매우 바쁜 사람들을위한 45 가지 생산성 팁-The Muse

회의에서 회의로 실행합니다. 받은 편지함은 서까래로 가득 차 있습니다 (그리고 여기까지 있습니다). 당신은 매일 일하는 시간과 시간을 보내고 여전히 할 일 목록에 찌그러진 느낌이 들지 않습니다.

우리는 이해한다. 우리는 거기에 있었다. 그리고 우리는 하루에 충분한 시간이 없을 것이라는 것을 알고 있습니다. 따라서 우리는 최대한의 시간을 할애 할 수있는 최고의 생산성 팁 목록을 작성했습니다.

당일의 공격 계획부터 전자 메일이 항상 나타나는 것처럼 보이는 방해 요소를 처리하는 데 이르기까지, 모든 것을 최대한 효율적으로 수행하여 다른 일을 할 시간을 갖도록 도와드립니다 (예 : 당신은 알고있다).

할 일 계획

1. 하루에 할 수있는 일의 수를 과대 평가하지 마십시오. 대규모 할 일 목록을 작성하는 대신 (완료하지 않으면 좌절감을 느끼는 대신) 1-3-5 할 일 목록을 사용해보십시오. 한 가지 큰 작업, 세 가지 중간 작업, 다섯 가지 매일 작은 작업을 수행합니다.
2. “내가 이미 무언가를 마쳤다면 그것을 적어두고 목록에서 확인하십시오. 어떤 일이 벌어지는 것을 보는 것은 항상 기분이 좋습니다.” Michael Peggs, @michaelpeggs
3. 과업에 감정을 심어보십시오. 큰 고객 피치를 마치면“승리”를 느끼거나 세금 환급을 마치면“대규모 구제”가이를 통해 힘을 얻는 데 도움이 될 수 있습니다.
4. 목록에 하나의 할 일처럼 큰 프로젝트를 두지 마십시오. 대신 작은 목표로 나누어 최종 목표를 달성하는 데 도움이되도록하십시오.
5. “에버 노트 덕분에, 나의 조직 시스템은 노트북 페이지, 스티커 메모 및 텍스트 편집 파일의 복잡한 매시업에서 노트북, 휴대폰 및 태블릿에 동기화 된 꽉 짜여진 통합 된 Evernote 시스템으로 전환되었습니다. 고객 메모에서 블로그 초안, 음성 스크립트에 이르기까지 모든 것이 있습니다.” Michael Terrell, @michaelterrell
6. 직장과 생활에서해야 할 모든 일에 대해 생각할 때, 아웃소싱을 통해 판에서 제거 할 수있는 작업을 고려하십시오.
7. 가장 적게하고 싶은 일을 먼저하십시오. 이렇게하면 더 빨리 할 수있어 더 많은 일을 즐길 수있어 하루의 나머지 시간이 조금 더 좋아집니다.
8. 점심 식사 전에 중요한 일을 완수하십시오. 한 가지 큰 일을 일찍 끝내면, 점심 시간을 활기차게하고 오후에해야 할 일에 대해 당황하지 않고 상쾌한 오후를 시작할 수 있습니다.
9. “매주 일요일, 나는 그 주에해야 할 일의 목록을 작성합니다. 나는 아이템을 완성하기 위해 하루를 차단합니다. 각 업무 일의 마지막 30 분을 저장하여 다음 날 세 가지 우선 순위 작업으로 계획을 만듭니다. 또한 지난 30 분 동안 작업을 닫고 이메일을 확인합니다. 이렇게하면 이른 아침이 훨씬 쉬워집니다!” Anna Runyan, @classycareer
10. 많은 작업 관리 시스템이 있으므로 궁극적으로 자신에게 적합한 것을 찾고 고수하는 것입니다. 끊임없이 새로운 시스템을 시험해 보는 것은 장기적으로 시간을 낭비하는 일이므로 한 달 동안 실험을 한 다음 커밋하십시오. 힌트 : 궁극적 인 시스템은 여러 개의 조합 일 수 있습니다!

