이메일 세계에서는 아주 작은 변화라도 괜찮은 메시지를 환상적인 메시지로 바꿀 수 있습니다. 글쓰기를 조금만 조정하면 휴지통 아이콘을 누르거나 실제로 "응답"을 클릭하는 중요한 연결의 차이가 될 수 있습니다.
120 명 이상의 직원이있는 완전히 가상 조직을 운영하는 사람으로서 저는 멋진 이메일과 완전히 하위 이메일을 공평하게 공유하는 것 이상을 보았으며 메시지의 전문성 (또는 부족함)을 여러 번 발견했습니다. 그 이유는 발신자를 도울 지 여부를 결정하게 만드는 것입니다.
따라서 전자 메일을보다 전문적으로 만들 수있는 작은 변경 사항은 무엇입니까 (따라서 원하는 것을 얻을 가능성이 훨씬 높음)? 다음은 명심해야 할 9 가지 주요 사항입니다.
1. 고의적 인 제목을 정하십시오
이메일을 보내는 사람에 관계없이 제목 줄을 비워 두거나 모호하게 두지 마십시오 (“질문”또는“중요한 메시지”). 비결은 가능한 한 구체적이어야하지만, 4-9 단어 정도를 유지하는 것입니다. 적은 것이 더 많지만 시작해야 할 것이 중요합니다. 독자가 전자 메일을 클릭하도록 유도하고 나중에받은 편지함에서 찾을 수 있도록 도와줍니다.
제목 줄은 다음 단계가 무엇인지 명확하게 보여줄 수있는 좋은 장소가 될 수 있습니다. 마감일이있는 경우 (화요일 필요), 시간에 민감하지 않은 경우 (긴급하지 않음) 또는 응답이 필요없는 FYI 이메일 인 경우 (응답 필요 없음)을 추가하십시오.
2. 이메일을 뒤로 작성
모든 이메일에는 클릭 유도 문안이 있어야한다는 것을 알고있을 것입니다. 특정 시간에 이메일을 보내거나 모임을 주선하든, 독자가 다음에해야 할 일을 쉽게 알 수 있도록하려고합니다.
그러나 많은 사람들이 메시지의 마지막 문장에서 이것을 고수합니다. 대신, 전자 메일을보다 쉽게 요약 할 수 있도록 첫 번째 문장에 특정 질문을 한 후 다음 단락에 백업에 필요한 정보를 추가하십시오.
3. 컨텍스트 제공
클릭 유도 문안을 제공 할 때 이메일의 맥락을 설정하는 일종의 문장을 포함 시키십시오 (“이것은 우리가 마지막 회의에서 논의한 보고서입니다”또는“이것은 지난 월요일에 우리의 이벤트에서 나옵니다)”.
4. 간격을 활용
이것은 당연한 일처럼 보이지만 실제로 다른 단락이나 새로운 생각 사이에 휴식이없는 이메일을받는 것은 드문 일이 아닙니다. 작가가 문장을 작고 관리하기 쉬운 문단으로 나누는 것을 방해하지 않는 텍스트 벽처럼 보이는 이메일을받는 것보다 더 별난 것은 없습니다. 독자의 편의성 향상 : 이메일에 시작, (짧은) 중간 및 끝을 제공하십시오.
5. 단일 글꼴을 고수
이메일에 neon Comic Sans를 사용한다고해서 기억에 남는 것은 아니며, 이상하게 만들 수도 있습니다. 즉, 항상 기본 이메일 글꼴과 색상을 유지하십시오. 또한 이메일에 여러 글꼴을 사용하지 마십시오. Gmail과 같은 이메일 클라이언트는 서식을 제거하지 않기 때문에 사람들이 다른 사이트에서 정보를 복사하여 붙여 넣을 때 우연히 발생합니다. 이를 피하려면“command + v”대신“shift + command + v”를 누르십시오. 그러면 텍스트가 전자 메일의 형식과 일치하게됩니다.
6. 굵게 또는 밑줄 -하지만 실제로 필요한 경우에만
이메일에 중요한 요점이나 질문이 둘 이상 포함되어 있으면 굵게 또는 밑줄을 사용하여 메시지 부분을 두드러지게 만드십시오. 글꼴 서식을 사용하는 것에주의하십시오. 결국 완전히 기울임 꼴, 굵게 표시 및 밑줄이 그어진 이메일을 원하지 않습니다.
7. 모든 것을 교정하십시오
누구나 이메일에서 철자와 문법 오류를 확인하는 것을 알고 있지만 날짜, 이벤트 제목, 마감일 및 이름의 철자가 올바른지 확인 했습니까? 제 경우에는 사람들이“Lily”에“L”을 추가하여“Lilly”로 만들 때 항상 약간 짜증납니다.
8. 서명을 단순하게 유지하십시오
귀하의 이름 이상의 서명을 갖는 것이 좋지만 이메일의 절반을 차지해서는 안됩니다. 긴 따옴표, 인생 이야기가있는 단락, 이력서 스 니펫을 남기면 아이디어가 나옵니다. 이름, 현재 위치 및 연락 방법 (이메일 주소, 트위터 링크 하이퍼 링크 등)만으로도 충분합니다.
또 다른 참고 사항 : 나는 이메일 서명의 끝에 종교 전문가를 인용하는 놀라운 전문가가 있다는 것을 보았습니다. 이는 분명히 신중하게 생각해야 할 것입니다. 당신은 아마 당신이 이메일을 보내는 대다수의 사람들의 신념 체계를 모른다는 것을 기억할 것이며, 당신이 완전히 통제 할 수있는 무언가 때문에 누군가가 해고를 원하지 않을 것입니다.
9. 필요할 때 BCC 사용
더 이상 대화에 참여하지 않는 사람을 대화 목록에 보관하지 말고 그 사람을 숨은 참조로 옮기세요 (그리고 할 때 알려주세요!). 이메일 시작 부분에 간단한 "BCC로 이동"하면 모든 사람이 같은 페이지에 있는지 확인할 수 있습니다.
훌륭한 이메일을 보내는 것은 독자가 알아 채지 못할 수도 있지만 잠재 의식적으로 고마워 할 작은 뉘앙스를 마스터하는 것입니다. 이 목록으로 무장 한 경우받은 편지함의 마스터가 될 수 있습니다.
