"모든 종이를 제거하십시오."
저는 뉴욕 시장실에서 일하는 프로젝트 관리자였습니다. 이것이 제가 달성하도록 맡겨진 과제였습니다. 수십만 명의 직원, 수천 개의 종이 기반 프로세스 및 새로운 기술에 대한 예산이 제한된 관료주의에서 나는 거의 모든 것을 디지털화하기위한 계획을 개발하라는 요청을 받았습니다.
내가 본 적이 있다면 이것은 어려운 프로젝트였습니다. 사실, 내가 일하고있는 제약 조건을 감안할 때 불가능한 옆에있었습니다. 그러나 나는 손을 내밀고 거절 할 수 없었다. 할 일이 있었고 어딘가에서 시작해야했습니다.
프로젝트 종이 제거는 자격이없는 성공이 아니 었습니다. 실제로, 그것은 자격이없는 실패에 더 가까웠다. 오늘 뉴욕시 사무소에 들어가면 책상, 받은 편지함 및 보낼 편지함 및 휴지통에 쌓인 용지가 가장 확실하게 나타납니다.
그러나이 프로젝트는 내가 성공한 것보다 압도적 인 작업을 시작하는 방법에 대해 더 많이 가르쳐주었습니다. 여기 내가 극복 할 수없는 것처럼 보이는 것을 취해 한 입 크기의 조각으로 다루는 방법을 배웠다.
1. 큰 그림을 찍으십시오
뉴욕에는 수십 개의 부서가 있으며 각 부서에는 수십 개의 부서가 있으며 각 부서에는 자체 내부 프로세스가 있습니다. 파일 캐비닛과 상자에 이미 존재하는 용지가 있으며, 고객과 직원이 양식과 응용 프로그램을 작성할 때 작성해야하는 용지가 있습니다. 종이 만들기 과정을 모두 시작하기 전에 어디서부터 시작해야하는지 알 수 없었습니다. 어느 쪽이 가장 많은 종이를 생성 했습니까? 어떤 사람들이 디지털화에 빌려 주었고, 어떤 사람들은 돈을 받아야 할 필요성과 같은 복잡한 요소를 가지고 있습니까? 가장 낮은 벅에 대해 가장 큰 강타는 어느 것입니까?
나는 노력의 범위에 대한 느낌을 얻기 위해 모든 부서를 조사하는 데 몇 주 동안 견실 한 시간을 보냈습니다. 이 초기 평가를 수행하면 범위와 범위 내부 및 외부를 정의하는 데 도움이 될 수 있습니다. 그것은 당신이 작업의 폭이 넓은 고등학생들과 의사 소통하고 그들이 가장 중요하게 생각하는 것에 대한 피드백을 얻는 데 도움이 될 수 있습니다. 또한 논리적 출발점으로가는 길을 탐색하는 데 도움이됩니다.
2. 소규모에서 성공의 예를 찾으십시오
프로젝트 페이퍼 제거의 경우, 보건부는 최근 사무실 이전으로 인한 페이퍼 축소 프로젝트를 수행했습니다. 그들은 필요하지 않다면 모든 종이 기록을 가지고 가고 싶지 않았지만 어느 것을 가져갈 것인지, 어떤 것을 남겨 둘지를 몰랐습니다. 그래서 그들은 다단계 프로젝트를 구현했습니다. 법적으로 보존해야 할 것을 정의하고, 필요하지 않은 것을 파괴하고, 하드 카피가 필요하지 않은 것을 스캔하십시오. 그들은 기술과 직원을 구현하여이를 실현했으며 그 결과를 보여주었습니다.
하나의 크기가 항상 모두에게 맞는 것은 아니며 특정 프로젝트의 규모를 늘릴 때 새로운 고려 사항이 발생합니다. 그러나 성공의 예는 달성하려는 목표와 동일한 목표를 달성 할 수있는 입증 된 방법을 제공 할뿐만 아니라 다른 사람의 실패로부터 배울 수 있습니다. 시작점으로 사용할 수있는 모델을 제공합니다. 자신의 목표에 맞게 수정, 확장 또는 조정해야 할 수도 있지만 완전히 빈 캔버스에서 시작하는 것보다 무언가에 반응하는 것이 더 쉽습니다.
