최근 저는 똑똑한 사람들과 함께하면서도 나에게 나쁜 인상을 남겼던 점점 더 많은 비즈니스 관련 전화 통화를 해왔습니다. 물론, 전화는 매우 단순 해 보이지만 피할 수 있었던 기술 결함에서 시간 관리가 좋지 않은 것에 이르기까지 고객과 동료의 인상에 영향을 줄 수 있습니다 (생산성은 말할 것도 없습니다).
따라서 이메일과 회의에 대해 기록되지 않은 규칙이있는 것처럼 모든 사람이 따라야하는 비즈니스 전화 및 전화 회의 지침을 작성합니다. 더 생산적이고 성가신 전화가 영원히 계속됩니다!
어떤 사람이 누구에게 전화를 걸고 전화를 걸기 전에 동의하십시오. 전화는 "어디서 전화를해야합니까?" 모두의 시간을 낭비합니다.
일반적으로 다른 사람에게 무언가를 요구하는 경우, 그에게 전화하도록 제안해야합니다. 다른 사람을 돕고 있다면 다른 사람을 쫓지 않도록 그 사람에게 전화하도록 요청하십시오.
필요한 시간 동안 통화를 예약하고 5 분, 10 분 또는 20 분이 소요될 수 있습니다. 가장 가까운 30 분 단위로 반올림해서는 안됩니다.
미리 전화가 늦 겠다는 것을 미리 알고 있다면, 상대방에게 이메일을 통해 알리고 준비가되면 전화를 걸도록 제안하십시오.
전화를 건 사람이 전화를받지 않으면 처음으로 메시지를 남기지 마십시오. 1-2 분 후에 다시 시도하십시오. 상대방이 전화를받지 못하면 메시지를 남기고 이메일을 보내서 전화를 걸고 시간이 얼마나 남았는지 알려줍니다. 긴급한 경우가 아니라면 다시 전화하지 마십시오.
두 사람 이상이 대화하는 경우 미리 전화 접속을 설정하십시오. 이를 지원하는 UberConference와 같은 많은 무료 서비스가 있습니다.
가능한 한 적은 수의 사람들에게 연락을 취하고 모든 사람이 실제로 필요한지 확인하십시오. 더 많은 사람들이 줄을 세울수록 더 적은주의를 기울입니다.
신호가 좋은 조용한 위치에서 전화를 받고 있는지 확인하십시오. 가능한 한 유선을 사용하면 신호 문제를 피할 수 있습니다.
시끄러운 곳에서 잡히면 사람들이 말하지 않는 한 음소거 상태임을 즉시 알립니다. 존중하는 일입니다.
정기적으로 사용하는 전화에서 전화를 걸지 않으면 작동 방법을 알고 있어야합니다. 이것은 알 수없는 사무실 전화 시스템을 사용할 때 특히 중요합니다.
데모를 수행하지 않는 한 슬라이드를 사용하여 통화 중에 무언가를 제시하지 않는 것이 좋지만, 그렇지 않은 경우에는 이메일을 통해 보내지 마십시오. 대신, GoToMeeting 또는 Screenleap과 같은 화면 공유 서비스를 사용하여 사람들이 훔쳐 보지 말고 앞으로 나아간 다음주의를 기울이지 않도록하십시오.
화면 공유 서비스를 사용하는 경우 통화가 시작되기 전에 작동하고 상대방에게 통화보다 먼저 필요한 것이 설치되어 있는지 확인하십시오.
사람들과 처음 만나거나 사람들이 관심을 갖기를 원한다면 화상 회의를 고려하십시오.
회의와 마찬가지로 정시에 시작하십시오. 꼬챙이를 기다리는 것만 장려합니다.
전화 회의에 참여하는 경우 즉시 자신을 소개하여 일대일 대화라고 생각한 것에 대해 3 분 동안 듣고 있다는 사실에 아무도 놀라지 않도록하십시오.
누군가가 늦게 가입하면 그를 붙 잡지 마십시오. 그것은 다른 사람들의 시간을 낭비합니다. 이 사람에게 전화가 끝났을 때 다른 사람을 따라 가서 빠진 것을 보라고 격려하십시오.
자신이 누구인지, 그리고 전화가 시작된 후 120 초 이내에 왜 전화했는지에 대한 개요를 제공 한 다음 안건 또는 목표를 설정하십시오. 통화중인 다른 사람이 원하는 정보를 즉시 알아야합니다.
각 통화의 처음 몇 분 동안 모든 사람이 대화해야하는 시간을 확인하여 그에 따라 대화를 관리 할 수 있습니다.
회선에 사람이 3 명 이상인 경우 주최자는 빠른 롤 콜을 수행하여 모든 사람이 있는지 확인하고 가능한 경우 간략하게 소개해야합니다.
비즈니스를 수행하는 데 도움이 될 경우 개별 소개 만 수행하고이를 의제로 고려하십시오. 그렇지 않으면 많은 시간을 낭비하게됩니다.
전문 지식을 공유하는 것이 아니라면 70 %를 초과하여 말해서는 안됩니다. 많은 사람들이 전화를하면 그 숫자는 25 %로 떨어집니다.
문장을 짧게 유지하고 아이디어 사이에 규칙적으로 멈 춥니 다. 이를 통해 사람들은 뛰어 들거나 질문을 할 수 있습니다.
통화 주최자 인 경우 사람들이 말을하지 않고 다른 사람이 대화를 독점하고있는 경우 참여하도록 전화를 걸어야합니다.
음소거 버튼을 전략적으로 사용하십시오. 통화의 90 %를 음소거하면 완전히주의를 기울이지 않았을 수 있습니다.
이메일을 확인하는 사람이 아니며 질문을 반복하도록 요청해야합니다. 대부분의 통화 중에 이메일을 확인하는 것이 너무 길거나, 너무 길거나, 너무 많은 사람들이 참여했거나, 통화 할 필요가 없습니다.
통화가 끝나기 5 분 전에 모든 사람에게 통화가 끝났다고 경고하고 질문이 있는지 묻습니다. 가능하다면 다른 사람의 시간과 무관심한 일이 없도록하십시오.
통화가 진행되는 동안 다음 단계를 추적하고 나중에 알림으로 이메일을 통해 보내십시오.
알려주세요! 가장 좋아하는 전화 규칙은 무엇입니까? 우리가 놓친 게 있습니까?
