어떤 이유로 든, 당신은 당신의 일에 뒤쳐져 있습니다. 할 일 목록을 관리 할 수없고 마감일이 누락되었습니다.받은 편지함에는 몇 주 전에 약속 한 내용을 확인한 동료의 이메일이 가득합니다.
상황이 정말 어려울 때 빠른 수정 또는 새로운 할 일 목록 앱은 상황을 해결하지 못합니다. 다시 통제하려면, 한 발 물러서서 상황을 평가하고 판을 정리하기 위해 좀 더 전략적인 조치를 취할 차례입니다.
먼저, “부엌 싱크대”라고 부르는 것을 만들어야합니다. 본인과의 회의 일정을 정하지 마십시오 (사무실 밖 아침 식사를 권장합니다). 그런 다음, 그 모임에서 지금 진행하고있는 모든 것을 적어 둡니다. 주요 작업 그룹 (예 : 고객 커뮤니케이션, 내부보고, 고용)을 식별하여 필연적으로 팝업되는 모든 기타 항목에 대해 "기타"버킷을 추가해야합니다. 그런 다음 종이에 필요한 모든 것을 기록하십시오. 목록을 작성하기에 너무 작거나 중요하지 않은 항목은 없습니다. 상황의 심각성을 결정하기 위해해야 할 일과 전략이 얼마나 극단적으로 적용되어야 하는지를 실제로 현실화하는 것이 중요합니다.
일반적으로 부엌 싱크대 목록을 작성한 후 두 캠프 중 하나에 자신을 찾을 수 있습니다. 첫 번째 캠프는 모든 것을보고 많이 느끼는 경우이지만 약간의 관점, 몇 가지 재구성 및 2 주간의 짐승 모드가 발생할 수 있습니다. 몇 주만에 바쁠 겁니다.
그러나 부엌 싱크대 목록을보고 모든 작업을 수행하는 것이 불가능하다는 것을 알고 있다면 캠프 2에 있습니다. 어떻게 든, 당신은 당신이 씹을 수있는 것보다 더 많은 것을 물었고, 당신은 완전히 압도적이고 절망적입니다. 글쎄, 나는 그 현실에 직면하고 약간의 변화를 겪을 시간이라고 말하려고 여기 있습니다.
자신의 문제를 쉽게 해결할 수 있도록 다음과 같은 7 가지 전략을 통해 업무 생활을 다시 통제 할 수 있습니다.
1. 나무를 가지 치기
부엌 싱크대 목록의 작업을보고 완전히 제거 할 수있는 작업을 결정하십시오. 나도 알아, 그것은 무섭게 들린다 – 심지어 불가능하다. 그러나 지금 당장 실제로 할 필요가없는 것들이 적어도 있다고 확신합니다 (적어도 당신은 아닙니다). 중요하지 않은 것은 도끼를 가져와야합니다.
2. 80/20 규칙을 사용하여 출력을 단순화하십시오.
노력의 20 %가 영향의 80 %를 산출하는 작업이나 프로젝트가 있습니까? 예를 들어, 상사는 출시하려는 새로운 제품에 대한 경쟁 분석을 원합니다. 경쟁 환경에 대한 소설을 그녀에게 전달하기 전에 각 심각한 경쟁자에 대한 한 페이지만으로 결정을 내릴 수 있을까요? 또는 영업 담당자로받는 수입의 대부분이 더 큰 거래에서 비롯된 것이지만 바늘을 거의 움직이지 않는 작은 거래에 절반의 시간을 소비하는 경우 시간과 관심을 더 큰 거래에 바꿉니 까? 예? 그러한 작업이나 프로젝트를 수행하십시오.
3. 자동화 또는 아웃소싱
생산성 전문가 Stever Robbins는 30/3 규칙에 대해 훌륭한 글을 썼습니다. 하루에 30 분이 걸리는 것이 일 년에 최대 3 주가된다고 설명합니다. 3 주 전체! Assistant.to와 같은 타사 도구를 사용하여 자동화 작업을 아웃소싱하거나 아웃소싱 할 수있는 소규모 작업이 있는지 확인하여 일정 시간을 단축하십시오.
4. 도움 요청
상사, 동료, 직원 및 다른 부서와 상담하여 누군가가 일부 작업을 수행하는 데 도움을 줄 수 있는지 확인하십시오. 누가 알겠습니까 - 인턴이 PowerPoint에 발을 담그려고 죽었을 수도 있고 Sales의 Dan에게 예산 예측에 쉽게 적응할 수있는 Excel 모델이있을 수도 있습니다. 가장 확실한 핸드 오프를 위해 동료의 작업과 겹치는 부분을 살펴보십시오. 대화를 시작하는 데 도움이 필요하면이 위임 팁을 확인하십시오.
5. 시퀀싱 시작
목록에 남은 모든 일이 일어나야하고 도움을받지 못할 경우, 한 번에 모든 일이 아니라 일어날 수 있습니다. 마감 시한을 확인하여 어떤 항목이 정말 긴급하고 어떤 시간표를 철회 할 수 있는지 결정하십시오. 관리자는 우선 순위 지정 및 시퀀싱에 도움을 줄 수 있습니다.
6. 모라토리엄 통과
이 전략은 기존 문제를 해결하는 데 도움이되지 않지만 문제를 확인하는 데 중요합니다. 상황이 다시 통제 될 때까지“아니오!”의 왕 또는 여왕이되어야합니다.이 혼란에서 벗어날 때까지 추가 프로젝트를 수행하지 마십시오.
7. 고용 제안
위의 모든 사항을 시도했지만 여전히 할 일을하고 있다면 팀에 누군가 추가를 요청해야 할 때입니다. 회사의 문화와 예산에 따라 파트 타임, 인턴 또는 임시 지원을 저렴한 옵션으로 고려하십시오.
그리고 다른 모든 것이 실패하면, 할 일 파산을 선언하고 발리로 이동하십시오. 농담, 당신은 실패하지 않습니다. 이 모든 것을 알아낼 때까지 평소보다 조금 더 스트레스를받을 것입니다. 그러나 약속합니다.
