소규모 신생 기업, 대기업, 또는 그 사이의 관계에 관계없이 성공적인 커뮤니케이션과 정기적 인 정보 공유는 성공의 필수 요소입니다. 비즈니스만큼이나 오래된 회의는 모든 사람이 같은 북쪽 별을 향해 열심히 노력할 수 있도록하는 소중한 방법입니다.
그러나 우리 대부분은 그들을 미워합니다. 잘 아는 것처럼 회의는 종종 비생산적이며 가치가있는 것보다 더 많은 시간을 소비합니다. 방을 떠나 방금 방금 쉬는 시간, 특히 잼이 가득한 날에 무엇을하는지 궁금해하는 것보다 나쁘지 않습니다.
그러나 그들은 그렇게해야합니까? 아니. 일정을 잡거나 참석하는 모임을 최대한 활용하려면 가장 번거로운 시간을 의식적으로 피해야합니다. 도움이 필요해? 우리는 모든 사람이 시간을 크게 활용할 수있는 더 짧고 생산적인 회의에 사용할 수있는 요령 목록을 작성했습니다.
1. 기술적 문제를 해결하십시오
기술적 인 결함에 소요되는 시간 (초)은 몇 분으로 빠르게 변하거나 회의의 절반을 차지할 수 있습니다. 신체적으로 존재하지 않는 사람들과 의사 소통 할 때 특히 흔합니다. 노트북을 프로젝터에 연결하거나 원격으로 참여하는 사람의 "지금 내 소리를들을 수 있습니까?"10 분 동안 듣는 동안 누군가가 원하는 것은 주변에 앉아 있기 때문에 올바른 도구를 갖추어야합니다. 모든 것이 순조롭게 진행됩니다.
현장의 모든 사람을위한 화면 공유 및 프로젝션 기술 외에도 원격 팀원과 연결되는 신뢰할 수있는 소프트웨어가 필수적입니다. 무료 버전의 Skype Meetings는 누구나 계정에 가입하거나 번호를 입력하지 않고도 모든 장치에서 사용자 정의되고 기억하기 쉬운 URL에 빠르게 참여할 수있는 훌륭한 솔루션입니다.
2. 더 짧은 회의 계획
전통적인 한 시간 동안의 회의는 물건을 마무리하고 앞으로 나아갈 압력이 거의없이 영원히 보이는 것처럼 끌릴 수 있습니다. 따라서 더 짧은 회의를 계획하면 효율성을 높일 수 있습니다. 낭비 할 시간이 없습니다!
회의를 세울 때 소요되는 시간에 대해 정직하고 자신이 생각하는 것보다 약간 더 적은 시간을 계획하도록 스스로에게 도전하십시오. 회의 시간이 항상 30 분씩 증가 할 필요는 없으며 각 회의에서 5 분 또는 10 분만 면도하면 더 빠르게 누적 될 수 있습니다.
전문가 팁 : 회의 중에 모든 사람이 볼 수 있도록 컴퓨터에 타이머를 설정하는 것을 고려하십시오.
3. 특정 의제를 설정하고이를 준수하십시오
의제를 작성하는 것은 날짜가 지난 연습처럼 보이지만 실제로는 회의를 빠르게 진행시키는 가장 유용한 방법 중 하나입니다. 생각해보십시오. 다른 상황없이“제품 제안”에 대해 논의하기 위해 초대장을 보내면 모든 사람이 다룰 내용에 대해 다른 아이디어를 가지고 회의에 참석할 수 있으며 같은 페이지를 찾는 데 시간을 낭비하게됩니다.
대신, 하루나 이틀 전에 일정을 보내어 최대한 구체적으로 작성하십시오. 논의해야 할 각 주제에 대해 다음과 같은 간단한 형식을 시도하십시오.
- 특정 주제
- 회의 전에 준비해야 할 사항
- 회의 중 어떤 업데이트가 제공됩니까?
- 회의 중에 어떤 질문에 대답해야합니까?
각 주제에 대해 일정 시간을 설정하는 것이 특히 중요합니다. 이렇게하면 회의에 실제로 적용 할 수있는 것에 대해 정직하게 유지하고 다음 의제 항목에 대한 시간이되면 사람들을 앞으로 나아갈 수있는 자유를 얻을 수 있습니다.
