때로는 가혹한 이메일을 작성해야합니다.
다른 사무실에있는 사람과 의견을 공유하거나 이해 관계자와 의견을 달리하거나 상대방을 엉망으로 말해야합니다. 전화 나 직접 회의를 설정하는 것은 과잉 반응이 될 수 있습니다 (상황을 더 큰 거래로 만들 위험이 있음) .
즉, 가장 호의적 인 음표를 잘못 해석 할 수 있으면 말해야 할 중요한 것이있을 때 말뚝이 더 높아집니다.
원격으로 일하는 사람으로서 - 피드백을 지속적으로 이메일로 보냅니다. 그리고 수백 번이나 해왔지만 누군가의 작업 에 많은 변화가 필요하다는 글을 쓸 때 여전히 배가 조금 삐걱 거리지 않습니다.
그러나 사람들은 종종 내가 상상했던 것보다 훨씬 긍정적으로 반응합니다. 나는 가혹한 이메일을 가능한 한 친절하고 유용하게 만드는 공식을 사용합니다.
그 방법은 다음과 같습니다.
1 행 : 친절한 말
오프닝 라인을 작성할 때 (즉, 인사말 후), 그것이 대화라고 상상하는 것이 도움이 될 수 있습니다. 누군가가 당신에게 걸어 가서 바로 그 지점으로 뛰어들었다면, 당신은 연기 될 것입니다.
그래서 주말은 어땠어? 또는 이 메모가 불필요한 것처럼 보이 더라도 올바른 메모를 시작하는 데 도움 이되기를 바랍니다.
2 행 : 감사합니다
해당되는 경우 다른 사람의 노력을 기록해 두는 것이 좋습니다. 당신은 그들이 보낸 모든 것에 그들이 보낸 시간을 인정하지 않고 그들이 잘못한 것에 바로 뛰어 들고 싶지 않습니다.
다음과 같이 쉽습니다. 이에 대해 대단히 감사합니다.
3 행 : 긍정적 인 점 지적
아무도 바보처럼 느끼기를 원하지 않습니다 (또는 당신이 바보라고 생각하는 것처럼). 따라서 덤불을 피하고 싶지는 않지만 다른 사람의 작업 중 하나의 강점을 지적하는 것이 중요합니다.
예를 들어, 그들이 구현 한 전략이 어떻게 팀의 운영을 향상시키는 지 알 수 있다고 직접보고 할 수 있습니다. 또는 동료에게 고객의 주요 관심사를 해결하는 데 큰 도움이되었다고 말할 수도 있습니다.
물론이 의견을 정직하게 유지하는 것이 중요합니다. 실제로 유익한 것을 언급해야하며, 메시지의 나머지 부분이 수신자를 완전히 가리게 할 정도로 광범위하게 찬양해서는 안됩니다.
이메일 본문 : 변경 사항 및 결과 살펴보기
믿거 나 말거나 : 사람들은 왜 당신이 일을 다르게하기로 선택했는지 알고 감사합니다. (직원이 어떻게 엉망인지 듣고 싶어하기 때문에) 반 직관적이지만 실제로는 당신이 그들에 대한 높은 의견을 가지고 있음을 보여줍니다.
그것은 단지 당신을 위해 그들에 동의하지 않는 것을 보여줍니다. 그 외에도 피드백을 통해 배우고 앞으로의 기대에 부응 할만큼 똑똑하다고 생각합니다.
무엇이 잘못되었는지에 대해 지나치게 자세히 설명하지 않으려면 … 형식을 따르는 문장으로 자신을 제한하십시오 . 변경 사항이 둘 이상인 경우 글 머리표를 사용하십시오.
다음과 같이 보입니다 :
또는:
- 리더십 팀의 피드백에 따라 피치 데크가 일부 변경되었음을 알 수 있습니다.
- 이러한 행을 따라 프레젠테이션의 다른 측면을 통해 이러한 변경 사항이 적용되는 것을보고 싶습니다.
마지막 줄
무엇이든 명확히하거나 질문에 대답 할 수 있는지 묻는 것으로 항상 끝납니다.
질문에 대답 할 수 있으면 알려주십시오. 분명해 보일 수도 있지만 목적에 부합합니다. 이메일의 전체 정신을보다 협력 적으로 만듭니다.
갑자기, "여기에는 변화가 있습니다."라는 말이 "여기에 변화가 있습니다"라는 말이 있더라도, 상대방의 의견을 여전히 소중히 여깁니다.
그런 다음 남은 것은 모두 사인 오프입니다. 표준 사인 오프 (최고의 진심으로 감사합니다!)가 할 것입니다.
함께 모아서
- 변화의 예와 그것이 긍정적 인 결과를 가져 오는 방법
- 해당되는 경우 : 변경 2의 예와 긍정적 결과를 얻는 방법
- 해당되는 경우 : 변경 3의 예와 긍정적 결과를 얻는 방법
진정으로 건설적인 피드백을 작성 했으므로 잠시 주제 주제에 대해 생각하십시오. 어쩌면 필요한 것은 회신을하는 것 뿐이지 만, 작은 변화가 전체 톤에 영향을 줄 수 있습니다. (“오늘”이“긴급”보다 선호된다는 것을 알고 있습니까?
당신이 보내는 모든 메시지가 칭찬으로 가득 찬 것은 아니며 괜찮습니다. 신중하게 작성하는 데 시간이 걸리면 먼 길을 갈 것입니다.
