알아야 할 25 가지 기본 이메일 에티켓 규칙-뮤즈

이메일. 그것은 주요한 편리함과 끊임없는 산만입니다. 그러나 현재의 느낌에 관계없이 한 가지 확실한 점은 피할 수없는 필요성입니다. 전자 메일을 하나만 작성하지 않고는 근무일을 통해 보낼 수 없습니다.

그리고 전문가가되고 싶고 분명하고 효율적인 방법으로 요점을 파악한다면 동료가 순수한 좌절감으로 책상에 머리를 눕히고 싶지 않습니까? 글쎄, 당신이 염두에 두어야 할 몇 가지 다른 에티켓 규칙이 있습니다.

“예, 그래요 나는이 모든 것을 백만 번 전에 들었다”고 생각하고있다. 그러나이 포인트가 몇 번이나 집에 몰려 들었더라도 지난 주에 적어도 한 번은 일반적인 전자 메일 가짜 pas를 계속 했을 것입니다.

말할 필요도없이, 우리 모두는 때때로 새로 고침을 사용할 수 있다고 생각합니다. 따라서 알고있는 이메일 에티켓 규칙을 모두 이해하는 데 도움이되는 유용한 목록이 있습니다.

기초

집을 지을 때 지하실에서 시작합니다. 따라서 이메일의 특정 섹션으로 들어가기 전에 기본 사항을 살펴 보겠습니다.

이 기사의 다른 모든 부분을 무시하거나 잊어 버리더라도 최소한이 상자를 선택했는지 확인하십시오.

예를 들어 구직 신청 또는 정보 면접을 위해 개인 주소에서 보내는 경우 주소가 여전히 전문적인 소리인지 확인하십시오. 올바른 인상을 남기고 싶을 때“[email protected]”은이를 줄이지 않을 것입니다.
화난 메시지를 받거나 분노한 경우 몇 분 동안 컴퓨터에서 나오십시오. 더운 순간에 무언가를 발사하면 문제가 발생합니다.
친근한 인사와 폐회를 포함하십시오. 전체 메시지가 훨씬 완벽하고 세련되고 전문적인 느낌을줍니다.
교정. 충분했다.

타이밍

효과적인 타이밍은받은 편지함을 통해 최선을 다할 때 잊을 수없는 것들 중 하나입니다.

그러나 사려 깊고 긴 메시지에 대한 즉각적인 한 단어 응답을 받았거나 걱정스럽게 기다리는 응답을 받기 위해 몇 주를 기다렸다면 타이밍이 약간 가치가 있다고 동의 할 것입니다. 더 고려.

일반적으로 가능한 한 빨리 이메일에 응답하십시오. 사람들을 교수형에두고 싶지 않습니다.
메시지에 약간의 시간과 생각이 더 필요한 경우, 반항 식으로 즉시 해고하지 마십시오. 대신 답장을 받고 수신했는지 확인하고 발신자에게 생각을하는 데 약간의 시간이 걸릴 것이라고 알립니다.
답변을 잘 확인하는 데 도움이되는 유용한 팁이 있습니까? 공동 창립자 인 Alex Cavoulacos는 응답 속도가 빠를수록 답변 시간이 짧아 질 것을 권장합니다.

받는 사람

끝없는 이메일 체인. 나와 관련이없는 메시지를 통해 계속해서 CC를 참조하는 동료 편리한 BCC 분야가 무엇인지 전혀 모른다고 생각되는 팀원들.

그들은 적어도 다른 사람들이 그것을 저지를 때 당신이 아마 다룰 것입니다. 그러나 잠시 동안 스포트라이트를 켜 봅시다. 받는 사람 목록과 관련하여 이러한 에티켓 규칙을 위반 한 적이 있습니까?

“전체 회신”을 사용할 때는주의하여 진행하고 해당 스레드의 모든 사람 을 업데이트해야하는 경우에만 사용하십시오. 경고를 받았습니다.
BCC를 사용하는 것을 두려워하지 마십시오. 특히 모든 주소 또는 수신자가 모든 사람에게 표시되는 것을 원하지 않는 경우에 특히 그렇습니다.
명심해야 할 유용한 규칙은 다음과 같습니다.“받는 사람”필드에 누군가를 나열하면 응답을 기대할 수 있습니다. 대조적으로, 당신이 그 사람을 참조한다면, 당신은 단순히 다른 사람들에게 당신의 메시지를 계속 보내고 있습니다.
이 모든 것을 말하면, 이메일에 포함시킬 수있는 사람이 적을수록 좋습니다. 부엌에 요리사가 너무 많으면 혼란스러워지고 전선이 끊어 질 수 있습니다.

제목 줄

사람들이 주목할 메시지의 첫 부분은 무엇입니까? 쉽습니다 : 당신의 주제.

