마침내! 쓰지 않은 23 가지 이메일 규칙

대학생 형제가받은 편지함을 해킹하고 설치하는 데 도움이 될 때까지는 없었으며, 이 유비쿼터스 커뮤니케이션 방식의 몇 가지 뉘앙스에 대해 몇 년 동안 기록되지 않은 이메일 규칙이 몇 개나 개발되었는지 깨달았습니다.

그들 중 일부는 꽤 분명하지만 반복 할 가치가 있습니다 (나는 여전히 사람들이 때때로 그들을 끊는 것을 볼 수 있기 때문에). 그리고 다른 사람들은 즉시 직관적이지 않지만, 보편적으로 따르는 경우, 우리 모두가 이메일을보다 잘 보내고 응답하는 데 도움이 될 것입니다.

그래서 나는 그것들을 서면으로 작성하고 있습니다. “이메일 규칙을 영원히 더 지키겠다고 엄숙히 맹세합니다.”

제목 줄은 항상 설명 적이어야합니다. "소개"는 설명이 충분하지 않습니다. “소개 : Alex (The Muse) // Jennifer (XYZ Co)”가 더 좋습니다.
모든 이메일은 최대한 짧게 유지하십시오. 시간을 절약하고받는 사람의 시간을 존중합니다.
응답이 빠를수록 응답이 더 짧아집니다.
수신자가이 이메일을받지 않을 경우 항상 한 줄의 컨텍스트를 포함하십시오. 이는 정기적으로 함께 일하는 사람에게 보내는 이메일과 마찬가지로 최초 이메일 (“이 곳은 우리가 만나는 곳”)과 관련이 있습니다 (“이 이메일은 함께 진행중인 프로젝트의 다음 단계에 관한 것입니다”).
전자 메일에서“질문”또는“행동 항목”을 맨 마지막에 두지 말고 명시 적으로 만드십시오. 받는 사람에게 원하는 내용을 즉시 알려야합니다.
마감일이 있으면 그렇게 말하십시오. 긴급한 요청이 아니라면 그렇게 말하십시오.
답변이 필요없고 이메일이 참고 용인 경우 그렇게하십시오.
가능한 한 구체적으로 질문하십시오. “제안에 대해 어떻게 생각하십니까?”는 좋은 질문이 아닙니다. "금요일에 공급 업체의 $ 20, 000 제안을 진행할 수 있습니까?"
가능하면 글 머리 기호 또는 번호 매기기 목록을 사용하십시오. 텍스트 블록보다 탈지하기가 더 쉽습니다.
정말 중요한 것이 있으면 대담하게 표현하십시오.
이메일에서 굵게 과도하게 사용하지 마십시오.
읽을 수있는 글꼴을 사용하십시오. Comic Sans는 읽기 쉬운 글꼴이 아닙니다.
다른 사람으로부터 질문을 받았지만 바로 응답 할 수없는 경우, 언제 도착하는지 알려주십시오. 그러면 체크인 이메일이 저장되고 다른 사람이 계획을 세우는 데 도움이됩니다.
작업을 수행하는 데 필요한 최소 인원을 항상 참조하십시오. 이메일 체인에 사람이 많을수록 답변에 대한 책임감이 떨어집니다.
꼭 필요한 경우에만 "답장"을 사용하십시오. 부서 전체의받은 편지함을 막는 사람을 좋아하는 사람은 없습니다.
누군가 이메일 스레드에있는 경우 더 이상 켜져 있지 않아도 다음 회신에서 해당 사용자를 숨은 참조로 이동하고 이메일의 첫 번째 줄에 말합니다. (“Sam, Mary와 저를 소개해 주셔서 감사합니다. BCC로 이동하여 여기에서 가져 가겠습니다.”)
항상 이중 옵트 인 소개를 수행하십시오. 그렇지 않으면 사람들이 당신의 말을 두려워하기 시작합니다.
다른 주제를 논의하기 위해 한 주제의 스레드를 가로 채지 마십시오. 관련 제목 줄과 수신자를 사용하여 새 이메일 스레드를 대신 시작하십시오.
쌓지 마십시오. 누구도 20 번째 "이것도 나에게 좋았다!"라는 이메일이 필요하지 않습니다.
비즈니스 목적으로 이메일을 보내는 경우 바닥 글에 연락처 정보와 제목을 기입하십시오. 간단할수록 좋습니다.
매우 바쁜 사람에게 이메일을 보내는 경우 완전히 수락 가능하며 1 주일 또는 2 주 후에 후속 메시지와 함께 초기 이메일을 다시받을 것으로 예상됩니다. 대부분의 바쁜 사람들은이 중 적어도 하나를 요구합니다. 세 개 이상을하지 마십시오.
긴급한 경우가 아니면 48 시간 이내에 이메일로 후속 조치를 취할 수 없습니다. 많은 사람들이 이메일을 통신의 한 형태로 취급하며 바로 답장보다 우선 순위가 높을 수 있습니다.
화난 이메일을 받거나 보내려면 기다립니다. 긴급한 경우에는 대신 전화하십시오.