나쁜 이메일의 전염병이 있습니다.
나는 상사가 약 5 초 후에 그녀에게 다음과 같이 보려고 보낸 이메일에 대해 댓글을 달았습니다. 나는 받고 있었다. 끔찍한 문법 오류, 부끄러운 철자 실수, 잘못된 이름, 이모티콘, 적절한 인사 나 즐거움 부족, 평범한 오래된 나쁜 글씨가있었습니다. 나는 계속 갈 수 있었다.
우리가 무능하지 않다는 것은 아닙니다. 우리는 많은 사람들이받을 자격이있는 이메일에 관심을 기울이지 않습니다. 간병인은 편집자가 기사를 줄 수 있습니다.
따라서, 우리 모두가 직장 내 의사 소통을 개선 할 수 있도록 다음은 존경과 답변을 얻을 수있는 이메일 작성에 대한 편집자 안내서입니다. 다음에받은 편지함을 살펴볼 때 이러한 아이디어를 염두에두고 몇 가지 작은 변경 사항이 미치는 영향을 확인하십시오.
천천히 해
우리 모두받은 편지함 0에 도달하기 위해 경쟁하고 있다는 것을 알고 있습니다. 그리고 어떤 경우에는 빠른 이메일을 보내는 것이 의미가 있습니다. 긴밀한 동료와 의사 소통이 오래 걸리거나 문서를 상사에게 보내는 경우 등이 있습니다.
그러나 대부분의 경우 효과적인 의사 소통 (및 좋은 글쓰기)에는 시간이 걸립니다. 생각을 공식화하고 실제로 말하려는 내용을 파악하고 메시지를 분명하게 작성하려면 시간이 걸립니다. 그리고 궁극적으로, 이것이 바로 전자 메일의 형태입니다 – 의사 소통의 한 형태. 작업이 아닙니다.
따라서 다음에 다른 사람에게보다 심도 깊은 이메일을 작성해야 할 경우 시간을 제공하십시오. 필요한 경우 캘린더에서 차단하십시오. 이메일 하나당 5 분씩 이야기하고있는 것은 아닙니다. 특히 좋은 사람과 15 분 이상을 보내는 것은 드문 일이 아닙니다. 특히 인상적인 사람과 처음으로 대화하는 경우에는 더욱 그렇습니다. 그 시간을 가지십시오. 느리거나 비생산적인 것처럼 느끼지 마십시오. 제대로하고있는 것처럼 느껴집니다.
시작, 중간 및 끝이 있는지 확인
우리가 140 자 세계에 살고 있다고해서 이메일이 그런 식이어야한다는 의미는 아닙니다. 사실, 우리는 여기에서 고등학교 영어와 고전적인 햄버거 스타일의 에세이에 약간의 역전을 할 것입니다. 즉, 모든 에세이에는 소개, 본문 및 결론이 필요합니다.
이메일의 구조가 동일해야합니다. 각 섹션은 길어야 할 필요는 없지만, 특히 초기 의사 소통시에는 있어야합니다. 각 섹션에는 무엇이 포함되어야합니까?
소개
항상 인사로 시작하십시오. 고풍스러운 느낌이 들지만 실제로는 차이가 있습니다. 그런 다음 관계의 본질에 따라 첫 문단은 대화의 맥락을 상기시키는 친근한 인사 ( “구직이 잘 되길 바랍니다!” )를위한 훌륭한 장소입니다. 지난 주에 나와 대화 할 수 있습니다. ' ) 또는 내가 연락을하는 이유에 대한 서문 ( '저에 대해 이야기하고 싶었습니다… ' )
몸
이곳은 이메일의 핵심 부분입니다. 여기서 기억해야 할 가장 중요한 것은 수신자에게 요청하는 모든 조치를 취하는 데 필요한 모든 정보를 수신자에게 제공하는 것입니다. 여기에는 필요한 상황에 맞는 정보, 세부 정보 또는 데이터를 제공하고 논리적이고 응집력있는 방식으로 제시하는 것이 포함됩니다. 정보 나 결정을 전달하기 위해 이메일이 전송되는 경우 (선호 요청이 아닌) 추론이나 설명을 포함해야합니다.
