기록되지 않은 회의 규칙 21 개

몇 주 전, 나는 이메일의 쓰지 않은 규칙에 대해 글을 썼습니다. 종이에 올라 타면 모두 이익을 얻을 수있는 규칙이 많이 있습니다!

그런 점을 염두에두고, 두 번째로 큰 사무실 문제인 회의부터 시작하여 그 목록 중 몇 가지를 더 수행 할 것입니다. 성공적인 회의를 운영하는 방법에 대한 필수 규칙을 읽으십시오. 어디서나 동료가 감사합니다.

회의를 예약하기 전에 실제로 회의가 필요한지 확인하십시오. 전화 나 이메일을 통해 10 분이 지나서 해결할 수 있습니까?

모든 회의에는 목적이 있어야합니다. 결정을하거나 함께 행동을 취해야합니다. 업데이트는 거의 항상 이메일로 이루어질 수 있습니다.

필요한 시간보다 더 많은 시간을 예약하지 마십시오. 대부분의 회의는 최대 20 분, 30 분 또는 45 분이어야하는 1 시간 동안 예정되어 있습니다.

정시에 시작하십시오. 꼬챙이를 기다리지 말고 격려하십시오.

정시에 끝납니다. "우리 모두해야 할 일이 많으므로 30 분 이내에이를 해보도록하겠습니다."라고 말하면 사람들이 원하는만큼 효율적인 회의를 원한다는 것을 사람들에게 상기시켜줍니다.

꼭 필요한 사람들 만 초대하십시오. 회의에 사람이 많을수록 더 적은 일을합니다.

모든 회의에는 누군가 미리 회의를 진행해야합니다. 본인이 아닌 경우 다른 사람의 이름을 지정하십시오 (그리고 담당자가 본인을 알고 있는지 확인하십시오).

회의가 시작될 때 몇 분 안에 잡담을합니다. 우리는 로봇이 아닌 사람이며 동료와의 관계를 구축하면 비즈니스를보다 원활하게 운영 할 수 있습니다.

사람들이 미리 무언가를 읽도록하려면 적어도 3 시간 전에 미리 보내는 것이 좋으며 그 전날이 더 좋습니다. 20 분 전에 보내는 것은 쓸모가 없습니다.

회의 공간을 미리 예약하거나 회의 시작 10 분 전에 미리 알아 두십시오. 모두가 견인 할 때 복도를 돌아 다니는 것은 모두의 시간을 낭비하는 것입니다.

의제를 설정하고 회의 시작시 공유하여 모든 사람을 추적하십시오.

사람들이주의를 기울이기를 원하는 경우, 회의가 시작될 때 여러 유인물을주지 마십시오. 그들은 뒤집기 시작하고 산만해질 것입니다.

회의 중에는 전화 나 이메일을 확인하지 마십시오. 모든 사람이 당신이하고있는 일을 말할 수 있으며, 그들은 같은 일을 시작합니다.

회의가 진행되는 동안 다음 단계를 추적하십시오. 모든 활동 항목은 회의 후에 알림으로 보내야합니다.

누군가가 할당되지 않은 액션 아이템은 쓸모가 없습니다. 대부분의 경우 마감일도 필요합니다.

누군가가 말을 너무 많이하는 경우 그 사람을 잘 자릅니다. 마찬가지로 누군가가 말을 너무 적게하면 참여하도록 노력하십시오.

대화가 주제를 벗어난 경우에는 대화를 받아 들여야합니다. 대화를 다시 시작해야합니다. "10 분 남았 기 때문에 나중에 도움이된다면 나중에 논의 할 시간을 예약하십시오"라는 말이 완벽하게 작동합니다.

회의 시간이 1 시간 이상이면 휴식 시간을 정하고 참석자들에게 미리 알려주십시오. 그들이 45 분 안에 이메일을 확인할 수 있다는 것을 알면 지금 집중하는 데 도움이됩니다.

신체 언어를보십시오. 사람들이 지루하거나, 풀리거나, 시간을 낭비하는 것처럼 느끼는지를 쉽게 알 수 있습니다.

필요한 경우 메모 작성기를 지정하여 회의 운영에 집중할 수 있습니다.

일정에서 되풀이 모임이 필요한지 정기적으로 평가하고, 필요한 경우 형식, 기간 및 참석자가 효과에 기여하는지 정기적으로 평가하십시오. 그렇지 않다면? 바꿔줘!