지난달, 제대로 위임하는 방법, 도구를 최대한 활용하는 방법, 의미있는 방식으로 프로젝트를 종료하는 방법 등 프로젝트 관리 개선을위한 세 가지 팁을 제공했습니다. 그러나 프로젝트 관리는 새로운 접근 방식과 관점을 지속적으로 제시하는 방대한 연구 분야에서 매우 많은 고유 한 과제를 제시하므로 더 많은 조언을 구할 수 없었습니다.
이 팁은 몰래 침입하여 성공을 방해 할 수있는 몇 가지 사항을 사전에 관리하는 데 중점을 둡니다. 때로는 작은 실패 악마가 모든 구석에 숨어있는 것처럼 느끼면서 좋은 "gotcha!"를주기를 기다립니다. 위험 관리, 변경 관리 및 범위 관리가 성공 가능성을 높이는 방법은 다음과 같습니다.
1. 위험에주의를 기울이십시오
위험은 아직 구체화되지 않은 위협이며, 구체화를 막기 위해 할 수있는 첫 번째 일은 단순히 존재한다는 것을 아는 것입니다. 고객이 청구서를 지불하는 데 사용할 수있는 새로운 응용 프로그램을 개발하는 경우 위험은 경미하거나 중간 정도 (팀원이 재 할당되고 직원이 짧음)에서 주요 사항 (모바일 지불 규정 변경으로 인해 완전히 다른 기술을 사용하십시오). 모든 위험이 발생하는 것을 막을 수는 없지만, 가능한 위험에 대한 포괄적이고 신중한 설명을 통해 가능성을 관리 할 수 있습니다.
프로젝트 계획 단계에서 타임 라인, 예산 또는 프로젝트를 완료하는 전반적인 능력에 문제가 될 수있는 위험을 추적 할 수있는 위험 로그를 개발하십시오. 온라인에는 다양한 템플릿이 있지만 위험에 대한 설명, 발생한 날짜, 발생할 가능성 및 그에 따른 결과의 심각성을 포함하여 대부분의 템플릿을 제안합니다. 각 위험 요소에는 위험 요소를 모니터링 할 담당자가 있어야하며, 가장 중요한 것은 해당 위험이 발생할 가능성을 줄이기 위해 취할 수있는 의미있는 조치가 있어야합니다 (있는 경우). 예를 들어, 서버 장애로 인해 사람들의 데이터가 손실 될 위험은 백업 서버를 설치하려는 완화 계획에 의해 충족 될 가능성은 낮지 만 심각도는 높습니다. 확률이 낮더라도 그 영향을 너무 커서 그 가능성을 설명하는 초기의 안전한 단계가 비용과 노력의 가치가 있습니다.
이 문서는 살아 숨쉬는 문서이어야하며 프로젝트 과정에서 발생할 수있는 새로운 위험을 설명하고 모니터링해야합니다.
2. 변화를위한 토대 마련
프로젝트 관리는 어떤 식 으로든 현 상태를 혼란스럽게한다는 것을 의미합니다. 그리고 많은 사람들이 가장 적게 말하기에는 변화가 있다는 것을 비밀로 알고 있습니다. 프로젝트 관리 연구소의 백서에서 Marge Combe 컨설턴트는 변화하는 준비의 개념을 자본 (인간 및 기타) 조직이 변화에 전념 할 준비가되어 있고 협력이 필요한 사람들의 심리적 의지에 대해 논의합니다. 변경을 구현하십시오. 변화를 감당할 여유가 없거나 모든 근로자가 항의의 징후와 함께 줄을서는 경우, 앞으로 나아갈 입장이 아닙니다.
그렇다면 크고 작은 변화를위한 토대를 마련하기 위해 무엇을 할 수 있습니까? 변경 관리의 실질적인 측면은 처리하기가 조금 더 쉽습니다. 작업을 수행 할 돈, 장비 또는 기술 역량이없는 것이 확실하다면 바로 해결해야합니다.
보다 신중한 처형이 필요한 것은 문화적, 심리적 일입니다. 직원이나 고객이 변화에 저항하는 경우 시간을내어 그 이유를 이해하십시오. 아마도 당신이 해결하지 못한 오해가 있거나 고려하지 않은 계획에 중대한 결함이있을 수 있습니다. 사무직 팀이 종이 양식에서 전자 양식으로의 전환에 대해 고민하고있을 수 있습니다. 팀이 변경에 저항력이 있다고 가정하기보다는 예약과 관련한 논의에서 전자 시스템이 예외를 처리 할 수있는 방법이 없다는 것을 알 수 있습니다. 오늘 하루 종일 사용할 직원의 관점을 이해하면 변경이 전체 조직에 도움이 될 수 있습니다.
변화에 개방적인 사람들과 변화와 그 이점을 이해하는 조직은 변화를 사람들을 어두운 곳에서 유지하는 조직보다 완벽하게 발생한다는 것을 훨씬 더 많이 보게됩니다.
3. 범위 크리프를 필멸의 적이라고 생각하십시오
스코프 크리프 (프로젝트의 매개 변수가 설정 한 원래 경계를 점진적으로 초과하는 경우)는 빈번한 프로젝트 탈선 자입니다. 그리고 이것은 주로 원래의 범위로 확장하는 것이 합리적이라고 생각되기 때문입니다. “왜 그렇게 생각하지 않았습니까?”라는 순간에 이마를 때리거나 여분의 종이나 호루라기가 매일 노동자 시간을 절약 할 수 있다고 이해 관계자에게 확신하는 것을 알 수 있습니다.
일반적으로 이러한 요구에 부응하지 마십시오.
물론, 때로는 요구 사항이 변경되기 때문에 모든 것을 말하고 마치면 돌아 오는 것보다 오늘날 게임을 변경하는 것이 더 쉬울 수 있습니다. 그러나 이러한 추가 사항은 종종 합산되어 예산 초과 및 일정 외의 불행한 우주로 곧장 전달됩니다.
스코프 크립을 방지하는 가장 좋은 방법은 더 많은 시간과 에너지를 선구자 요구 사항에 집중하고 주제 전문 지식을 가진 사람들과 철저하게 인터뷰하며 빠진 것이 있는지 확인하기 위해 올바른 질문을하는 것입니다. 불가피한 경우에는 범위 변경으로 인한 비용과 이점을 신중하게 고려하십시오. 필요한 경우 원래 프로젝트가 시작된 후에 다시 방문 할 수있는 2 단계 개선 사항의 실행 목록을 유지하십시오.
타임 라인에서 원하는 결과를 얻는 것의 많은 부분을 사전 예방 적으로 추적 할 수 있습니다. 문제가 발생하기 전에 냄새를 맡을 수 있도록 훈련 시키십시오. 당신은 모든 것을 생각하지는 않지만, 선견은 언젠가 뒤를 out습니다.