결론
이메일의 결론은 에세이의 결론과 약간 다릅니다. 이미 이야기 한 내용을 요약하는 대신 조치 단계로 마무리해야합니다. 커피를 마시고 자한다면 날짜와 시간을 제안하십시오. 프로젝트에 대한 정보를 얻으려면 동료에게 필요한 내용과시기를 정확하게 상기 시키십시오. 또한 정보를 제공하는 경우 질문이 있으면 언제든지 연락하십시오. 마지막으로, 적어도 초기 이메일에서는 항상 인사와 완전한 서명으로 마감하십시오.
그것은 많은 것처럼 보일지 모르지만 내가 말했듯이 오래 걸리지 않아도됩니다. 예를 들어, 이것은 커피를 마시고 싶은 사람에게 보낼 수있는 이메일입니다.
안녕 데이브!
만나서 반가워요! Alex와 대화하는 것은 정말 대단했습니다. 그리고 그녀가 언급했을 때 그녀가 당신을 알고 있다는 사실을 알게되었습니다.
저는 여러분의 회사에서하는 일을 좋아합니다. 온라인 출판, 최근의 재 설계 및 우리 모두가 우리의 삶을 보내는 작업에 대한 다른 것들에 대해 어떻게 생각하는지 이야기하는 것이 좋습니다.
앞으로 몇 주 안에 만날 시간이 조금 있다고 생각하십니까? 당신의 사무실에서 흔들 리거나 커피를 마시 게되어 기쁩니다. 가장 편리한 것이 무엇이든!
행복하고 행복한 월요일.
에린
"데이브, 언젠가 커피를 마시고 싶어?" 권리?
교정 및 사실 확인
이메일 입력을 마친 후에는 전 세계로 이메일을 보내면 안됩니다. 항상 한 번 이상 이메일을 다시 읽으십시오. 기본적인 맞춤법 및 문법 오류를 확인하는 것 외에도 이름 철자, 언급 한 이벤트 또는 언급 한 날짜와 같은 사항을 확인하는 것입니다. “Hey John”이어야 할 때“Hey Jon”이라는 전자 메일을 처리하는 것은 작은 것처럼 보일 수 있지만, 연락이 오면 첫인상이 큰 차이를 만듭니다.
이것은 또한 전자 메일의 톤을 생각하기에 좋은 포인트입니다. 당신이 친절하려고 할 때 너무 사업적인 것처럼 들립니까? 전문성을 희생하면서 느낌표와 이모티콘에 너무 열정적입니까? 물러서서 처음으로 이메일을 읽는 사람이 어떻게 반응 할 것인지 고려하고 그에 따라 조정하십시오. 특히 중요한 이메일의 경우 다른 사람이 나를 찾아 보도록 요청합니다. 다른 편집자의 눈이 다른 사람을 해치지 않았습니다.
공개되면 어떻게 생각 할까
마지막으로 보내기를 누르기 전에이 사람이 보낸 사람 이외의 사람이이 이메일을 읽었을 때 어떤 느낌이 드는지 생각해보십시오. 어쨌든 상사의받은 편지함에 도착하면 어떻게됩니까? 웹에 게시 된 경우 어떻게됩니까? (이런 일이 벌어집니다.) 이것은 전자 메일이 정중하고 전문적으로 들리도록하고 궁극적으로 자신을 세상에 어떻게 묘사하고 싶은지를 나타 내기위한 훌륭한 최종 점검입니다.
하나의 이메일에 넣는 것은 많은 일처럼 들립니다. 그러나 매일 우리가받는 나쁜 이메일의 수가 많으면 사람들은 좋은 사람이받은 편지함에 도착했을 때 그 차이를 알게 될 것입니다. 그리고 그것은 무시하는 것과 원하는 것을 얻는 것의 차이 일 수 있습니다.
