대부분의 사무실에서 전자 우편이 기본 의사 소통 방식이라는 점을 고려할 때 우리는 항상 서면으로 단어를 현명하게 선택하지는 않습니다. 특히 포장 된받은 편지함을 빠르게 통과하거나 전화 회의 사이의 메시지에 응답하려고 할 때이를 깨닫지 않고도 성가 시거나 거친 말이나 단순한 무례한 행동을하기 쉽습니다. 몇 마디 만 입력하거나 생략하면 간단한 전자 메일이 친숙한 메시지에서 전체 재해로 전달 될 수 있습니다.
글쎄, 지금은 이메일 개입의 시간이다. 다음은 우리가 무의식적으로 만드는 가장 일반적인 작업장 실수와 미래에이를 피하기위한 몇 가지 빠른 수정 전략입니다.
1.
제목 만있는 이메일 메시지를받은 적이 있습니까? 당신이 전화 중임을 보았습니다. 기회가 생겼 거나 월말 보고서는 어디에 있습니까? 예 - 아마도 불쾌하거나 성가 시거나 두 가지 모두를 발견했을 것입니다. 동료이든 관리자이든, 이메일과 문자 메시지는 같은 것이 아니며 결코 그렇게되지 않습니다. 그리고 텍스트처럼 작성된 제목을 가진 이메일은 항상 같은 메시지를 보냅니다 : 당신은 내 시간이 가치가 없습니다.
빠른 수정 : 소설을 쓰지 않고 동료 나 직접 보고서로 연락해야 할 때 사무실에는 열악한 시절이 있습니다. 그러지 마 메시지에서 한 줄 또는 두 줄로 한두 단어 제목을 회의 또는 월말 과 같이 사용하십시오.
이 접근 방식은 항상 15 초의 추가 시간 가치가 있습니다.
2.
중요한 프로젝트 나 보고서가있는 경우 이메일을 통해 논의하고 모든 자본에서 완전한 단어를 철자하고 ( 오늘 끝까지 사인해야 함 ) 문장 전체를 강조 표시, 굵게 표시 또는 밑줄로 표시 할 수 있습니다. 동료들에게.
한 번은 NEEDS APPROVAL (빨간색)과 메시지 전체의 모든 대문자 또는 전체 단락이 노란색으로 강조 표시된 이메일을 보내는 사람과 함께 일한 적이 있습니다. 그녀는 정보를 제공하고 중요한 세부 사항을 불러 내려고했지만 그녀의 접근 방식은 지나치게 거친 것으로 나타났습니다.
빠른 수정 : 굵은 체 또는 이탤릭체로 된 제목 또는 글 머리 기호를 사용하여 중요한 프로젝트 나 제작중인 포인트를 불러 내고 전체 단락이 아닌 두 단어로 서식을 유지하십시오. 독자가 이메일을 통해 스캔하고 긴급한 항목을 놓칠 수 있다고 우려되는 경우, 최종 기한에 승인 된 프로젝트 와 같은 유익한 이메일 제목을 사용하고 있는지 확인하십시오 . 마지막으로, 이메일을 빠르고 간결하게 유지해야 수신자가 필요한 모든 정보를 얻을 가능성이 높아집니다.
삼.
도움이되는 힌트 나 이전 메시지에서 간과했던 내용으로 동료에게 이메일을 보낼 때 "모두 답장"을 누르십시오 특히 개인의 관리자가 참조 될 때 친숙한 의견이나 조언이 모호하거나 경쟁적인 것으로 보일 수 있습니다. (보정을 통해 누군가의 상사를 이메일로 복사하는 것은 기본적으로 건설적인 비판을하는 것과 동일합니다. 그녀의 상사가 바로 거기에 서있는 것은 누구에게도 높이 평가되지 않습니다.)
빠른 수정 : 발신자에 대한 제안이있는 경우 다른 스레드에서 이상적으로 직접 이메일을 보내 실수로 "모두 회신"을 칠 위험이 없습니다. 더 나은 방법은 전화를받는 것입니다! 빠른 전화 통화로 다른 사람을 화나게 할 위험없이 세부 정보를 쉽게 정리할 수 있습니다.
4.
시간이 부족하고받은 편지함을 통해 전원을 공급받는 경우 특히 전자 메일 서명이있을 때 감사 합니다. 어쨌든하세요. 이름없이 이메일을 끝내는 것은 작별 인사를하지 않고 대화를 떠나는 것과 유사합니다. 그것은 당신이 서두르고 조잡 해 보이며 무례합니다.
빠른 수정 : 브랜드 서명에 감사 와 이름을 추가하고 보내기를 누를 때 이메일이 자동으로 채워지도록 설정하십시오. 친근하고 전문적인 방법으로 사인 오프하면 할 일없이 매번 수행됩니다.
5.
관리자가보고 싶지 않은 전자 메일을 보내면 전자 메일이 전달되면 전문적인 구속력을 갖게됩니다. 그리고 그렇습니다, 그것은 말할 것도없이 가야하지만, 여전히 항상 발생합니다. 내 친구가 이메일 체인에서 그녀에 대해 불평 한 여성과 함께 일한 후 무엇을 추측합니까? 그 이메일은 결국 그녀의받은 편지함에 들어갔습니다.
또한 회사 이메일은 회사 소유이며 인사 부서에서 귀하의 계정에 액세스해야하는 경우 공정한 게임으로 간주됩니다. 동료에게 솔직한 조언, 동료에 대한 불만 또는 주말 계획에 대한 세부 사항은 절대로 보낼 편지함을 떠나지 않아야합니다.
빠른 수정 : 유능한 전문가가되어 귀하가 보내는 모든 이메일에서 상사가 숨은 척하십시오. 이야기의 끝.
