이메일을 보내는 것은 팀 내에서 가장 쉽고 가장 방해가되지 않는 방법입니다. 그러나 이메일은 시간이 많이 걸리기 때문에 너무나 수월하기 때문입니다. 수신자에게 무엇을해야하는지 또는 귀하의 질문이 중요한 이유를 명확하게 알리지 않는 모호한 이메일을 발송하면 모든 사람을 위해 더 많은 업무를 창출 할 수 있습니다.
가장 효과적인 전자 메일은 제목 줄을 발신자 ID처럼 취급하고 즉시 해당 지점에 도달하는 단어를 사용합니다.
다음은 단어 선택을 위해해야 할 것과하지 말아야 할 것입니다. 메시지를 명확하게 전달하고 동료를 성가 시게하거나 혼동하지 않도록하십시오.
1. 완료 할 작업이있는 경우
쓰지 마십시오 : 기타
쓰십시오 : 이것, 이것, 또는 이것
문법 학교의 선생님들은 옳았습니다. 구체적입니다! 이메일이 최근 대화 나 모임을 따르더라도 나중에 할 일로 제출 될 수 있습니다. 수신자가 읽을 준비가되면 "직원 회의 후속 조치 등"을 보는 것이 도움이되지 않습니다. 대신, “필요한 직원 회의에서 이러한 질문을 해결하십시오”또는“직원 회의에서 논의 된 보고서”를 작성하고 작성하십시오. 할 일 목록 항목을 미리 작성하는 것과 같은 주제를 생각하여 상자에 쉽게 표시하십시오. 확인하십시오.
2. 다른 이메일을 공유 할 때
쓰지 마십시오 :“FWD :”
쓰기 : 도움말
“Fwd : fwd : fwd : fw : 10 명에게 보내면 오늘은 행운의 날이 될 것입니다!” 직장에서 연쇄 편지를 보내고있는 경우 (진실하게는하지 마십시오), 다른 사람이 동료가 읽거나 무언가를 원한다고 썼다는 내용을 공유하고있을 것입니다. 이 경우, 그녀에게 호의를 표하고“이것을 해독 할 수 있습니까?”또는“고객이 도움을 필요로하는 것 같습니다.”라고 쓰십시오. 물론, 해당 메시지를 이메일 본문에 쓰려고 계획했을 수도 있지만 제목은 다음과 같습니다. 당신이 빨리 알아 차리기를 원한다면 훨씬 더 좋은 곳.
3. 개인적으로 노력할 때
쓰지 마십시오 : 이봐
쓰십시오 : 당신
이메일 제목 줄에 "Hey"를 보내는 것은 친구 나 데이트 상대에게 "이야기해야합니다"라는 문자 메시지와 같습니다. 하지마! 받는 사람이 다음에 올 일을 의심하게 만들고 응답이 열리지 않을 수 있으므로 잠시 기다릴 수 있습니다. 실제로 개인 또는 개인 정보에 대해 대화해야 할 수도 있으므로“15 분 간의 대화 시간이 언제입니까?”를 시도하십시오.이 방법은 한계를 극복하고 수신자의 손에 힘을 주어 자신에게 적합한 시간을 선택합니다. .
4. 지금 필요할 때
쓰지 마십시오 : 긴급
쓰기 : 오늘
시간이 짧고 압력이 높을 때“긴급한”은 공황을 일으킬 수있는 단어입니다. 그리고 당황한 것은 작업을 책임지는 사람이 마지막으로해야 할 일입니다. 필요를 인식하고 이메일을 보낼 충분한 시간이 있다면“이것이 오늘의 최우선 과제가되어야합니다.”라는 사실을 미리 통지 할 시간이 있습니다. 정말로 긴급한 경우 전화 나 직접 방문하십시오. 대신에.
5. 그리고 하나 더 보너스 문구
마지막으로, 우리 모두가 우리의 이메일을 끝내기 위해 사용하는 문구는 아니지만 동료들에게 직접 연락하기 위해 거의 사용하지 않을 수도 있습니다.“감사합니다.”짧고 간단한 감사의 메시지는 당신 사이의 유대를 강화시키는 데 먼 길을 갈 것입니다. 그리고 당신의 팀원. 그들의 노력을 인정하고 그들의 역할을 소중히 여깁니다. 그리고 그것은 신뢰 하락을 확실히 능가합니다.