3. 낮은 행잉 과일 식별
그렇습니다.“낮은 과일”은 반드시 어딘가에 사용 된 사무실 전문 용어 목록에 있습니다. 따라서 쉬운 물건이라고하겠습니다. 비용이 가장 적게 들고 시간이 가장 적게 걸리는 물건. 프로젝트 서류 제거의 경우, 이것은 구식 서류 제거, 간단한 온라인 양식 작성, 만료 날짜가 지난 레코드 폐기 등을 의미합니다.
쉬운 것들로 시작해야하는 몇 가지 이유가 있습니다. 우선, 그것은 당신에게 당신의 벨트에 약간의 노치를 제공합니다. 최소한의이 전진 감은 중요한 심리적 승리입니다. 더 도전적인 작업에 대한 추진력과 연료를 제공합니다. 둘째, 프로젝트의 이해 관계자에게 진전을 보여 주어 미래의 작업 단계를 수행 할 수있는 능력에 대한 믿음을 생성합니다.
4. 가장 큰 장애물을 놓으십시오
약간의 성공을 거두어도 불가능한 도전을 느끼고 구체적인 장애물로 나누는 것이 중요합니다. 그것들을 명명하지 않으면, 그것을 극복하기위한 전략을 개발하는 것이 훨씬 더 어렵다. 종이 제거의 세계에서 한 가지 장애는 온라인 양식에 입력 된 데이터를 캡처하는 것이 복잡하고 전자 서명에 대한 법적 요구 사항을 수용하는 것이 었습니다.
이러한 장애물을 배치하면 인식 된 장애물이 처음에 가정 한 것만 큼 큰 도전이 아니라는 발견으로 이어질 수 있습니다. 또는 이전에는 미미하다고 생각했던 주요 장애물을 밝힐 수 있습니다. 장애물이 무엇인지 조기에 알면 이미 무릎을 꿇고있을 때 눈을 멀게하는 것을 방지 할 수 있습니다. 또한 정치적 지원, 자금 지원 또는 전문가의지도 여부에 관계없이 해결해야 할 리소스를 정리하는 데 도움이 될 수 있습니다.
5. 작업 중단
중국의 철학자 인 라오 추 (Lao Tzu)는“천 마일의 여행은 한 걸음으로 시작한다”고 유명한 것으로 유명하다. 어려운 프로젝트를 관리 가능한 단계로 나누면 그다지 어렵지 않습니다. 또한 단계 1과 단계 사이를 목표로 현실적인 중간 이정표를 제공합니다.
뉴욕시 정부에서 종이 기반 프로세스를 디지털화하려고 시도하면서 작업을 단계적으로 폐지 할 수있는 몇 가지 옵션이있었습니다. 한 가지 접근 방식은 한 번에 특정 수의 부서를 다루는 것이 었습니다. 또 다른 방법은 제거 할 수있는 용지를 결정하고, 디지털화를위한 기술을 계속 구현하며, 직원 교육 및 고객에게 새로운 기술을 광고함으로써 결론을 내 렸습니다. 압도적 인 양의 작업을 단계적으로 제거하는 가장 논리적 인 방법은 작업 자체의 특성에 따라 다르지만 너무 깊이 들어가기 전에는 항상 가치가 있습니다.
6. 기대치 설정
당신이 무엇을 하든지, 당신이 확신 할 수없는 것을 약속하지 마십시오. 어떻게해야하는지 물어보십시오. 사람, 돈, 기술 등 어떤 것이 든 얻을 수 없다면 타임 라인에 영향을 줄 수있는 방법을 설명하십시오. 간혹 경영진이이를 달성하는 데 필요한 작업에 대한 미묘한 이해없이 무언가를 요구할 수도 있지만 일단 평가를 종합하고 장애를 식별 한 후에는이 미묘한 차이를 전달할 수 있습니다.
머리를 흔들고 다른 방향으로 달리는 것은 가장 압도적 인 프로젝트에 대한 일반적이고 때로는 정당한 반응입니다. 그러나 아무데도 갈 수 없습니다. 올바른 전망, 앞으로의 작업에 대한 탄탄한 이해, 길을 따라 확인하기위한 현실적이고 달성 가능한 이정표 세트를 통해 가장 어려운 작업을 수행 할 수 있습니다.
