제 커피와 차 선택에 관한 회사 정책 변경에 관한 이메일을 350으로 받았습니다.
커피는 중요합니다. 그러나 링컨이 분열 된 국가에 인류와 평등의 중요성에 대해 271 단어로 웅변 적으로 말할 수 있다면, 조금 더 짧은 업무 관련 이메일을 보낼 수 있어야한다고 생각합니다.
많은 경우, 우리는 의미있는 소리를 내고 싶지 않기 때문에, 또는 우리가 요점을 알기 위해 많은 정보 나 지시를해야한다고 생각하기 때문에 이메일로 간략히 말하는 것을 두려워합니다. 그리고 그것은 공평합니다. 하지만 이메일이 적을수록 업무 생활이 훨씬 쉬워진다는 데 모두 동의합니다. 그리고 그것은 각각을 조금 더 짧게 만드는 것으로 시작합니다.
다음은 이메일을 짧고 달콤한 상태로 유지하는 빠르고 쉬운 가이드입니다 (저크처럼 들리지 않음).
보풀을 잘라
보풀로 시작하는 많은 이메일을받습니다. 물론, 즐겁지만 시간이 낭비 될 수 있습니다. 특히 내가 정말로 당신을 모르거나 오후 4시에 회의에서 당신을 보려고 할 경우 시간 낭비가 될 수 있습니다.
다시 말해, 사람들에게 주말이 좋기를 바 랐음을 알리는 모든 이메일을 시작할 필요는 없습니다. 당신이 따라 잡기 위해 누군가에게 진심으로 다가 가지 않는 한, 우리 모두가 즐거운 주말을 보내고, 다가오는 주말을 기대하고, 일반적으로 잘하고 있다고 가정합시다. 그런 다음 업무에 착수하십시오.
여분의 단어 잘라 내기
우리는 여러 가지 이유로 때때로 글에 추가 단어를 추가합니다. 전환이 더 매끄 럽습니다. 거친 언어를 부드럽게합니다. 때때로, 그것은 우리를 더 똑똑하게 만듭니다.
이메일에서, 당신의 임무는 세계에서 가장 완벽한 편지를 만드는 것이 아니라 빠르고 쉽게 의사 소통하는 것입니다. 실제로, 나는 당신이 절대적으로 필요하지 않은 단어 나 문구를 제거하도록 도전합니다.
최근에받은 메시지에서 다음 문장을 가져옵니다.
이 시점에서 우리 모두가 문제에 대해 다시 그룹화하고 2 주 안에 회의에서 논의 할 몇 가지 핵심 요점을 생각해 내면 해결 방안을 찾는 데 도움이 될 것입니다. 모든 당사자를 위해 작동합니다.
여기서 요점은 무엇입니까? 너무 많은 추가 단어로 말하기가 어렵습니다. "이 시점에서"와 같은 문구는 아무 것도 추가하지 않으므로 포함 할 필요가 없습니다. 왜 이렇게 다시 쓰지 않습니까?
"다음 회의 전에이 문제에 대해 2-3 개의 논의 사항을 생각해 봅시다."
실에있는 모든 사람들은 당신이 말하는 것을 알고 있으며, 문장에 대한 분명한 지적이 있으며, 단어 수를 약 70 % 줄였습니다.
간결하고 혼동하지 마십시오
나는 한 번 말이되지 않는 짧고 비밀스러운 이메일을 보낼 보스를 가졌습니다. 오전 8시에 다음과 같은 내용의 이메일을 받았습니다.
“오늘 Facebook을 가장 먼저 처리하십시오. -MJ”
그는 핸들이란 무엇을 의미 했습니까? Facebook은 어떻게 처리해야합니까? 그의 이메일을 통해 몇 가지 질문을했으며 그에 대한 답변을 받았습니다. 그의 초기 이메일은 짧았지만, 처음에 조금 더 많은 정보를 포함했을 때보 다 더 많은 이메일을 교환하고 더 많은 시간을 낭비하게되었습니다. "밤새 많은 불만이 있었기 때문에 오늘 Facebook 사용자의 반응을 가장 먼저 처리하라"는 말을 몇 개만 더 추가하면 불필요한 것을 피할 수있었습니다.
당신의 말에 현명하고 실행에있어 짧다는 것이 단지 짧다는 것을 의미하지는 않습니다. 여전히 메시지가 명확해야합니다.
요약하자면
이메일을 시작하기 전에 30 초가 더 소요됩니다. 다음과 같은 질문을 해보십시오.
- 이 이메일에 대해 명확하고 이해하기 쉬운 요점이 있습니까?
- 요점에 추가하지 않는 것이 있습니까?
- 무엇이든 단순화 할 수 있습니까?
자신의 글을 복습하도록 더 많이 훈련할수록 개선해야 할 부분이 더 많이 있음을 알 수 있습니다. 더 중요한 것은 향후 이메일에서 이러한 변경을 자동으로 시작할수록 더 중요하다는 것입니다.
마지막 팁 : 전자 메일을 단어 카운터에 넣어 현재 전자 메일 당 평균 단어 수를 확인하면 충격을받을 수 있습니다. 당신의 진행 상황을 추적하고 당신이 갈 수있는 얼마나 낮은 참조하십시오.
