혼돈에서 통제까지 : 생산적인 회의를 이끌어가는 방법

당신이 회의를 이끌었다면, 아마도 혼란에 빠진 세션을 되풀이하려고 시도했을 것입니다.

어쩌면 당신은 여분의 대화 무리 또는 4 세의 관심 범위를 가진 것으로 보이는 사람을 다룰 것입니다. 어쩌면 그곳의 모든 사람들이 공유 할 좋은 아이디어가 있거나 왕실의 아기가 마침내 지명 될 수 있으며 누구나 이야기 할 수 있습니다.

이유가 무엇이든 회의는 통제 할 수없는 결과를 가져올 수 있습니다. 그러나 당신이 모임을 책임지고 있다면, 비효율적 인 모임으로 모든 사람의 시간을 낭비하지 않기를 원합니다.

그룹을 추적하는 것은 말보다 쉬울 수 있지만, 현명한 계획과 몇 가지 전략을 통해보다 집중된 팀 회의를 진행할 수 있습니다.

계획으로 시작

통제를 확립하는 첫 단계는 의제를 준비하는 것입니다. 그리고 나는 참석자들에게 미리 보내질 수있는 좋은 구식의 타이핑 된 의제를 의미합니다. (그리고 회의에서 친근한 알림으로 표시되거나 나눠집니다). 모든 것을 적어 두는 것이 너무 분명하다고 생각할 수 있지만, 종이에 대한 몇 가지 세부 사항을 알려면 여러분과 다른 모든 사람들이 회의의 내용에 집중할 수 있도록 도와 줄 것입니다.

계획을 세울 때 회의에서 달성하고자하는 궁극적 인 목표에 대해 생각해보십시오 (예 : 브레인 스토밍 회의입니까, 아니면 주요 조치 항목을 마무리해야합니까?). 그런 다음, 뒤로 돌아가서 목표에 도달하기 위해 논의해야 할 사항, 답변해야 할 질문 및 할당 할 책임을 결정하십시오. 이 느슨한 끝이 의제에 놓 이도록하십시오. 모든 사람이 도착하기 전에 무엇을 기대해야하는지 알고 있습니다.

이러한 의제 항목 외에도 참석할 사람들에 대해 생각하십시오. 몇 사람이 있습니까? 그들은 서로를 알고 있습니까? 그들의 성격은 무엇입니까? 무엇을 방해 하는가? 이렇게하면 세션이 시작될 때 추가 시간에 빌드해야하는지 결정하는 데 도움이됩니다. 예를 들어, 미팅 참석자가 시작하기 전에 개인 대화에 참여하기를 원한다는 것을 알고 있다면, 비즈니스에 착수하기 전에 모든 사람이 시스템에서 대화를 나눌 수 있도록 몇 분의 시간을 계획하십시오.

초점을 맞추십시오

다음 단계는주의 산만과 방해를 막는 회의 공간을 만드는 것입니다. 물리적 공간부터 시작하여 회의실에서 외부 소음 및 대화를 차단하고 루핑 비디오 화면이나 테이블의 자료와 같은 시각적 방해 요소가 없도록하십시오. 회의가 시작되기 직전에 휴대 전화를 치우고 랩탑을 닫으십시오. 이는 다른 사람들에게도 똑같이해야한다는 미묘한 표시입니다.

그런 다음 생산성을위한 단계를 설정하십시오. 사본을 인쇄하거나 화면에서 가져 와서 안건을 사용할 수 있는지 확인하고 모든 사람을 환영하는 동안 회의의 목표를 다시 말하십시오 (예 :“우리는 오늘 세부 사항을 마무리합니다. 모금 행사를 위해. "). 또한 회의가 마무리되는 시점을 사람들에게 상기시켜야합니다. 단순히“우리 모두해야 할 일이 많다는 것을 알고 있으므로 30 분 이내에이를 시도해 보도록하겠습니다”라고 말하면 사람들이 원하는만큼 효율적인 회의를 원한다는 것을 사람들에게 상기시켜줍니다.

더 많은 물류 메모에서 추가 회의 자료가있는 경우 세션을 시작할 때가 아니라 진행할 때 자료를 전달하십시오. 다른 사람들이이 접근 방식이 방해가된다고 제안하는 것을 들었지만 대부분의 사람들이 앞으로 나올 내용을 볼 기회가있을 경우 미리 읽고 회의를 탈선한다는 것을 알게되었습니다.

그룹 복원

명확한 의제와 깨끗한 회의 공간은 상황을 추적하는 데 큰 도움이되지만 회의를 얼마나 신중하게 계획하더라도 산만 함이 여전히 발생할 수 있습니다. 그곳에서 전환의 예술이 시작됩니다. 회의에 참석하기 전에 몇 가지 정중하면서도 효과적인 방법으로 대화를 원하는 곳으로 되돌릴 수 있는지 확인하십시오. 여기 내가 좋아하는 몇 가지가 있습니다.

바운스-백 : 한 질문에 대답하기 전에 다른 주제로 넘어가는 사람은 새로운 주제를 인정하지만 그 주제에 대해 토론을 다시 시작하십시오. 좌석 배치도에서 대화를 마무리하겠습니다.”

주차장 :이 전략은 승인하고 싶지만 현재 논의하지 않는 주제 목록을 유지하는 것입니다. 이런 식으로, 누군가가 주제가 아닌 것을 방해한다면, “그 자체의 시간이 필요한 훌륭한 대화입니다. 나중에 참고할 것이지만 지금은 이벤트 세부 사항으로 돌아가 보겠습니다.”그런 다음 회의가 끝날 때 다시 돌아 오거나 나중에 이야기 할 시간을 정하십시오.

The Time-Keeper : 관련없는 것에 대해 이야기하는 데 너무 많은 시간을 소비하는 그룹을 발견하면, 그들 모두가 정시에 나가고 싶다는 것을 상기 시키십시오. 계속 추적해야합니다.”

그것을 감싸

좋은 에세이와 마찬가지로 (예, 모두 기억합니다) 간단한 요약으로 회의를 마무리해야합니다. 달성 한 사항과 후속해야 할 일, 다음 단계 또는 책임을 명확하게 설명하십시오. 자세한 내용은 필요하지 않습니다 (실제로 1 ~ 2 분 이상 지속되지 않아야 함). 회의에 활기를 불어 넣어 다음과 같은 말을하는 데 도움이됩니다.“모든 사람에게 감사합니다. 이벤트 물류를 마무리하는 데 큰 진전이있었습니다. Emily는 자세한 내용을 이벤트 코디네이터에게 문의하고 모든 사람의 최종 할 일 목록을 이메일로 보내겠습니다.”

작은 방에 많은 사람들을 배치하면 통제를 확립하고 유지하기가 어려울 수 있습니다. 다음 회의에 계획, 안건 및 몇 가지 주요 내용을 입력하면 모든 사람을 다시 만나게 할 수 있습니다.

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