Excel에서 중복 데이터 레코드 제거
Excel과 같은 스프레드 시트 프로그램은 부품 재고, 판매 기록 및 우편 목록과 같은 항목의 데이터베이스로 자주 사용됩니다.
Excel의 데이터베이스는 일반적으로 레코드라는 데이터 행으로 구성되는 데이터 테이블로 구성됩니다.
레코드에서 행의 각 셀 또는 필드의 데이터 (예 : 회사 이름, 주소 및 전화 번호)가 관련되어 있습니다.
데이터베이스의 크기가 커질 때 발생하는 공통적 인 문제는 중복 레코드 또는 데이터 행의 문제입니다.
이 중복은 다음과 같은 경우에 발생할 수 있습니다.
- 데이터베이스에 전체 레코드가 두 번 이상 입력되어 두 개 이상의 동일한 레코드가 생성됩니다.
- 여러 레코드에는 동일한 데이터를 포함하는 하나 이상의 필드 (예 : 이름 및 주소)가 있습니다.
어느 쪽이든 중복 레코드를 사용하면 데이터베이스 정보가 편지 병합에서 사용될 때 같은 사람에게 문서의 여러 복사본을 우편으로 보내는 것과 같은 문제가 발생할 수 있습니다. 따라서 일반 레코드에서 중복 레코드를 검색하고 제거하는 것이 좋습니다 기초.
위의 이미지와 같은 작은 샘플에서 중복 레코드를 추출하기는 쉽지만 데이터 테이블에는 수천 개의 레코드가 포함되어 있어도 수백 개가 포함되어있어 중복 레코드 (특히 부분 일치 레코드)를 추출하기가 쉽지 않습니다.
이 작업을보다 쉽게 수행하기 위해 Excel에는 내장 된 데이터 도구가 있습니다. 중복 제거, 부분적으로 일치하는 레코드를 찾아서 제거하는 데 사용할 수 있습니다.
그러나 중복 제거 도구가 동일하고 부분 일치하는 레코드가 별도로 처리되어야합니다.
이것은 중복 제거 대화 상자에 선택한 데이터 테이블의 필드 이름이 표시되고 일치하는 레코드 검색에 포함 할 필드를 선택합니다.
- 동일한 레코드의 경우 모든 필드를 검색합니다. 모든 열 또는 필드 이름 옆에 체크 표시를 남겨 둡니다.
- 부분 일치하는 레코드의 경우 - 일치시킬 필드 옆에만 체크 표시를합니다.
필드 이름 대 열 문자
언급 한 바와 같이, 중복 제거 도구는 원하는 필드 또는 열 이름을 선택하여 검색 할 일치하는 필드를 선택하는 대화 상자로 구성됩니다.
대화 상자에 표시되는 정보 (필드 이름 또는 열 글자)는 데이터에 제목 행이 포함되어 있는지 여부에 따라 달라집니다. 머리말 - 위 그림에서 볼 수 있듯이 데이터 테이블의 맨 위에.
대화 상자가 나타나면 대화 상자의 오른쪽에있는 옵션을 확인하십시오. 내 데이터에 헤더가 있습니다. - 확인란을 선택 취소하면 Excel에서이 행의 이름을 대화 상자의 필드 이름으로 표시합니다.
데이터에 머리글 행이 없으면 대화 상자에는 선택한 데이터 범위에 대한 대화 상자의 해당 열 문자가 표시됩니다.
연속 데이터 범위
그 중복 제거 도구가 제대로 작동하려면 데이터 테이블이 연속적인 데이터 범위 여야합니다. 즉, 빈 행, 열 및 가능한 경우 테이블 내에 빈 셀이 없어야합니다.
데이터 테이블 내에서 공백을 가지지 않는 것은 중복 데이터를 검색 할 때뿐만 아니라 일반적으로 데이터 관리에있어 좋은 방법입니다. 정렬 및 필터링과 같은 Excel의 다른 데이터 도구는 데이터 테이블이 인접한 데이터 범위 일 때 가장 잘 작동합니다.
