재능있는 행정 보조원이 많이 있습니다. 저는 경영 보조, 사무실 관리자 또는 행정 코디네이터로 경력을 쌓아 이벤트 기획, 프로젝트 관리 및 고객 관리 직원의 재능을 잘 지불하는 경력을 쌓은 남성과 여성 모두를 만났습니다. 이러한 유형의 작업은 중요하며 비즈니스 운영을 유지합니다.
그러나 나는 행정 조교가 아니며 이러한 행정 업무에 특히 재능이 없습니다. 나는 고객들에게는 훌륭하지만 여러 사람의 여행과 교통을 조정할 때 나는 당신의 소녀가 아닙니다. 나는 친근하지만 10 살짜리의 목소리와 비슷한 내 목소리는 전문적인 전화 태도에 적합하지 않다. 나는 20 인용 점심을 주문하기 위해 몇 파운드의 감자 샐러드를 자연스럽게 알지 못한다. 사실, 나는 큰 파티를 계획 한 적이 없다. 어머니는 내 결혼식 전체를 계획했다.
그러나 나는 종종 프로젝트에 관여하는 유일한 여성이기 때문에 직장에서 메모를하고, 점심을 주문하고, 사본을 만드는 등 관리 업무를 맡게된다고 가정했습니다. 많은 전문 여성들이 나와 비슷한 경험을 공유했습니다. 사실, 출판 및 미디어 산업의 한 전직 동료는 최근 남성 동료가 캘린더 초대장을 보내고 회의실을 예약하고 부서 간 프로젝트에 대한 메모를한다는 사실을 당연하게 여겼다 고 말했습니다. 그녀는 선임 이사이며 동료의 경험을 능가하거나 능가하는 15 년 이상의 경험을 가지고 있습니다.
더 불안한 점은 여성이 남성보다 여성이 이러한 일을 할 수있는 능력이 더 높다는 가정이다. 비록 우리가 많은 진전을 이뤘음에도 불구하고, 나이 많은 남성 동료 중 일부 (물론 전부는 아니지만)는 우리 여자들이 메모를하고 초대장을 보내는 데 더 좋다는 믿음을 흔들지 못하는 것 같습니다.
나는 문화적 전통을 뒤집는 책임이 한 성별에만 국한되어서는 안되기 때문에 이러한 상황을 다루는 방법에 대한“방법”을 작성하는 것을 망설 인다. 그러나 당신이 나와 같다면 할 일 (실제 일, 지불해야 할 일)이 있으며이 문제가 발생할 때 새싹에 찔러야합니다. 따라서이 문제를 해결하는 데 영업일 기준 며칠 이상이 걸리는 문제에 대한 단기 수정 사항임을 인정하면 다음과 같습니다.
1. 스스로에게 물어보십시오 : 이것은“갑판상의 모든 손”순간입니까, 아니면 적절하지 않습니까?
나는 "모든 핸드 온 덱"상황에서 투구하는 것을 신경 쓰지 않는다. 예를 들어, 저는 현재 소규모 창업을 위해 일하고 있으며 회사의 규모와 예산으로 인해 마케팅 담당자에게는 일반적으로 필요하지 않은 운영, 재무 및 HR과 관련된 책임을 맡았습니다. 나는 이러한 추가 책임을 부적절하게 생각하지 않고 스타트 업 세계의 평신도라고 생각합니다.
반면에, 팀원들이 (같은 능력을 갖춘 다른 전문가 대신에, 특히 남성 동료 대신에) 당신의 지위와 관련이없는 행정 업무 (주문과 같은)를 돌보라고 반복해서 요청하는 경우 또는 점심을 먹으십시오 – # 2로 넘어가십시오.
2. 전례를 세우지 마십시오
대학원을 졸업 한 첫 직책 중 하나에서 나는 첫날 상사를 위해 점심을 주겠다고 제안했습니다. 나는 멋지려고 노력했지만 무의식적으로 위험한 선례를 세웠습니다. 그 후 그는 항상 점심을 먹으라고 부탁했습니다.
친절하고 도움이되는 것은 잘못된 일이 아니지만 개인 심부름을 피하거나 누군가 FedExed가 필요할 때 점프하는 것 외에는 의무를 넘어서 기꺼이 나아가려는 의지를 표현하는 많은 방법이 있습니다. 내 실수에서 배우고이 길을 가기 전에 길고 열심히 생각하십시오.
실제로, 당신은 당신이하지 않는 선례를 설정할 수 있습니다 : 당신이 관리 사람이 할당되지 않은 프로젝트 팀에 있다면, 초기 계획 회의에서 시간을내어 누가 회의 조직, 문서 인쇄 등을 관리해야합니다. 이러한 작업은 모두 또는 팀원이 번갈아 가며 나누는 것이 좋습니다.
3. 낚시하는 법을 가르쳐
행정 업무를 완수하기위한 자원 봉사의 목표는 다른 사람들을 위해 일한다는 것을 보여주는 것이 아니라, 협력하고 일을 완수하려는 의지를 보여 주어야합니다. 그런 점을 염두에두고 동료들이 반복해서 회의 스캔, 팩스, 복사 또는 예약을 요청하는 경우, “이 작업을 수행하는 방법을 보여 주므로 계속 묻지 않아도됩니다. 정말 쉽습니다.”그리고 그 과정을 안내합니다.
이것은 그 사람이이 호의를 다시 요구하는 것을 방해하고, 종종 이러한 요청에 수반되는“나는 기술에 대해 너무 무력하고 나쁘고 귀엽지 않습니까?”라는 어리석은 감정을 감소시킵니다. 당신과 나는이 같은 일들이 몇 분만에 마법의 힘을 필요로하지 않는다는 것을 알고 있습니다. 그리고 시간에 대한 말하기 :
4. 당신의 소중한 시간을 위해 서십시오
동료가 40 페이지 분량의 문서를 복사하고 한 부씩 인쇄하도록 요청하면 실제 프로젝트를 수행하는 대신 많은 사람들이 할 수있는 작업에 시간을 할애해야합니다.
사무 활동은 중요하지만 그렇다고 매일 매일 돌봐야한다는 의미는 아닙니다. 해야 할 또 다른 일이 있으며, 그 일에서 벗어나면 해로운 영향을 미칠 수 있습니다. 관리 작업에 너무 많은 시간을 소비하여 성능이 저하되는 경우 관리자는이를 효과적으로 우선 순위를 지정할 수없는 것으로 간주합니다. 실제로 작업 관련 작업을 선호 한다는 메시지를 보낼 수도 있습니다. 대신, "선택적"책임은 기술을 보여 주거나, 전문적으로 개발하거나, 관리자와 회사의 미래에 대해 의식적으로 생각하고 있음을 보여줄 수있는 기회 여야합니다.
행정 업무에 아무런 의미가 없다는 것을 강조 할 수 없습니다. 그러나 관리자 역할이 아닌 경우 회의실의 유일한 여성이기 때문에 동료가 기본 관리자라고 요구하거나 가정해야 할 이유가 없습니다. 스스로 일어 서서 다시 일을 시작하십시오.
