새로운 상사에게 감명을 주거나 승진을 위해 노력하든, 더 이상 일을 거부한다는 것은 어려울 수 있습니다. 결국, 당신은 모든 사람들이 당신의 열심히 일하고, 도전을 받아들이고, 모든 것에 대한 태도를 보길 원합니다. 불행히도, 당신이 받아들이는 모든 새로운 프로젝트는 마감일이 다가오고 있습니다. 알기 전에는 머리 위로 물을 넘길 수 없습니다.
프로젝트가 균열을 겪고있는 것처럼 느껴지거나 너무 얇게 퍼져서 최선을 다할 수없는 경우, 할 일 목록이 최선을 다하기 전에 시간을내어 상황을 해결하십시오. 다음은 압도적 인 워크로드를 해결하고 다시 시작하는 몇 가지 방법입니다.
1. 일정 만들기
iCal 또는 Google 캘린더에서 캘린더를 설정하거나 멋진 플래너를 사용하여 모든 최종 마감일을 마스터 일정으로 유지하십시오 (Moleskine의 주간 노트북 설정이 마음에 듭니다). 한 곳에서 모든 것을 보는 것은 며칠, 몇 주 전에 무슨 일이 일어나고 있는지 정확히 알 수 있기 때문에 시간을 우선시하는 데 도움이 될 수 있습니다.
그러나 여기서 멈추지 마십시오. 시간을 구성하는 비결은 프로젝트를 달성하기 쉬운 미니 골프로 나누는 것입니다. 달성 할 수있는 작은 목표는 어려운 프로젝트를 겪고 계속 진행하는 데 도움이됩니다.
예를 들어 대규모 행사를 계획하려면 사무실 안팎에서 여러 그룹을 조정해야합니다. 행사 날짜에 큰 마감일을 정하는 대신, 음식을 제공하는 주최자에게 메뉴가 있는지 확인하고, 참석자의 정확한 인원 수를 마무리하고, 유인물을 교정하고 인쇄하는 것과 같이 이벤트가 진행되는 몇 주 동안 작은 작업으로 일정을 정하십시오. 길을 따라이 미니 골을 만나면 마지막 순간까지 아무것도 남지 않을 것입니다.
2. 경고
마스터 일정을 설정하는 것은 전투의 절반에 불과하며 나머지 절반은 실제로 사용합니다. 매일 일정을 확인하는 습관이 없다면 올바른 방향으로 조금 밀어야 할 수도 있으므로 마감일을 직접 설정 한 후 알림을 설정하십시오. 컴퓨터 나 휴대 전화에서 팝업을 표시하면 무슨 일이 있을지 미리 알려주거나 (2Do, Wunderlist 및 Todoist와 같은 앱을 확인) 종이 플래너를 사용하는 경우 Post-Its를 통해 시각적 경고를 설정할 수 있습니다. 앞으로 일주일 동안 무슨 일이 일어나고 있는지.
이 알림에는 마감일이 큰 체크 포인트 (예 : 프로젝트 마감일의 중간 지점에서 관리자가 보고서 초안을 검토하도록 경보를 설정할 수 있음) 또는 일반적인 일일 알림이 포함될 수 있습니다. (예를 들어 월요일과 수요일에 대한 알림 설정을 통해 근무 시간이 끝나기 전에 시간이 부족한지 확인할 수 있습니다).
3. 정리
동시에 여러 프로젝트를 작업 할 때받은 편지함이 압도적으로 많은 정보를 엉망으로 만들 수 있습니다. 또한 전자 메일이 들어오는 것을 막을 수는 없지만 최소한 과제를 정리하고 분리하여 유지할 수 있습니다.
받은 편지함에 폴더와 색상 코드를 추가하여 필요할 때 중요한 정보를 찾을 수 있습니다. 예를 들어, 작업중인 각 특정 할당에 대해 별도의 폴더를 만들어 필요한 대화 나 파일을 쉽게 검색 할 수 있습니다.
