제출 경비 보고서는 저의 재미있는 규모로 근관으로 바로 순위가 매겨집니다. 회사가 합법적으로 많은 돈을 빚지고 있다는 사실에도 불구하고, 나는 거의 항상 그 보고서를 제출하는 것을 두려워합니다.
이것은 아마도 장학금을 사장에게 물었을 때 다가오는 출장에 어떤 경비가 적절한 지에 대한 조언을 구했을 때 아마도 그 뿌리에 뿌리를두고 있습니다. 그녀는 단순히“최고의 판단을 사용하십시오.”
고마워 내가 출장을 가본 적이 없다는 것을 감안할 때, 나의 최선의 판단은 아마도 그녀와 다를 것이라고 생각했다.
그러나 그것이 핵심이라고 생각합니다. 제가 관리자가되어 직원들이 같은 질문을했을 때, 같은 모호한 반응을 보였습니다. 직원들에게 감독없이 자신을 어떻게 다룰 수 있는지 테스트하고 싶었습니다. 어느 날 밤 밤에 술을 마시고 수백 달러를 불면 의사 결정 기술에 의문을 제기 할 수도 있습니다 (그렇습니다. 현명하게 도전을 처리 한 사람 대신 승진).
이 이야기의 교훈? 상사가 회사 예산을 지출 할 때“최고의 판단을하십시오”라고 말하면 의미합니다. 비용을 처리하는 방법은 직원으로서 당신에 대해 많은 것을 말하고 상사와의 평판에 영향을 줄 수 있습니다.
운 좋게도, 몇 년 동안 몇 가지 트릭을 개발했으며 영수증을받을 때 스스로 확인할 수 있도록 도움이되었습니다.
보고 배우다
지출해야 할 금액을 측정하는 가장 좋은 방법은 노련한 동료를 보는 것입니다. 기회는 당신이 먹고 마시고 같은 장소에 머무를 것이므로, 당신은 그들이 먼저 무엇을하는지 정체하고 볼 수있는 많은 기회를 가질 것입니다.
예를 들면 다음과 같습니다. 귀하와 동료가 저녁 식사를하려고 할 때 다른 사람이 먼저 주문하고 각 사람의 주문 비용에주의를 기울이십시오. 당신의 차례 일 때, 픽이 가장 비싸거나 그룹에서 더 저렴한 가격과 같은 범위에 있는지 확인하십시오. 아닙니다. 상사가 미뇽 필레를 주문했다고해서 반드시 소송을 따라야한다는 의미는 아닙니다. 그러나 베테랑 여행자가 모두 Cobb 샐러드를 주문할 때 그들의 리드를 따르십시오. 그러면 상사는 식사 비용에 의문을 제기하지 않을 것입니다.
여행에 다른 사람이 없다면 어떻게해야합니까? 미리 조사해보십시오. 동료들에게“시카고로 향하고 있습니다. 먹을 곳을 몇 개 제안 하시겠습니까?”라고 말하십시오. 팀의 다른 곳이 자주있는 곳을 찾으십시오.
탐욕하지 마십시오
아마도 분명해 보이지만, 나는 경험을 통해 당신에게 말할 수 있습니다. 사무실이 당신 주위를 비행하고 호텔을 지불하고 고객과 함께 멋진 저녁 식사를 보낼 때 조금 살 수 있다고 생각하기 쉽습니다. 그리고 다른 사람들이 탭을 집어들 것임을 알고 있기 때문에 다른 사람들이 그것을 사는 것을 볼 수 있지만 가능한 한 지출을 최소로 유지하는 것이 좋습니다.
경험 법칙 : 자신의 돈으로 사지 않는다면 비용을 지불하지 마십시오. 저녁 식사와 함께 와인 한 잔? 벌금. 와인 한 잔과 칵테일 3 개, 앱 2 개, 디저트? 그에 대한 "필요"는 정당화하기 쉽지 않을 것입니다.
싸지 마
회사 예산을 과도하게 사용해서는 안된다는 것이 합리적이지만 비용이 덜 드는 품목은 어떻습니까? 출근시 아침 라떼와 베이글을 쓸 수 있습니까? 기술적으로는 작은 커피와 베이글에 대해 $ 4.67을 지불했다는 사실을 회사에 상환하라고 요청할 수 있지만 상사가 항목 별 보고서에서이를 보았을 때 아무런 점수도 얻지 못할 것입니다.
예를 들어, 한 직원이 고객 회의에서 1 달러의 주차 요금에 대한 경비 보고서를 제출하게했습니다. 농담 해? 나는 그녀에게 그녀의 달러를 돌려 주었지만, 그 이후로 나는 그녀가 할 수있는 모든 것을 위해 회사를 털어 놓으려는 것처럼 항상 느꼈다.
그렇습니다. 회사는 외출 할 때와 회사를 대표 할 때 합리적인 비용을 지불해야하지만, 비용을 얼마나 많이 들이지 않으면 비전문가가 아닌 미숙하게 보일 것입니다. 좋은 예가 있습니다 : 만약 당신이 일반적으로 일상적인 일에 당신 자신을 사면 무언가를 소비하지 마십시오 (그러나 영수증을 보관하십시오, 그러나 상사가 작은 일에 대해서도 돈을 지불 할 것을 제안합니다).
항상 영수증 요청
그 메모에서, 지출을 합리적인 한도 내에서 유지하는 것 외에, 사무실 밖에서 업무를 수행 할 때 영수증을 유지하는 것이 가장 중요합니다. 나는 지출에 대한 증거없이 직원들이 지출 보고서를 몇 번이나 제출 했는지도 알 수 없습니다. 당신의 상사가 당신을 얼마나 신뢰한다고 생각하든, 그녀는 당신이 마지막 출장에 $ 256를 썼다는 것을 단지 당신의 말로 받아 들일 수 없습니다.
한 직원에게 상대적으로 적은 비용으로 영수증을 포함하지 않은 이유를 물었을 때 (전적으로 승인했을 것임), 그녀는 품목을 승인하지 않을까 걱정하고 영수증을 요구하는 것을 잊어 버렸습니다. 그녀는 옳았다 : 나는 그것을 승인하지 않았다. 그러나 실제로 구매에 대한 증거가 없었기 때문에 구매에 반대했기 때문이 아닙니다.
빠른 팁 : 호텔 고정 봉투를 방에서 문지르고 지갑이나 서류 가방에 보관하십시오. 영수증 주위에 큰 고무줄을 감아 영수증을 요청한 다음, 영수증을받는 즉시 봉투에 넣습니다. 비용에 특이한 점이 있으면, 파일을 정리하기 전에 뒷면에 적어 두십시오.
모든 회사와 모든 상사는 비용을 처리하는 방식이 다르기 때문에 모든 상황에 적용되는 엄격하고 빠른 규칙이 없습니다. 그러나 이러한 지침을 준수하면 상사는 최고의 판단에 의문을 가질 이유가 없습니다.
