회의에 참석했을 때보 다 그 요점을 더 확실하게 느끼지 못하게하는 특별한 종류의 분노가 있습니다 (이 경우 효과적인 회의 운영에 대한이 안내서가 필요합니다.이 회의 의제 템플릿 또는이 기사가있을 수 있습니다). 회의 일정을 다시 정해야 할 때의 개요).
문제가 극도로 크지 않더라도 자극적이고 매력적인 대화를 했더라도 아무 것도 나오지 않는 경우 여전히 실망합니다. 그러나 회의 후 이메일이라는 간단한 해결책이 있습니다.
“총체적인 목표는 모든 사람이 동일한 기대에 대해 책임을 져야한다는 것입니다. 따라서 같은 페이지에 같은 목표를 향해 일하는 팀이있어 효율적이고 생산적이며 좌절감을 줄입니다.”Muse 경력 코치이자 Shatter & Shine의 설립자 인 Heather Yurovsky는 말합니다. "모멘텀이 좋은 회의에 앉은 다음에는 아무 일도 일어나지 않는 것 같은 느낌을 가진 사람이 없습니다."
완벽한 회의 후 이메일 전송에 대해 알아야 할 모든 내용을 읽으십시오. 따라서 회의 중 무엇이든 진전을 막을 책임이 없습니다.
회의 후 이메일을 보내야하는 사람은 누구입니까?
좋아, 아마 당신은 후속 이메일에 대한 아이디어를 가지고있을 것입니다. 그러나 당신이 그것을 보내야 할 사람인지 어떻게 알 수 있습니까?
종종 분명합니다. 회의를 조직하고, 의제를 작성하고, 문제를 해결했다면 회의 후 미사일로 루프를 닫을 가능성이 높습니다.
Yurovsky는“보통 회의가 끝날 때 책임이있는 사람은 분명하지만, 특히 기술 부서가 아직 소유하고 있지 않은 새로운 프로젝트 일 경우에는 그렇지 않습니다. "다른 사람들에게 명령을 내릴 때처럼 벗어나지 않도록하고 사람들이 소유권과 마감일을 듣고 존중할 올바른 사람에게서 나왔는지 확인하고 싶습니다."
더 모호한 상황이라면 작업을 시작하는 것이 합당한 지 생각해보십시오. “회의가 끝날 무렵, 누가 책임을지고 있는지 명확하게 알지 못하고 나중에이 이메일을 보낼 준비가되었다고 생각하면 손을 들어 '이봐 요. 그렇지 않으면 그들에게서 오는 것이 더 적절하다고 생각합니다. '”라고 Yurovsky는 말합니다. “따라서 자원 봉사를하고 있습니다. 당신은 다른 사람에게 전화를 걸지 않고 다른 사람들에게 '오, 아니요, 실제로는 Joe에게서 나올 필요가 있다고 생각합니다.'
누가 포함되어야합니까?
"보낸 사람"필드가 정해지면 "받는 사람"및 "cc"필드에 대해 생각할 차례입니다. 초대 목록에 있었지만 참석할 수 없었던 사람을 포함하여 모든 회의 참가자에게 메모를 보내십시오. 그런 다음 회의에 참석 했어야한다는 사실과 행동을 취하거나 주제를 파악해야하는 다른 이해 관계자가 있는지 생각해보십시오. 마지막으로, 더 많은 선임 동료와 거래하는 경우 조수를 복사하는 것이 좋습니다.
언제 외출해야합니까?
Yurovsky는“가능한 한 회의에서 나오도록 가까운 곳에서 요약을 보내는 것이 가장 좋습니다. “만약 회의가 하루가 끝나고 다음 날 아침에 첫 번째까지 기다릴 수는 있지만 괜찮습니다.하지만 회의에 가까이있을수록 더 많은 운동량이 만들어지고 바닥으로 떨어지지 않습니다. 사람들의 더미의. "
다시 말해서, 회의의 연장을 요약하여 생각을 나누고 토론은 여전히 당신의 마음과 다른 모든 사람들의 생각에서 벗어나는 것을 고려하십시오. 이 항목을 다루는 사람이 될 것임을 미리 알고 있다면, 회의가 끝난 후 바로 달력에서 시간을 차단하여 미리 계획을 세울 수도 있습니다.
무엇을 포함해야합니까?
크리스티나 레오나르디 (Mr. Kristina Leonardi) Muse 경력 코치는“이메일의 목적은 모든 사람을 같은 페이지에 올리는 것입니다. Leonardi는“회의의 본질과 목적이 무엇인가에 따라 무엇이 달라지는가?
"문제를 해결하거나 해결해야 할 문제가 있고 회의에서 해당 문제 또는 해결을 해결했다면 감사와 자기 축하와 같은 것일 수 있습니다."라고 그녀는 설명합니다. 또는 "특정 프로젝트 또는 수행해야 할 후속 조치 단계와이를 수행 할 사람의 역할과 방향을 명확히 할 수 있습니다."
일반적인 지침으로 다음 중 일부 또는 전부를 수행하십시오.
- 시간과 노력에 감사드립니다
- 회의 중 다루거나 논의한 주요 요점 요약
- 다음 단계의 마감일뿐만 아니라 작업 항목 및 소유자 개요
- 관련 자료 및 문서 첨부 또는 링크
- 사람들에게 질문을하거나 재회의 초대
레오나르디 (Leonardi)는 짧고 달콤하게 유지할 것을 촉구합니다. 그러나 이메일의 범위조차도 회의에 따라 다릅니다. 표준 월간 팀 회의 또는 비교적 빠르고 정기적 인 프로젝트 업데이트 회의에서 나오는 경우, 전자 메일은 그 길이로이를 반영 할 수 있습니다. 2 시간의 이사회 회의 또는 심층 다이빙 전략 세션 후에 후속 메모를 보내면 약간 다르게 보일 것입니다. 당신의 음색도 마찬가지입니다.
Yurovsky는“빠른 이메일이 발송 되더라도 항상 정중하고 싶어합니다. "또한 조직의 분위기뿐만 아니라 회의 자체의 분위기도 쓰기를 원합니다."간단히 말해서, 팀 동료들과의 공식적인 분위기를 지나치게 공식적인 분위기로 요약하지 말고 요약을 보내지 마십시오. 행복한 시간에 친구들과 대화하는 것처럼 들리는 임원
Yurovsky가 말한 것처럼“청중을 아는 것은 큰 차이를 만듭니다.”
사용할 수있는 템플릿이 있습니까?
지금까지 모든 소리가 좋아? 쿨, 이제 당신은 아마 그것을 얻을 준비가 된 것입니다. 특정 상황에 따라 일부 또는 전체적으로 사용할 수있는 템플릿이 있습니다.
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예는 어떻습니까?
실제로 다음과 같이 보일 수 있습니다.
- Q3에서 성공하기 위해서는 신제품 판매에 대한 명확성과 추가 교육이 필요합니다.
- 이 회의에서 전술을 공유하는 것이 매우 도움이 되었기 때문에, 격주로 허위로 트릭과 팁을 더 자주 전달할 수 있는지 테스트합니다.
- 교육 세션 설정 및 실행-Jackie는 6 월 20 일까지 완료됩니다
- 내부 용으로 한 장 만들기-Rob은 6 월 25 일까지 완료됩니다
- 외부 용 프리젠 테이션 자료 업데이트-Jorge는 6 월 30 일까지 완료됩니다.
- 반복 허들 설정-Quinn은 7 월 1 일까지 완료됩니다.
