수십 명의 가상 직원으로 구성된 대규모 조직을 운영하는 사람으로서 저는 상당히 많은 양의 이메일을 보았습니다. 그리고 인생의 다른 모든 것들과 마찬가지로 일부 메시지는 다른 메시지보다 낫습니다.
이메일 통신의 세계에서 "웃음"은 아마도 메시지를 읽을 때 상사가 마지막으로 말하고 싶은 것입니다. 따라서 어떤 유형의 메시지를 보내지 말아야하며 어떻게 더 좋게 만들 수 있습니까? 아래는 세 가지 주요 예입니다.
1. 불필요한 후속 이메일
후속 이메일은 모든 형태와 형태로 제공되므로 무엇이 불필요한가? 모든 메시지가 상사에게 이메일을 보내도록 요청하는 것이 중요한 서신보다 성가신 것입니다.
많은 사람들이이 이메일을 편집증으로 보내어 잘못했거나 놓친 부분을 보냈지 만, 누군가에게 기회를주지 못했을 때 몇 개의 후속 이메일을받는 것이 끔찍하다고 보스의 관점에서 말할 수 있습니다. 호흡하는.
예를 들면 : 오래 전, 한 시간 안에 이메일에 답장을하지 않으면 당황한 직원이 있었는데, 그것이 잘못되었다는 것을 의미한다고 생각했습니다. 그녀의 이메일로). 나는 하루 종일 집에 왔을 때 그녀의 메시지를 받았는지 묻는 6 개의 이메일 (예, 6 !)을 찾기 위해 특정 사례를 생각할 수 있습니다.
Yikes.
대신 보낼 것
대부분의 사람들은 하루에 6 개의 후속 이메일을 보내는 것처럼 편집증이 아니지만, 한 번의 잘못된 후속 이메일만으로도 상사가 귀찮게 될 수 있습니다.
귀하의 이메일 내용을 오늘 처리해야하는 경우가 아니면 (이 경우 이메일 대신 직접 상사와 상담해야합니다) 24 시간 이상 기다린 다음 '가짜 팔로우' -업”메시지.
후속 조치를 보내야합니다 (“이틀 전에 보낸 분기 보고서를 받았는지 확인하기 만하면됩니다”). 그러나 다음 프레젠테이션에 대한 질문이든 현재 프로젝트를 업데이트합니다 (“아, 우리는 방금 X 계정에서 최신 번호를 얻었고 판매는 30 % 증가했습니다!”). 이를 통해 상사에게 업데이트를 요청하는 동시에 가치를 더할 수있는 정보를 제공하여 자신을 괴롭히는 것처럼 느끼지 않을 수 있습니다.
2. 새로운 아이디어가 담긴 이메일
나는 팀의 열정적 인 멤버들을 절대적으로 좋아하지만 조금 압도적 인 것은 직원들이 나에게 새로운 아이디어를 모두 별도의 이메일로 보낼 때입니다. 마케팅 팀의 누군가가 영감을 받고 새로운 아이디어를 계속 보내면서 24 시간 동안 10 개의 서로 다른 이메일을 받았습니다.
시도해야 할 새로운 것들이 너무 많았지 만 모든 것을 카탈로그 화하고 들어오는 모든 전자 메일과 아이디어를 추적하는 것은 매우 혼란 스러웠습니다. 하나의 전자 메일에 새로운 아이디어 또는 개념이 포함되어 있어도 매우 쉽습니다. 받은 편지함 인 블랙홀에서 잃어 버리기
대신 보낼 것
먼저 아이디어를 기르기 위해 더 적절한 시간을 기다리는 것이 좋습니다. 마케팅 팀 직원의 경우 다음 주에 예정된 Google 행 아웃 회의에서이 모든 것을 발표 할 때까지 기다렸습니다.
적절한시기가 확실하지 않거나 어떤 이유로 든 이메일이 유일한 옵션 인 경우, 새로운 아이디어가 있으며 공유 할 수있는 가장 좋은 방법을 알고 싶다고 상사에게 이메일을 보내는 것이 좋습니다. 그들이 될 것입니다. 직원이 저에게 물었다면, 그녀가 원하는 모든 것이 담긴 Word 문서가 담긴 이메일 하나를 보내라고 말했을 것입니다. 훨씬 능률적이고 나중에 저장하기 쉬웠을 것입니다. 상사는 빠른 통화를 통해 대화를하거나 아이디어를 비축 한 다음 특정 요일에 en-masse로 이메일을 보내도록 요청할 수 있습니다.
3. 상사가 아무 이유없이 참조되는 이메일
모든 전문가는 실제로 포함되지 않은 전자 메일 스레드에 대해 불만을 갖게 될 것입니다. 점점 늘어나는 전자 메일 더미에 추가되고 필요하지 않은 내용을 읽는 데 시간을 낭비하게됩니다.
직원의 관점에서, 나는 그것을 얻는다 : 당신은 당신의 상사가 당신이 일을하고 있음을 알리고 의사 소통을 개방하고 있다는 것을 알고 싶어한다. 그러나 대부분의 경우 실제로이 모든 일은 상사의받은 편지함을 막는 것입니다.
대신 보낼 것
당신의 상사가 반드시 루프에 있어야하지 않는 한, CC 라인에서 그를 빼내고, 일단 대화가 끝나면 대화 중에 나온 관련 정보를 아주 짧은 요약을 보내십시오 (“FYI, Company Y는 Z 날짜에 그 이야기에 실 렸습니다”). 세부 정보를 파악할 때 관리자가 지속적으로 루프 상태를 유지하지 않고 진행 상황을 관리자에게 알려줍니다. 하나의 이메일이 42보다 우선합니다!
전반적으로 상사에게 이메일을 보내는 게임의 이름은 메시지를 능률화하고 보내는 것에 대해 더 선택적인 것입니다. 직관적이지 않은 것처럼 들릴 수 있지만 직원으로부터 적은 수의 전자 메일을 수신하지만 모든 것이 의미가있는 경우, 내가 항상 듣는 사람보다 더 나은 일을하고 있다고 생각합니다.