이메일 다루기

1. 하루 중 특정 시간에만 이메일을 확인하고 하루에 4-5 번으로 만 제한하십시오. 자체 제어 기능이 거의없는 경우받은 편지함 일시 중지와 같은 도구를 사용하여 전자 메일이 준비 될 때까지받은 편지함에 표시되지 않도록합니다.
2. 이메일이 실제로 다운되면 Time Management Ninja의 시스템에서 하루에 두 번만 확인하십시오.
3. 서둘러 이메일에 답해야합니까? 컴퓨터에서 이메일을 보내더라도 페이지 하단에 "내 iPhone에서 보냄"서명을 추가하십시오. 이 작업을 항상 수행해서는 안되지만 사람들이 무례하다고 생각하지 않고 한 문장으로 답장을 보내는 빠른 방법입니다.
4. 회신하는 데 걸리는 시간과 관련하여 이메일에 접근하십시오. 응답하는 데 3 분 미만이 걸리면 지금 완료하십시오. 그 이상이 필요할 경우 따로 보관하십시오. 그런 다음 시간이 오래 걸리면 먼저 해결하십시오.
5. 응답이 빠를수록 응답 시간이 짧아지고 "지연된 응답에 대해 죄송합니다"라는 설명으로 낭비하는 시간이 줄어 듭니다. 따라서 48 시간 이내에 이메일에 답장을 보내지 않으면 최소한 "이 곧 연락 드리겠습니다!"
6. 분기별로 한 번에 대규모받은 편지함을 정리하고 2-3 개월이 지난 모든 메시지를 보관합니다. (이 시점에서 답장을 보내면 당황 스러울 것입니다.) 가입 한 이메일을받은 편지함에 롤백 할 때 실제로 읽었는지 또는 구독을 취소해야하는지에 대한 간단한 결정을 내립니다.
7. “아침에 이메일을 먼저 확인하지 마십시오. 메시지에 응답하여 너무 쉽게 추적 할 수 없습니다. 할 일 목록에있는 우선 순위 항목 중 일부를 완료 한 후 기다릴 때 이메일에 더 많은 관심을 기울일 수있을뿐만 아니라 작업을 완수 한 것 같습니다.” Hannah Morgan, care
8. 미리 준비된 답변을 사용하여 동일한 내용을 반복해서 입력하지 않도록하십시오. 정기적으로 또는 전자 우편의 일부와 같이 정기적으로 발송하는 모든 이메일에 대해 필요할 때마다 팝업 메시지를 작성할 수 있습니다. 통조림 반응에 대해 들어 본 적이 없습니까? 여기서 더 알아보기
9. 받은 편지함에서 오른쪽 폴더로 이메일을 즉시 가져 오도록 자동 필터를 설정하십시오. (이것은 당신이 당신의 시간에 돌아오고 싶은 뉴스 레터와 같은 것들을위한 훌륭한 옵션입니다.)
10. Boomerang을 사용하여 처리 할 준비가 될 때까지받은 편지함에서 이메일을 가져옵니다. 이것은 두 가지 이유에서 유용합니다. 첫째, 메시지가 보이지 않거나 마음에 들지 않아 다른 것들에 대해 생각할 수있는 공간을 제공합니다. 둘째, 나중에 이메일에 대해 자동으로 알려주므로 스스로 추적하는 것에 대해 걱정할 일이 줄어 듭니다.
11. 받은 편지함에 더 적은 이메일을 원하십니까? 자주 묻는 질문에 대한 답변이 포함 된 자동 응답기를 작성해보십시오. 가능하면 질문이 아닌 설명이 포함 된 이메일에 항상 앞뒤로 너무 많은 것을 피하십시오.

회의 관리

1. 필요한 시간보다 더 많은 시간을 예약하지 마십시오. 대부분의 회의는 최대 20 분, 30 분 또는 45 분이어야하는 전체 시간으로 예약됩니다.

2. “업데이트 미팅”을 예약하지 마십시오. 업데이트는 거의 항상 이메일로 이루어질 수 있습니다. 회의의 목적이 결정을 내리거나 함께 조치를 취하지 않는 경우, 회의를 취소하십시오 (또는 상사에게 필요하지 않을 수도 있음).

