이메일 : 그것은 우리 삶의 모든 구석으로가는 길을 찾습니다. 개인 이메일. 업무용 이메일. 학교 이메일. 두 번째 개인 이메일 (스팸 용). 비즈니스 세계는 탁월한 이메일 드라이버로 하루에 1, 100 억 개 이상의 이메일을 생성합니다.
삶의 모든 측면, 특히 직업 생활에서 대화를 지배하는 이메일을 통해 매일 많은 요청을 보내 게됩니다. 회계 담당자에게 제안서를 작성하는 데 도움이되는 그래픽 디자인의 다른 사람과 탄원하도록 보고서를 실행하도록 요청하는 것으로부터 많은 호의를 요청하는 많은 이메일을 보낼 수 있습니다.
그러나 요청이 직접 이루어지지 않으면받은 편지함이 사라질 때까지 또는 메시지를 완전히 삭제하기 전까지 수신자가 메시지를 무시하기가 너무 쉬워집니다.
따라서 호의가 필요할 때 어떻게 응답을받을 수있는 이메일을 작성합니까? 짧은 대답은 다음과 같습니다. 다음은 독자의 관심을 끌 수있는 메시지와 필요한 응답을 작성하는 데 도움이되는 몇 가지 지침입니다.
제목 줄을 활용하십시오
가장 먼저해야 할 일 : 제목은 이유가 있습니다. 받은 편지함에 다른 이메일을 추가 한 이유를 수신자에게 명확하게 알리기 위해이를 사용하면 실제로 실제로 이메일을 열 확률이 높아집니다.
모호한 제목 줄 (예 :“질문이 있음”)은 도움이되지 않으며 자극을 줄 수 있습니다. 그리고 누군가가 필요할 때 자극적 인 마음의 상태로 이메일을 열기를 원하지 않습니다. 대신받는 사람의 시간을 존중하고 왜 통신을 보냈는지 구체적으로 알려주십시오. 예를 들면 다음과 같습니다.“검토 필요 : 프로그램 안내 책자 조정.”
훌륭한 제목을 작성하는 데 도움이 필요하십니까? 이 팁을 확인하십시오.
요구하기 전에 독자에게 인사
나는“좋은 아침”또는 단순히“Hi”라고 말하지 않고 즉시 요청, 요청 또는 질문에 착수하는 학생들로부터 이메일을 자주받습니다. 이메일로도하지 마십시오.
오랫동안 유쾌한 음식을 맛볼 필요는 없지만, 요청을 시작하기 전에 개인적으로 무언가를 떨어 뜨리는 것이 아프지 않습니다.“Hi Randi! 이번 주말 10K는 어땠나요? 토요일에 당신을 생각하고 좋은 분위기를 보냈습니다.”또는“좋은 아침, 야곱. 주말 어땠어? 원예 날씨가 좋았습니다. 최대한 활용할 수 있기를 바랍니다.”
이 인사말은 짧고 간단하지만 수신자에게 진지한 관심을 보여줍니다. 이메일을 열 때 독자에게 화를 내고 싶지 않다는 말을 기억하십니까? 의견을 말하거나 당신에게 중요한 것에 대해 질문하는 사람에게는 짜증을 느끼기가 어렵습니다. 받는 사람은 결국 사무실 밖에서 감정과 관심을 가진 사람입니다. 때로는 사람과 연결하고 무언가를 가지고 탑승하는 가장 좋은 방법은 좋을 것입니다.
영어 수업에서 배운 것을 기억하십시오
귀하의 요청이 긴급한 경우, 텍스트와 유사한 약어, 성급하게 작성된 문장 및 의미있는 문장 부호가없는 램 블링 단락으로 서둘러 이메일을 보내려고 할 수 있습니다. 이 상태에 빠지면 멈추십시오. 심호흡하십시오. 도움을 요청할 때 마지막으로해야 할 일은 누군가가 귀하의 요청을 이해하기 어렵게 만드는 것입니다. 받는 사람이 전자 메일을 이해할 수 없으면 필요한 도움을받을 수있는 기회가 없어졌습니다.
