귀하의받은 편지함은 옷장 뒷면에 버려진 물건 바구니와 매우 흡사합니다. 당신은 그것을 청소하기 위해 죽어 가고 있다는 것을 알고 있습니다 (그리고 많은 숨겨진 놀라움을 수용하고 있습니다). 그러나 그러한 작업에 대한 생각은 압도적입니다. 그리고 6 시간의 여유 시간이있는 사람은 누구입니까?
그러나 이메일을 정리하는 데 하루 종일 걸리지 않아도됩니다. 실제로 시간을 따로 설정하면 단 한 시간 만에 이메일을 보낼 수 있습니다.
1 ~ 10 분 : 정크 정리
10 분 동안 시간을 설정하고 소셜 미디어 계정의 알림, 과거 이벤트 알림, 이미 수신 한 배달 확인, 이미 읽은 뉴스 레터 등 필요없는 메시지를 대량으로 삭제 (또는 보관)하기 만하면됩니다. (또는 읽지 않을 것), 더 이상 관련이없는 이메일.
받은 편지함에서 일반적인 발신자 또는 제목 줄 (예 : LinkedIn 알림)을 검색하고 한 번에 많은 항목을 삭제하면이 기능을 쉽게 사용할 수 있습니다.
10 ~ 30 분 : 폴더 및 레이블 만들기
이제 조치가 필요하지 않지만 보관해야 할 메시지를 정리할 차례입니다.
전자 메일 사용자만큼 폴더 시스템이 많지만 시도하기 쉬운 방법은 전자 메일과 관련된 여러 메시지가있는 모든 주제 또는 전자 메일 폴더를 만드는 것입니다. 따라서 영수증, 프로젝트, 여행 등의 폴더를 의미 할 수 있습니다. 자신에게 가장 적합한 것을 배우면서 항상 폴더를 추가하고 조정할 수 있습니다.
이 프로세스의 속도를 높이기 위해 전혀 확신하지 못하는 항목에 대해서는 "To File Later"폴더를 만들고 더 이상 원하지 않는 항목에 대해서는 "Unsubscribe"폴더를 만들 수도 있습니다. 팁 : 회의간에 5 분이 지나면 정리할 수있는 훌륭한 폴더입니다.
오! 더욱 체계적으로 정리하려면 일부 레이블 (Outlook의 "카테고리"라고 함)을 사용하여 메시지에 더 많은 정보를 추가하십시오. 하나의 이메일에 여러 개의 레이블을 가질 수도 있고 여러 개의 레이블을 가질 수도 있습니다. 따라서 "Trip"폴더의 이메일에는 "New York 2018"의 기본 레이블과 "Flights"및 "Monday"의 하위 레이블이있을 수 있습니다.
30 분 ~ 50 분 : 2 분 규칙을 사용하거나 조치가 필요한 전자 메일에 대한 할 일 목록 만들기
지금 남겨둔 이메일은 조치가 필요한 이메일이어야합니다. 2 분 이내에 조치를 완료 할 수 있으면 지금 수행하십시오. 메시지를 처리하는 데 시간이 더 필요한 경우 실제로 할 일을 알려주는 알림과 함께 할 일 목록에 추가하십시오. 그런 다음 이메일을 보관 처리하여받은 편지함을 깨끗하게 유지합니다 (나중에 계속 검색 할 수 있음).
목록 작성자가 아닌 경우 Gmail의 새로운 다시 알림 기능을 사용하여 이메일을 처리 할 준비가되면받은 편지함에 이메일을 표시 할 수 있습니다. 또는 Outlook 사용자 인 경우 후속 기능을 통해 동일한 작업을 수행 할 수 있습니다.
50 분 ~ 60 분 : 손쉬운 유지 보수를 위해 설정 업데이트
세계에서 가장 체계적인받은 편지함을 축하합니다. 세계에서 가장 체계적인받은 편지함이 아니라 최고의받은 편지함입니다.
그러나 파티를 너무 오래 계속하지 마십시오. 그렇지 않으면 파티가 다시 채워질 것입니다. 수신 메시지를 자동으로 정렬하는 필터를 설정하면이를 방지 할 수 있습니다.
내가 가장 좋아하는 필터는 뉴스 레터를위한 것이며 실제로 읽고 싶은 이메일을 제공하지만 그들이 올 때 항상 정확한 시간을 갖지는 않습니다. 대신 Gmail에서 필터를 설정하여“나중에 읽기”폴더로 보냅니다. (Outlook에는 자체적으로 "규칙"이라는 필터 버전이있어 사용자에게 큰 부담을 줄 수 있습니다.)
평상시처럼 이메일에 회신 할 수 없을 때 (예 : 전화 회의, 비정상적인 근무 시간 또는 휴가중인 경우) Gmail 또는 Outlook에 자동 회신을 설정하는 것도 고려할 수 있습니다. .
또한 메시지를 실제로 전달하기 위해 Gmail 또는 Outlook 용 단축키를 사용 및 학습 할 수 있습니다.
정리가 완료되면 메시지를 놓친 잔소리 나 매일 아침 전체받은 편지함을 마주쳐야한다는 가라 앉는 느낌을 제거 할 수 있습니다. 실제로 새 Gmail을 활용하거나 Chrome 확장 프로그램을 사용하거나이받은 편지함 AI 도구를 사용하는 등보다 발전된 이메일 조직으로 이동할 준비가되어있을 수도 있습니다.
또는, 여전히해야 할 일이 많다면 매주 20 분씩 시간을내어 한 번에 하나씩이 단계를 수행해야합니다. 몇 주 동안 그렇게하면 실제로는 인생을 편하게 해주는받은 편지함을 이용할 수 있습니다.