이미 알고 있듯이 훌륭한 제목 줄은 전자 메일 전체에 놀라운 일을 할 수 있습니다. 나쁜 주제? 글쎄, 그것이 수신자들 사이에 많은 악화를 일으킬 수 있다고 가정 해 봅시다.

“체크인”과 같은 모호한 문구에 의존하지 않고 제목을 구체적으로 지정하십시오. 그러면 수신자가 메시지 내용을 즉시 모을 수 있습니다. 또한 나중에 필요할 때 쉽게 찾을 수 있습니다.
짧게 유지하십시오. 당신이 그것을 구체적으로 원하지만, 그것이 그것의 독립형 단락이어야한다는 것을 의미하지는 않습니다. 10 단어 미만을 고수하십시오. 그보다 긴 단어는 아마도 자신의 문장 일 수 있습니다.
아무리 바쁘더라도 주제 필드를 완전히 건너 뛰지 마십시오. 받은 편지함에서 불길한 "제목 없음"을 보는 것을 좋아하는 사람은 없습니다.

이메일 본문

메시지의 고기와 감자입니다. 다른 분야도 중요하지만, 처음에 상대방에게 연락하는 이유를 명확하게 알 수 있습니다.

그렇습니다. 직장 커뮤니케이션은 점점 캐주얼 해졌습니다. 그렇다고해서 이메일이 완전히 정리되지 않은 엉망으로 변하고 싶다는 의미는 아닙니다. 이러한 에티켓 규칙을 준수하고 메시지가 세련되고 전문적이어야합니다.

이것은 가능한 한 명확하고 간결하게하고 싶은 또 다른 지점입니다. 전자 메일의 황금률을 고려할 수 있습니다. 결국, 설명하기 위해 텍스트 페이지가 필요한 경우 직접 또는 전화로하는 것이 좋습니다.
학교에서 배운 모든 전통적인 글쓰기 규칙을 지키십시오. 즉, 적절한 문장 구조, 대문자, 문장 부호 및 이모티콘으로 메시지를 버리려는 유혹에 저항해야합니다.
메시지에 명확한 요청 또는 조치 항목이 포함되어 있는지 확인하십시오. 동료에 대한 의견을 요청하거나 프로젝트에 대한 세부 정보를 찾고 있는지 여부에 관계없이 전자 메일을 보내야하는 확실한 이유가 있어야하며 그 이유를 명시 적으로 만들어야합니다.
수신자에게 조치가 필요하지 않고 업데이트를 제공하기 위해 이메일을 보내는 경우에도이를 명확하게하십시오. 사람들은 자신이 기대하는 것을 알고 메모에서 멀어져 야합니다.
필요한 경우 글 머리 기호 또는 번호 매기기 목록을 사용하십시오. 우리는 모두 바쁩니다. 일부 서식을 사용하면 메시지를 쉽게 살펴보고 하이라이트를 얻을 수 있습니다.
중요한 정보는 눈에 잘 띄도록 굵게 표시하지만 모든 대문자를 사용하지 마십시오. 소리를 지르는 것처럼 보입니다.
읽을 수있는 글꼴을 사용하고 너무 많은 글꼴 색상을 사용하지 마십시오. 메시지를 가능한 한 쉽게 읽을 수 있기를 원합니다.

첨부

이메일에 무언가를 첨부해야합니까? 그것은 종종 사후 검토이며, 당신은 "보내기"를 누르기 직전에 필요한 것을 촉구합니다.

그러나 첨부 파일은 전자 메일 세계의 와일드 웨스트가 아닙니다. 아니요, 계속 따라야 할 몇 가지 에티켓 규칙이 있습니다.

무엇이든 부착하기 전에 실제로 필요한지 확인하십시오. 두 문장이 포함 된 한 페이지짜리 Word 문서를 첨부 할 필요는 없습니다.
확실하지 않은 경우 파일을 PDF로 첨부하여 호환성 문제가 발생하지 않도록하십시오.
큰 첨부 파일을 보내야하는 경우 먼저 "zip"또는 압축해야합니다.
이메일 본문을 작성하기 전에 파일을 첨부하는 습관을 가지십시오. 이렇게하면 "죄송합니다. 첨부 파일을 잊어 버렸습니다!"라는 후속 메시지를 피할 수 있습니다.

당신이 당신의 눈을 굴리고 전에 당신이이 모든 것을 들었다고 주장한다면, 나는 당신을 비난하지 않습니다. 그러나 기회는 여전히 자주 반복되는 에티켓 규칙을 지키지 못하는 경우가 있습니다.

따라서, 자동 조종 장치에서 벗어나 메시지에 더주의를 기울이는 친근한 알림이라고 생각하십시오. 동료들이 감사합니다.

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