예를 들어, 적절한 쉼표가없는 램 블링 단락은 독자가 섹션을 읽고 다시 읽도록하여 사용자가 의사 소통하려는 내용을 이해하도록해야합니다. 시간이 더 걸리고 피해야 할 두 가지가 매우 실망 스러울 수 있습니다. 수정은 간단합니다 : 완전한 문장을 쓰십시오. 긴 단락을 작은 단락으로 나눕니다. 쉼표를 적절하게 사용하십시오.
마지막 구두점 팁 하나 : 느낌표로 끝나는 문장은 경향이 있습니다. 팀이 방금 미화 달러 거래를 성사 시켰다고 발표하지 않는 한, 문장에 느낌표가 필요하지 않습니다.
소설을 쓰지 마십시오
예, 이메일로 요청을 보낼 때 인사말, 완전한 문장 및 적절한 구두점을 포함하여 약간의 벌금을 내야합니다. 그러나 그러한 것들을 성취하고 여러 문단이 아닌 몇 문장으로 요청하는 것이 전적으로 가능합니다.
일부 경력 전문가들은 이메일이 5 문장 이하이어야한다고 제안합니다. 이메일을 선택한 문장 번호로 제한 할 수있는 도구도 있습니다.
요청의 복잡성에 따라 항상 5 문장 제안을 고수하지는 못할 수도 있지만 첫 번째 초안을 작성한 다음 쉽게 읽을 수 있도록 자료를자를 수 있는지 고려하십시오. 그런 다음 최종 제품을 살펴보고 요청이 명확한 지 또는 전화 나 직접 연락하여 더 효율적으로 처리 할 것인지 스스로에게 물어보십시오.
예를 들면 다음과 같습니다.
만나다? 닦았지만 요점까지. Randi가 이상적인 후보가되는 이유에 대한 단락을 작성하는 대신 저자는 자신이 원하는 것에 대해 명확하고 간결한 설명을 제공 한 후 추가 토론을 요청했습니다.
이메일을 보내지 마십시오
이메일로 효과적인 "질문"을 작성하는 방법에 대한 전체 열을 읽으면 이제 보내기를 누르지 말라고합니다. 거래는 무엇입니까?
그 이메일을 입력하는 것은 낭비가 아닙니다. 때때로 요청을 입력하고 편집하면 메시지를 통해 생각하고, 요청하려는 내용, 요청을 지원하는 방법 및 요청에서 발생하는 질문 또는 문제를 해결하는 방법에 대해 명확하게 알 수 있습니다. 그것은 대면 질문을 준비하는 귀중한 운동이 될 수 있습니다.
일부 요청은 이메일로 완전히 적합합니다. 그러나 중요한 요청이 있고 도움을 줄 수있는 사람에게 직접 액세스 할 수있는 경우, 직접 대화하는 것이 전자 요청보다 더 유익한 지 자문 해보십시오. 이메일을 통한 상황, 목소리, 표정 또는 감정은 없습니다. 때로는 사람을 가로 질러 앉아서 당신의 진실성, 감정, 미소, 또는 당신이 아는 사람, 당신이 인간을 만드는 것들에 대해 당신의 메시지를 가장 사려 깊게 만들 수는 있지만, -인류) 이메일.
기록을 위해, 나는 기술이 아닙니다. 나는 많은 이메일을 쓰고 트위터를 통해 토끼를 쫓는 데 너무 많은 시간을 보냅니다. 그러나 실제로 구매 또는 도움이 필요한 경우, 전화를 받거나 사무실로 걸어 가서 내가 원하는 것을 설명하고 그 사람이 나를 도울 수 있다고 생각하는 이유를 설명 할 수 있다고 믿습니다.
전자식이든 대면식이든 간결하고 요점에 맞게 요청을 유지하면 필요한 지원을받을 가능성이 훨씬 높아집니다.