중복 데이터 레코드 제거 예제
위 그림에서 데이터 테이블에는 다음과 같은 두 개의 동일한 레코드가 들어 있습니다. A. 톰슨 에 대한 두 부분 일치하는 레코드 알 홀트 - 학생 번호를 제외한 모든 입력란이 일치해야합니다.
아래 나열된 단계는 중복 제거 데이터 도구 :
- 두 개의 동일한 레코드 중 두 번째를 제거합니다. A. 톰슨 .
- 부분 일치하는 두 번째 레코드 제거 알 홀트 .
중복 제거 대화 상자 열기
- 샘플 데이터베이스의 데이터가 포함 된 셀을 클릭하십시오.
- 클릭 데이터 리본 탭.
- 클릭 중복 제거 아이콘을 사용하여 데이터 표의 모든 데이터를 강조 표시하고 중복 제거 대화 상자.
- 그만큼 중복 제거 대화 상자에 데이터 샘플의 모든 열 머리글 또는 필드 이름이 표시됩니다.
- 필드 이름 옆에있는 체크 표시는 Excel이 중복 레코드를 검색 할 때 일치시킬 열을 나타냅니다
- 기본적으로 대화 상자가 열리면 모든 필드 이름이 선택 해제됩니다.
동일한 레코드 찾기
- 이 예제에서 완전히 동일한 레코드를 검색하기 때문에 모든 열 제목을 확인한 채로 두겠습니다.
- 딸깍 하는 소리 승인
이 시점에서 다음 결과를 확인해야합니다.
- 대화 상자가 닫히고 다음과 같은 메시지로 바뀝니다. 1 개의 중복 값이 발견되고 제거되었습니다. 7 개의 고유 값이 남아 있습니다.
- 중복을 포함하는 행 A. 톰슨 레코드가 데이터베이스에서 제거됩니다.
- 부분적으로 일치하는 레코드가 두 개 있지만 R. 홀 t, 모든 필드가 일치하지 않기 때문에 - 두 레코드의 학생 번호가 다릅니다 - Excel이 고유 한 데이터 레코드로 간주합니다.
중복 제거를 사용하여 부분 일치 레코드 찾기 및 제거
한 번에 하나의 필드 확인
Excel에서는 선택한 데이터 필드와 정확히 일치하는 데이터 레코드 만 제거하므로 일부 일치하는 데이터 레코드를 찾는 가장 좋은 방법은 아래 단계 에서처럼 한 번에 하나의 필드에 대해서만 체크 표시를 제거하는 것입니다.
이름, 나이 또는 프로그램을 제외한 모든 필드에서 일치하는 레코드를 계속 검색하면 부분 일치 레코드의 가능한 모든 조합이 제거됩니다.
부분 일치 레코드 찾기
- 필요한 경우 데이터 표의 데이터가 포함 된 셀을 클릭하십시오.
- 클릭 데이터 리본 탭.
- 클릭 중복 제거 아이콘을 사용하여 데이터 표의 모든 데이터를 강조 표시하고 중복 제거 대화 상자.
- 데이터 테이블의 모든 필드 이름 또는 열 머리글이 선택됩니다.
- 모든 필드에서 일치하지 않는 레코드를 찾아서 제거하려면 Excel에서 무시할 필드 이름 외에 확인 표시를 제거하십시오.
- 이 예제의 경우 옆에있는 확인란을 클릭하십시오. 학생 아이디 확인란을 제거하려면 열 머리글을 사용하십시오.
- Excel은 이제 Excel에서 일치하는 데이터가있는 레코드 만 검색하고 제거합니다. 성 , 머리 글자 , 및 프로그램 전지.
- 딸깍 하는 소리 승인
- 대화 상자가 닫히고 다음과 같은 메시지로 바뀝니다. 1 개의 중복 값이 발견되고 제거되었습니다. 6 개의 고유 한 값이 남아 있습니다.
- 두 번째 레코드를 포함하는 행 알 홀트 학생 ID가 ST348-252 데이터베이스에서 제거되었습니다.
- 딸깍 하는 소리 승인 메시지 상자를 닫습니다.
이 시점에서 예제 데이터 테이블에는 모든 중복 데이터가 없어야합니다.