한 단계 더 나아가려면 Outlook에서 규칙을 설정하여 특정 주소 또는 제목 줄의 특정 문구를 사용하여 만든 지정된 폴더로 전자 메일을 보내도록 할 수도 있습니다. 필터를 설정하면 Gmail도 마찬가지입니다. 두 가지 방법 중 하나를 사용하면받은 편지함을 미리 정렬 할 수 있으므로 엉망진창을 탐색하는 데 소중한 시간을 소비 할 필요가 없습니다!
4. 방해가되지 않는 작은 물건 얻기
매주 또는 매월 나가야하는 반복 보고서 나 스프레드 시트를 담당하고 있습니까? 시간과 에너지를 절약하고 이미 혼잡 한 작업 목록에 소중한 공간을 확보하려면 매번 처음부터 시작하는 대신 각 보고서에 대한 템플릿을 만드십시오.
비슷한 질문을하는 이메일을 지속적으로 받습니까? 일반적인 문제에 대한 답변 (예 : FTP 사이트 사용 방법, 고객 서비스에 연락하는 사람 또는 다가오는 전시회 날짜)에 대한 답변으로 Gmail에서 미리 준비된 답변을 만들거나 데스크톱에 Word 문서를 보관하십시오. 쉽게 잘라내어 붙여 넣을 수있는 기능이 있으면 일상적인 전자 메일에 응답하는 데 시간이 덜 걸립니다.
작은 작업을 조기에 수행하고 최대한 간소화하면 복잡한 프로젝트에 더 많은 작업 공간을 제공 할 수 있습니다.
5. 최신 상태로 유지
저녁에 떠나기 몇 분 전에 일정을 되돌아보고 매일 진행 상황으로 업데이트하십시오 (매주이 작업을 수행하는 것이 큰 도움이됩니다). 작업을 끝내지 않았습니까? 해당 특정 프로젝트에 대해 예약 한 다음 날 또는 다음 블록으로 이동하십시오. 또한 매일 (또는 일주일에 한 번) 일정에 여유 시간을 두는 것도 도움이되며, 소규모 목표를 달성하지 않고 일정을 재정렬해야하는 경우 더욱 유연해질 수 있습니다.
매일하고있는 일에주의를 기울이면 압도 감을 느끼는 데 도움이 될뿐만 아니라 특정 프로젝트 나 작업에 실제로 필요한 시간을 측정하는 데 도움이됩니다. 그리고 그것을 알면 앞으로 얼마나 많은 돈을 벌 수 있을지 알 수 있습니다!
6. 공유에 대해 이야기
시간이 충분하지 않거나, 다른 프로젝트가 우선 순위를 차지하거나, 새로운 책임이 책상에 계속 착륙하여 일부 미니 목표가 달성되지 않았다는 사실을 깨닫기 시작하면 작업의 일부를 재배포하는 것에 대한 감독자.
이것이 일과 주 단위로 계획된 세부 일정을 계획하는 또 다른 이유입니다. 수행해야 할 작업과 기간을 명확하게 알고 있으면 상사가 접시에 무엇이 있는지 쉽게 볼 수 있습니다. 그런 다음, 함께 할 일 목록에 남는 것이 가장 중요한 것과 다른 사람에게 밀거나 위임 할 수있는 것을 함께 결정할 수 있습니다.
그렇습니다. 놓기가 어려울 수 있지만, 모든 작업을 처리 할 수 있고 확실하게 도달 할 수 없음을 증명하는 것보다 작업 부하를 팀의 다른 팀과 공유하고 마감일을 정하는 것이 항상 더 중요합니다.
마지막으로 잃어버린 느낌이들 때 크게 숨을 쉬십시오. 통제는 자신을 조직적으로 유지하고 처리 할 수있는 것에 정직해야한다는 점을 명심하십시오.
