LinkedIn은 작년에 설문 조사를 발표하여 전문적인해야 할 일 목록이 크게 변모해야한다고 밝혔습니다. 우리는 우리 자신에게해야 할 일을“수행”하는 데 능숙하지 않습니다. 실제로, 전문가의 거의 90 %가 평균 근무일이 끝날 때까지 할 일 목록의 모든 작업을 수행 할 수 없다고 인정했습니다.
따라서 매일 같은 오래된 할 일을 처리하는 데 어려움을 겪고 있다면 그것을 바꿀 때입니다. 다음은 생산성을 높이고 실제로 목록을 작성하는 데 도움이되는 5 가지 요령입니다.
1. 업무를위한 단일 할 일 목록 유지
솔직히 말하자. 지금 당장해야 할 일을 모두보고 싶다면 단일 목록에서 모든 것을 찾을 수는 없을 것이다. 대신 몇 개의 포스트잇, 이메일에 저장된 초안, 컴퓨터의 스티커 또는 텍스트 파일, 휴대 전화의 앱 또는 2 개가 있습니다.
작업과 놀이를 분리하는 것이 일반적으로 좋은 방법이지만 작업 관련 작업을위한 단일 장소를 갖는 것이 필수적입니다. 따라서 원하는 방법을 선택하고 통합을 시작하십시오. 신뢰할 수있는 플래너 내부의 필기 목록, 바탕 화면에 보관하는 문서 또는 휴대폰의 응용 프로그램 등 어디에나있을 수 있습니다 .
그러나 어디에서나 목록에 추가 할 수 있는지 확인하십시오. 즉, 데스크톱 앱을 사용하는 경우 컴퓨터에서 멀리 떨어진 작업과 같은 과제를 캡처하도록 시스템을 설정해야합니다. 회의 중에 나는 개인적으로 이것을 스티커 메모에 적어두고 마스터 목록으로 옮긴 후에 삭제하거나 던지기를 좋아합니다.
2. 1-3-5 규칙을 따르십시오
이제 업무를 위해해야 할 모든 일에 대한 포괄적 인 목록이 생겼으므로 매일해야 할 일 목록을 정의해야합니다. 어느 날이든, 하나의 큰 일, 세 개의 중간 일, 다섯 개의 작은 일만 성취 할 수 있다고 가정하십시오. (참고 : 하루 중 많은 시간을 회의에서 보낸다면 약간 수정해야 할 수도 있습니다.) 퇴근하기 전에 몇 분 동안 다음 날의 1-3-5를 정의하십시오. 아침에 달리는 땅을 쳤다. 당신의 위치가 매일 예상치 못한 많은 작업을 가져 오는 곳이라면, 보스의 마지막 요청에 대비하여 하나의 중간 작업과 두 개의 작은 작업을 비워 두십시오.
예, 할 일 목록을 1-3-5로 좁히기가 어려울 수 있지만 우선 순위를 정하는 것이 중요합니다. 좋든 싫든, 당신은 하루에 너무 많은 시간을 가지고 있으며 유한 한 수의 일만 할 것입니다. 1-3-5 목록을 선택하도록 강요하면 수행 한 작업이 방금 수행 된 작업이 아니라 선택한 작업이됩니다.
이와 같이 미리 계획하면 관리자가 다른 작업을 우선 순위를 지정하는 도구뿐만 아니라 즉시 수행해야하는 새로운 작업을 할 때 관리자와 정보 대화를 더 많이 할 수 있습니다. 예를 들어, 깜짝 프레젠테이션이 무릎에 걸리면 다음과 같이 시도하십시오. "오후 3 시까 지 그 사실을 알려 드릴 수 있습니다. 그러나 오늘 그 일을 할 예정이어서 내일까지 Q1 보고서는 준비가되지 않습니다. "
1-3-5 할 일 목록을 확인하십시오!
