이메일에 관해서는, 나는 꽤 장황한 경향이 있습니다.
나는 너무 직접적이거나 차갑게 떠날 것이라는 두려움에 사로 잡혀 있으며, 여분의 단어, 멋짐, 느낌표에 대해 조금 더 따뜻하고 친근한 느낌을줍니다.
그러나 여기에있는 것이 있습니다. 나는 메시지를 읽는 사람의 시간과 함께 궁극적으로 내 시간을 낭비하고 있습니다.
아무도 당신의 요점에 도달하기 위해 보풀을 통해 자신의 소중한 정신 에너지를 보내고 싶어하지 않습니다. 당신이 저처럼 작은 대화와 꽃이 많은 언어를 원한다면 마음에 부드러운 자리가 있다면 어떻게 자신의 메시지를 정말로 중요한 것들로 분리 할 수 있습니까?
다음은 도움이 된 4 가지 유용한 팁입니다.
1. 필러 단어와 문구 잘라 내기
필러 문구를 이메일에 뿌릴 가능성이 높습니다.
나를 믿지 않습니까? 동료에게 이메일을 작성하고“내 생각”이라는 단어를 몇 번 포함했는지 살펴보십시오. 언어를 부드럽게하는 데 도움이되지만 전혀 필요하지 않습니다. 당신이 메시지를 쓰는 사람이기 때문에 이것이 당신이 생각하는 것으로 가정합니다.
똑같은 규칙은 "그냥"과 같은 단어에도 적용됩니다. 그러나 대부분의 경우 완전히자를 수 있습니다.
숨어있을 수있는 다른 혼란을 걸러 낼 때, 여전히 저를 고수하는 저의 저널리즘 강사로부터 한 가지 더 팁이 있습니다. 쉼표를 포함시킨 곳을 찾으십시오. 여러 번, 그들은 당신이 삭제할 수있는 한정자를 따릅니다. “이런 말을 할 필요가 없다”, “그러나”, “실제로”또는 심지어 내가이 문장을 시작하기 위해 사용한“아는 것”과 같은 것들을 알고 있습니다.
2. 불릿 포인트 사용
필요한 맥락을 포함시키는 것이 한 가지입니다. 그러나 특히 전자 메일의 경우 모든 종류의 관련이없는 세부 정보로 메시지를 가득 채우고 싶은 마음이들 것입니다.
그렇기 때문에 글 머리 기호를 사용하는 것이 도움이 될 수 있습니다. 즉, 글을보다 간결하고 직접 작성해야합니다. 단축 된 목록으로 더 잘 전환 될 단락이 있는지 확인하도록 스스로에게 도전하십시오.
전체 전자 메일이 끝없이 보이는 글 머리 기호로 표시되는 것을 원하지 않지만 일부 큰 텍스트 덩어리를 나누면 메모를 더 짧게 (그리고 훨씬 더 체계적으로) 만들 수 있습니다.
3. 사람들에게 관련 문서를 참조하십시오
때때로, 당신이 필사적으로 당신의 전자 메일에 넣으려고하는 정보는 문서, 프리젠 테이션, 웹 사이트 또는 그 밖의 다른 것들에 관계없이 이미 다른 곳에 기록되었습니다.
휠을 재발 명할 필요가 없습니다. 따라서 알아야 할 모든 정보를 이미 공유하는 추가 리소스를 파헤칠 수있는 경우 요약하지 말고받는 사람을 참조하십시오.
4. 작은 대화를 건너 뛰십시오
당신이 나 같은 사람이라면, 당신은이 팁을 한 번 살펴보고 당신은 나를 놀리고 있습니까? 그 유쾌함을 건너 뛰면 반드시 사무실 괴물이 될 것입니다!
친숙한 질문으로 각 메시지를 전달하는 것은 예의 바른 행동처럼 보입니다. 그러나 어쨌든 완전히 대답하지 않은 경우가 많습니다. 대부분의 사람들이 바로 광택을내는 것은 전혀 불필요한 부분입니다.
빠르고 유쾌하게 "여러분이 잘하고 있기를 바랍니다!"로 유지하십시오. 그러나 그 이상으로 백 스페이스 버튼을 누르는 것이 가장 좋습니다.
이 속임수
이 팁이 실제로 작동한다는 증거를 원하십니까? 아래의 예를 살펴보면 두 번째 전자 메일이 첫 번째 전자 메일과 동일한 단어를 사용하는 방식이 훨씬 적습니다.
- 이번 분기 판매 수는 감소했다. 우리는 그것을 너무 부정적이지 않은 방식으로 어떻게 제시 할 수 있습니까?
- 주문을 뒤집 으면 프레젠테이션이 더 강력해질 수 있습니다. 어떻게 생각해?
첫 번째 이메일은 198 단어입니다. 두번째? 간결하고 간결한 93 단어로, 첫 번째 메시지는 두 번째 길이보다 두 배 이상 길었습니다.
일부 메시지는 다른 전술보다 이러한 전술을 적용하기가 더 쉽다는 점에 유의하십시오. 그리고 당신은 아마 당신이 쓰는 모든 하나를 반으로 썰지 못할 것입니다.
그러나 낙심하지 마십시오. 대신, 귀하의 서면 의사 소통에서보다 효율적이고 효과적인 노력을하는 것이 실제로 가장 중요한 일임을 기억하십시오. 의식적으로 계속 알고있는 것이면 이메일은 계속 개선 될 것입니다.
