일괄 검사 메시지에서 종소리와 휘파람 추가에 이르기까지받은 편지함을 최적화하는 데 시간이 얼마나 걸리더라도 전자 메일은 우리의 삶을 대신합니다. 지난 달 내 통계를 살펴보면 10, 000 개가 넘는 이메일 (eek!)을 수신하여 처리 했으므로이 모든 온라인 통신을 관리하는 올바른 방법을 찾는 것이 일상적인 정신 건강에 중요했습니다.
그러나 이메일을 관리하는“올바른 방법”은 개인의 스타일에 따라 크게 달라집니다. 가장 인기 있고 성공적인 전략 중 일부를 정리하여 가장 적합한 전략을 결정할 수 있습니다.
1. LIFO : 최후의 최후
이 기술은 오래된 것들이 스스로를 다루게하는 데 전념합니다. 사람들이받은 편지함을 처리하고 이메일 하향식 (일명 가장 최근에받은 이메일로 시작)을 통해 읽는 가장 일반적인 방법입니다.
이는 매우 편리하고 직관적이지만이 전략에는 두 가지 주요 위험이 있습니다. 첫 번째 위험은 일관성이없는 응답으로 끝날 수 있다는 것입니다. 이메일에 많은 시간을 할애하는 날에는 매우 빠른 연락처에 답장을 보내 게됩니다. 바쁜 날이나 회의 중에는 메시지가 쌓여 새로운 이메일에 묻 힙니다.
두 번째 위험은 시간 내에 후속 조치를 취하지 않았기 때문에 좋은 기회를 놓칠 수 있다는 것입니다. 이 전략을 사용하기로 선택했지만 이러한 위험을 줄이려면 일주일에 한두 시간 차단하여 역 연대기 방식으로 전환하는 것이 좋습니다 (아래에 간략하게 설명되어 있음). 이렇게하면 중요 할 수있는 오래된 것을 모두 지울 수 있습니다.
역 역학
역순으로 접근하는 LIFO의 반대는 가장 오래된 이메일을 먼저 처리한다는 의미입니다. Gmail을 사용하는 경우 오른쪽 상단의 이메일 카운터를 클릭하면받은 편지함의 정렬을 전환 할 수 있습니다.
이 전략을 사용하면 자주 발송 한 더 어려운 이메일에 직면하게되는데 이는 만성 미루는 사람에게 좋습니다. 그러나이 전략에는 한 가지 단점이 있습니다. 실제로 즉시 응답해야하는 긴급한 이메일을 지속적으로 수신하는 곳에서 일하는 경우 역순으로 접근하는 것이 위험 할 수 있습니다. 따라서 실제 근무일 동안이 전략을 LIFO와 확실히 결합 할 수 있습니다.
3. 예터 박스
Zappos CEO Tony Hsieh가 널리 사용하는 Yesterbox 기술은 오늘 어제 수신 한 모든 이메일을 처리하는 데 중점을 둡니다. Hsieh는 다음과 같이 설명합니다.
“매일 '해야 할 일'목록은 단순히 어제의 이메일받은 편지함입니다 (따라서 'Yesterbox'). 이것에 대한 좋은 점은 아침에 일어 났을 때, 얼마나 많은 전자 메일을 통과해야 하는지를 알고, 어제부터 각 전자 메일을 처리하고받은 편지함에서 제거 할 때 진척이 있다는 것입니다. 실제로 포인트가 있습니다. 어제부터 처리 할 이메일이없는 경우 작업이 완료되면 실제로 완성도를 느낄 수 있습니다.”
이것은 끊임없이 이메일에 빠져들고 싶어하는 사람에게는 훌륭한 전략입니다. 전체 방법을 읽는 것이 좋지만 가장 좋은 부분은받은 편지함에 대해 다시 제어 할 수있는 정도입니다. 다른 방법과 달리 대상은 하루가 지날 때와 동일하게 유지되며 시간이 지남에 따라 전자 메일이 통과하는 데 걸리는 시간을 더 잘 처리 할 수 있습니다. 어제 25 개의 이메일을 받았습니까? 좋아요, 시간이 조금 걸릴 수 있습니다. 70 개의 이메일이 들어 와서 좋은 하루 되세요? 미리 계획하고 추가 시간을 차단하여 볼륨을 관리 할 수 있습니다.
4.받은 편지함 0
Merlin Mann이 만든 용어 인 Inbox Zero는 항상받은 편지함을 100 % 비워 두는 것이 목표 인 이메일 전략입니다. 여기에는 큰 이점이 있습니다. 모든 것이 항상 처리되므로 실제로 조치를 취하기 전에 전자 메일을 세 번 다시 읽는 데 시간을 낭비하지 않아도됩니다. 이 전략은받은 편지함을 완전히 제어하려는 Type-A 목록 작성기 (예 : 나와 같은)에게 적합합니다. 그러나 제 경험상 이걸 너무 많이 받아도받은 편지함에 쉽게 생명을 불어 넣을 수 있습니다. 전문가 팁 : 선택한 날짜와 시간까지받은 편지함에서 메시지를 보관할 수있는 앱인 Boomerang for Gmail과 Inbox Zero를 결합하여 나중에 필요할 때 실제로 응답할지 지연 할지를 결정할 수 있습니다.
처음 시도하는 경우 시작하기 전에 Lily Herman의 일주일 내내받은 편지함을 유지하는 것이 좋습니다.
각 방법을 시도한 후에는 전략을 선택하는 것이 개인 취향을 격려하고 싶은 습관과 일치시키는 것에 관한 것이라고 확신 할 수 있습니다. 믹싱 및 매칭이 가장 효과적이라는 것을 알 수 있습니다. 받은 편지함 제로에 오래 갔고 마지막 몇 가지 작업을 수행해야하는 스트레스는 그만한 가치가 없다고 결정했습니다. 하지만 매일 밤 잠자리에들 때까지받은 편지함을 20 개 미만의 전자 메일로 유지합니다. 화면에 모든 메시지가 표시되어 균열이 없는지 빠르게 확인할 수 있습니다. 받은 편지함의 노예가 아니며 귀하의 의견을 듣고 싶은 사람이 적시에 답변을 받고 있다면 누가 판단해야합니까?