4. 쇼, 말하지 말라
그림은 1, 000 단어로 표시되며 회의에도 적용됩니다! 이미지, 그래프 및 차트는 종종 모든 시간을 절약 할 수있는 것은 말할 것도없이 각 지점에 대해 말하지 않고 명확하게 의사 소통하는 데 도움이 될 수 있습니다.
따라서 준비 할 때 생각을보다 쉽게 전달할 수있는 시각 자료에 대해 생각하십시오. 제품 업데이트를 실시간으로 시연 할 수있는 이유를 설명하는 데 시간을 투자해야하는 이유는 무엇입니까? 다이어그램이 몇 초 만에 복잡한 아이디어를 공유 할 수있는 단어를 생각해보아야하는 이유는 무엇입니까?
모든 동료와 함께 방에 있다면, 화이트 보드를 사용하거나 컴퓨터를 뒤집어 작업중인 것을 과시하는 것을 두려워하지 마십시오. 원격 사람들과 만나는 경우 까다로울 수 있지만 무료 Skype Meetings와 같은 제품은 종종 시각적 인 생각과 결과를 화면에 공유 할 수있는 많은 공동 작업 도구를 제공합니다. 예를 들어 무료 Skype Meetings의 간편한 PowerPoint 업 로더 (가상 레이저 포인터와 같은 대화식 도구 포함) 또는 화면 공유 기능을 사용하면 미리 준비한 영상을 사람들이 미리 볼 수 있으며 가상 화이트 보드 도구를 사용하면 동료가 아이디어를 실시간으로 스케치 할 수 있습니다.
5. 모두가 무게를 측정하는 방법을 알고
그렇습니다. 회의는 공동 작업에 관한 것이지만 모든 사람이 자신의 작품을 말하려고 할 때 대화는 모든 사람이 의도 한 것보다 빨리 길어질 수 있습니다. 따라서 반드시 회의 시간을 들일 필요없이 모두가 무게를 creative 수있는 창의적인 방법을 찾아보십시오.
예를 들어, 여론 조사 나 간단한 손길은 너무 많은 의견을 얻지 못하고 빠른 합의를 얻으려고 할 때 모두가 서로 이야기하는 사람들로 빠르게 변하는 토론을 피하는 유용한 방법입니다. 가상 회의를 개최하는 경우 Skype Meetings의 무료 제품 제안과 같은 통합 IM 기능을 사용하여 사람들이 마지막에 답변 할 질문을 제출하거나 사람들이 긴급하지 않은 의견을 말하도록 할 수 있습니다. 회의 후.
6. 실제로 갈 필요가없는 회의 중단
초대 된 모든 회의에 참석해야하는 것처럼 보일 수도 있지만 시간을 잘 활용하지 못하는 회의는 선택 해제해도됩니다. 발표하지 않거나 진행중인 작업과 밀접한 관련이없는 경우 나중에 핵심 사항을 따라 잡는 것이 가장 좋습니다.
훌륭한 직원과 강력한 팀원은 우선 순위를 정하고 생산성을 높이는 방법을 알고 있습니다. 의사 결정과 결과는 모든 사람에게 영향을 미치므로 시간 사용 방식이 팀에도 영향을 미친다는 점을 상기하십시오.
은혜롭게 선택 해제하는 방법을 모르십니까? 주최자와 직접 대화하여 자신이 고맙게 여기는 것에 대해 감사하면서도 현재하고있는 일이 무엇이든 큰 관심을 가지고 있으며 나중에 따라 잡기를 더 선호한다는 사실을 알립니다. 주최자가 귀하의 상사 인 경우, 진행 상황과 구체적인 계획에 대한 메모를 다음과 같이 적어주십시오.“저는 오늘 토론에 대해 기대가되지만 여전히 프로젝트 블루의 숫자를 뽑고 있습니다. 고개를 숙이고 나중에 메모를하더라도 괜찮겠습니까?”
회의는 신중하게 계획되고 잘 운영되는 한 하루 중 가장 좋은 시간이 될 수 있습니다. 이 트릭은 당신이 거기에 도착하는 데 도움이 될 것입니다!