3. 회의를 연속으로 그룹화하여 회의 모드에서 작업 모드로 너무 자주 전환하지 않아도되거나 아무 일도 할 수 없다고 느끼는 회의 간 어색한 시간을 처리하지 않아도됩니다. 더 좋은 방법은 회의가없는 날을 계획하여 집중된 업무에 실제로 참여할 수있는 하루가되도록하는 것입니다.

4. 사무실 밖에서 누군가와 만날 경우 실제로 직접 만나야하는지 생각해보십시오. 대신 전화 나 화상 회의를 통해 목표를 달성 할 수 있습니까?

5. 회의가 제대로 진행되도록하는 데 매우 적극적입니다. 모든 사람에게 각 회의마다 의제를 보내고, 대화가 주제를 벗어난 경우에도 대화를 다시 시작하는 것을 두려워하지 마십시오.“10 분 남았 기 때문에 나중에 도움이된다면 나중에 논의 할 시간을 가지십시오. ”완벽하게 작동합니다.

6. 일대일 전화 회의가 있습니까? 비밀리에 19 분 미만으로 유지하십시오. 이렇게하면 친숙한 잡담을 최소한으로 유지하고 그 지점으로 바로 갈 수 있습니다. 대화가 계속 진행되는 경우 전화를 끊어야하는 이유에 대해 변명 할 수 있습니다.

마스터 링 시간 관리

1. 작업을 수행하기에 가장 좋은 시간을 기준으로 일정을 세우십시오. 아침에 제때에 있다는 것을 알고 있습니까? 집중력있는 업무를 위해이 시간을 따로두고 회의 나 방해가되지 않도록하십시오. 항상 오후 3 시쯤에 멈춰? 무의미한 작업을 위해 매일 한 시간을 계획하십시오.
2. “일을 끝내기 위해 작은 시간의 힘을 과소 평가하지 마십시오. 회의 사이에 15 분을 낭비하지 않고 15 분, 10 분 또는 5 분 안에 중단 할 수있는 몇 가지 작은 작업 목록을 제시합니다. 이메일에 답장하고, 연락을 취하고, 일부 업계 독서를 마칩니다.” Fast Company
3. 귀중한 시간이 어디로 가는지 확실하지 않습니까? Rescue Time 또는 Toggl과 같은 트래커를 사용하여 하루 종일 수행중인 작업에 대한 탭을 유지하십시오. 1-2 주 동안 시간을 ​​낭비하는 범인이 무엇인지 파악하고 어떻게 제거 할 것인지에 대한 공격을 계획 할 수 있습니다.
4. 주말 내내 근무하지 않아도되지만받은 편지함을 정리하고 작고 마음이 들지 않는 작업을 중단하고 어렴풋한 프로젝트를 시작하기 위해 몇 시간을 찾아보십시오. 일요일 저녁에 영화를 보면서이 작업을 수행하면 너무 많은 일을하고있는 것처럼 느끼지 않고 영화를 볼 수 있습니다.
5. 마감 시간과 시간 제한을 활용하십시오. 기술적 으로 마감일이없는 경우에도 직접 마감일을 설정하십시오. 작업을 완료하는 데 2 ​​시간 밖에 걸리지 않는다는 것을 알면 인터넷에서 1 시간을 낭비하지 않아도됩니다.
6. 반 직관적 인 것처럼 들리지만 하루 종일 충분한 휴식 시간을 예약하십시오. 우리는 집중적 인 작업과 짧은 휴식이있을 때 가장 생산적입니다. 온라인 타이머를 사용하여 책상에서 일어나거나 간식이나 물을 마시거나 몇 분 동안 동료와 채팅하여 숫돌로 돌아가도록 상기 시키십시오.
7. 좋아하는 방해 요소에 대한 예산 제한 시간. 몇 시간 동안 작업 한 후 Instagram에서 10 분을 소비하게되면 시간을 낭비하지 않아도됩니다. 또한 열심히 노력한 결과로이를 보상으로 사용하면 동기 부여를 유지할 수 있습니다.
8. “프로젝트를 진행하는 데 어려움이 있다면 대시를 실행하여 시작하십시오. 다시 말해, 다른 작업으로 넘어 가기 전에 수행해야 할 프로젝트에 대해 일정 시간 또는 일정량의 작업을 설정하십시오.” 43 폴더
9. “항상 백업 작업이 있습니다. 인생이 생산성을 떨어 뜨리려고 할 때가 있습니다. 대화해야 할 사람이 없거나, 인터넷이 다운되었거나, 업무에 집중할 수 없습니다. 기본 작업을 완료 할 수없는 경우에도 무언가를 수행 할 수 있도록 항상 다른 옵션이 있습니다.” 시간 관리 닌자