3. 점심 전에 중요한 일을 완수하십시오 (가능한 경우 가장 좋아하는 일)
나는 이것이 어렵다는 것을 인정할 것이다. 그러나 그것은 효과가있다. 큰 작업이나 중간 작업 중 하나를 수행하고 가능한 한 이메일을 보내기 전에 아침에 가장 먼저 처리하십시오. 점심 전에 힘든 일을 끝내는 것보다 더 좋은 느낌은 없습니다. 브라이언 트레이시 (Brian Tracy)는 이것을 유명한 마크 트웨인 (Mark Twain)의 인용문에서 인용 한 "개구리 먹기"라고 말합니다. "아침에 살아있는 개구리를 먼저 먹으면 하루 종일 더 나쁜 일은 없습니다."
저의 공동 창립자 인 캐서린은 종종 다음 날을 준비하기 위해 저녁에 그녀의 "개구리"를 정의합니다. 그것으로, 그녀는 아침에 그들을 해결하기 위해 준비하고, 그녀가 며칠 동안 덜 유쾌한 작업을 추진하지 못하게합니다.
4. 캘린더를해야할 일 목록으로 사용
하루에 얼마나 많은 일을 할 수 있는지 항상 과대 평가하는 것을 발견하면 효과적인 접근 방식은 회의처럼 할 일을 일정에 넣는 것입니다. 매일해야 할 일들을 목록에 요약하지 말고 각각의 시간을 충분히 남겨두고 예약하십시오. W2 확인 정보를 HR에 보내는 데 15 분이 소요될 수 있지만 팀을위한 Q1 전략을 준비하는 데 몇 시간이 걸릴 수 있습니다. 중요한 것은 현실적입니다.
이 방법을 시도 할 때 전자 메일, 브레인 스토밍 또는 기타 중요하지만 전달할 수없는 작업을 따라 잡기 위해 달력에서 시간을 차단해야합니다. 예를 들어받은 편지함을 통해 작업하기 위해 아침과 오후에 한 시간을 차단 한 다음 실제로 작업을 계획 한 시간에 전자 메일을 처리하는 데 시간을 허비하지 마십시오. 다른 것에.
5. 생산 시간을 늘리기 위해 회의를 줄입니다
마지막으로, 위의 모든 조언에도 불구하고 하루에 할 수 있다고 생각하는 것을 실제로 달성 할 수 없다면, 만남 염으로 고통 받고 있는지 고려하십시오.
경제학자 존 케네스 갈 브레이스 (John Kenneth Galbraith)는 한 번 말했다. "아무것도하고 싶지 않다면 회의는 필수 불가결하다" 사실, 주제에 대한 여러 설문 조사는 회의에서 보낸 시간의 1/4과 절반 사이 어딘가가 낭비이며, 앉아있는 동안 다른 할 일을 실제로 할 수는 없다는 비슷한 결론에 도달했습니다. 다른 사람과 대화를 나누었습니다.
해결책 : 회의를 제한하십시오. 회의를 예약하기 전에 먼저 전자 메일 또는 전화로 문제를 해결할 수 있는지 또는 몇 분 동안 누군가의 사무실로 전화를 걸어 문제를 해결할 수 있는지 생각해보십시오. 회의가 필요한 경우 주요 안건 항목을 나열하여 필요한 참가자와 예약 할 수있는 가장 짧은 시간을 결정하십시오. 그렇습니다. 20 분 회의를 예약해도 괜찮습니다. 30으로 반올림 할 필요는 없습니다! 회의가 필요한 경우, 하루를 중단하지 않고 실제 업무를 수행하기 위해 회의를 그룹으로 묶어보십시오.
예, 재구성 및 계획은 선불 투자이지만 실제로 하루 종일해야 할 일 목록을 실제로 잃어 버릴 때 얼마나 행복할까요? 따라서 자신을 정리하고 모든 할 일을 한곳에 모으고 방해 요소를 최소화하고 하루 종일 목록을 정복하십시오!