   산만 처리

10. “컴퓨터를 끄고 전화기를 이상한 장소에두면 즉시 컴퓨터를 찾을 수 없습니다. 이렇게하면 연결이 끊어지고 완전히 표시됩니다. 그리고 진실은 뇌에 휴식이 필요하다는 것을 안다는 것입니다. 그렇지 않으면 내 사업이 고통을받을 것입니다.” Christie Mims, @revolutionsclub
11. 동료가주의를 산만하게하지 않도록 빠른 수정이 필요하십니까? 헤드폰을 터뜨립니다. 완벽하지는 않지만, 긴급한 질문이나 험담으로 연결되어 업무를 수행하면 사람들이 귀하에게 접근 할 가능성이 훨씬 줄어 듭니다.
12. 흥미로운 기사를 우연히 발견하면 이제는 기사를 읽는 것이 생산성에 방해가되지 않도록하십시오. 대신, Pocket 또는 Instapaper와 같은 서비스를 사용하여 시간이 많을 때 (예 : 출퇴근 시간에) 나중에 읽을 수 있도록 저장하십시오.
13. 매주 인터넷없는 시간을 지정하십시오. 많은 작업이 인터넷에 의존하지만 인터넷 없이는해야 할 일이 여전히 있습니다. 이러한 작업은 종종 우리가 가장 많이 피하는 집중적 인 작업입니다. 매주 몇 시간 동안 Wi-Fi를 끄고 이러한 작업에 참여하십시오.
14. 직장에서 소셜 미디어를 사용하는 방법에 대해 적극적으로 대처하십시오. 이상적으로는 전혀 사용하지 않아야합니다. 필요한 경우 지정된 "주의 산만 시간"으로 제한하고 자동 로그인을 비활성화하여 Facebook으로 이동할 때마다 장벽이 생깁니다. 공격적이어야합니까? 근무 시간 동안 SelfControl과 같은 앱을 사용하여 액세스를 차단하십시오.
15. 멀티 태스킹을 중단하십시오! 우리는 실제로 그것을 위해 만들어지지 않았으며, 당신이 더 많은 일을하고 있다고 느끼는 동안 모든 것이 결국 더 오래 걸릴 것입니다. 이것이 어려운 일이라면 일주일 또는 두 번의 독창적 인 작업을하십시오.
16. “멀티 태스킹과 마찬가지로, 클러 터는 감각을 과부하 시켜서 작업을 수행하기 어렵게 만듭니다. 초점을 맞추는 데 어려움이 있다면 책상 (및 컴퓨터 바탕 화면)을 살펴보면 약간의 정리가 필요한지 확인하십시오.” ooomf
17. 집중된 시간이 필요할 때 동료들로부터 자유롭게 휴식을 취하십시오. 내부 채팅 시스템을 사용하는 경우“방해 금지”메시지를 표시하여 다른 사람이 내가 작업 중임을 언제 다시 사용할 수 있는지 알려줍니다. 그리고 문이있는 실제 사무실이 있다면? 앞면에 똑같은 것을 설명하는 좋은 메모가 있으면 닫으십시오.
18. 궁극적으로 초점을 맞추려면 새 메시지가 들어올 때 장치에 핑이 설정되지 않도록하십시오. 휴대 전화에서 윙윙 거리는 소리만으로도 생산 흐름을 방해 할 수 있습니다.