경력자에게받은 편지함에 대해 어떻게 생각하는지 물어 보려면 대부분 후속 메시지, 성가신 직원 통신, 뉴스 레터 또는 언론 보도가 소름 끼치는 블랙홀이라고 말합니다. 그리고 그 사람들에게 매일 자신이받은 편지함 전체를 통과하는 것을 볼 수 있는지 묻는다면 대부분 불가능한 업적이라는 아이디어에 비웃을 것입니다.
그러나 지난 주에 나는 대부분의 전문가들이 울부 짖는 문제를 해결하기로 결정했습니다. 잠자리에 들기 전에 매일 밤받은 편지함을받지 않기로했습니다.
그래서 내가 했습니까? 대답은 '예'입니다. 쉬웠나요? 도대체
평생 매일받은 편지함을 0으로 줄일 수는 없다고 생각하지만받은 편지함을 더 잘 관리하는 데 도움이되는 몇 가지 중요한 교훈을 배웠습니다.
가장 큰 것? 나에게 가장 큰 도움이 된 것은 없습니다. 그것들은 생산성 전문가와 이메일 거물로부터 몇 번이고 듣는 전략이었습니다. 그것은 실제로 그것들을 구현하고 따르는 문제입니다.
참고로받은 편지함을 덜 끔찍하게 만들기 위해 실제로 해야 할 몇 가지를 알려 드리겠습니다.
1. 일정에“응답 이메일”을 넣으십시오
이전에이 문제에 대해 글을 썼지 만 매일 밤받은 편지함을 0으로 만들려고 할 때 가장 효과적인 것으로 확인 된 것은받은 편지함을 지속적으로 확인하지 않는 것입니다. 대신, 나는 매일 특정 시간 덩어리를 차단하여 이메일에 전념했습니다. 저에게는 아침, 30-60 분, 점심 시간, 늦은 오후에는 일을 제곱하는 데 많은 시간이 걸렸습니다.
직관적이지 않은 것 같습니다 (확실히 회의적이었습니다). 그러나 한 가지 작업에만 집중하면받은 편지함을 평소보다 훨씬 빠르게 처리 할 수있었습니다. 타임 라인을 사용하면 이메일을 삭제하는 것보다 응답하지 않거나 중요하지 않은 메시지에 산만하게하지 않고 빠른 속도로 이메일을 통해 힘을 얻도록 장려했습니다.
또한 특정 시간 단위로 전자 메일에 응답하면 끝없는 집안일처럼 보이지 않고 할 일 목록의 다른 항목과 비슷해지기가 훨씬 쉬워졌습니다. 이번 주 전에받은 편지함이 항상 내 마음 속에 있다는 것을 알지 못했고 하루 종일 전자 메일 계정을 확인하는 것이 무서웠습니다. 그것이 다른 모든 것들과 같이 나의 일정의 일부가 되었기 때문에, 나는 다음 이메일을 보낼 때 의문의 여지가 없었습니다. 나는 단지 시간을 내었다.
또한 세션이 끝날 때“로그 오프”하고 사이버 공간 세계에서 무슨 일이 일어나고 있는지 걱정하지 않아도 매우 좋습니다.
2. 대부분의 이메일에 바로 응답
개인적으로받은 편지함에있는 전자 메일의 약 65-70 %가 빠른 응답이 필요하므로 글쓰기에 1-2 분도 걸리지 않습니다. 너무 자주, 나는 그것들을 단지받은 편지함에 남겨두고“이것은 쉽습니다. 나중에 알게 될 것입니다.”그러나 깨달았을 때 실제로 읽을 시간과 에너지를 더 많이 소비하고 나중에 처리하기에 충분히 쉬워졌다가 나중에 다시 처리 할 수있을 정도로 처리하는 데 시간이 많이 걸렸습니다. 다시 응답합니다.
귀중한 "이메일 응답"시간 동안 실제로 그 당시의 서신에 응답하도록 강요함으로써받은 편지함에서 벗어나 더 많은 것을 얻을 수 있었고 그 어려운 편지함 0에 가까워 질 수있었습니다.
3. 다른 이메일을 전략적 시간으로 펀트
지난주에 매우 바쁜 친구가 계속해서 그것을 구했다고 주장한 후 마침내 Boomerang 앱을 Gmail에 설치했습니다 ( "생명입니다!"). 그리고 나는 인정해야한다. 그녀가 옳았다.
매우 간단하게 Boomerang을 사용하면받은 편지함에 전자 메일이 표시 될 때 일정을 다시 예약 할 수 있습니다. 나중에 "모든 내용을 내일 아침받은 편지함에 표시 할 45 개의 전자 메일 일정을 예약하여 오늘 밤받은 편지함을받지 못했습니다!"라고 속이는 것처럼 들리 겠지만, 요점은 사용 방법에 전략적입니다.
예를 들어, 인기있는 대학 입학 웹 사이트의 공동 창립자로서, 고등학교 교직원들은 끊임없이 편집 할 대학 에세이 초안을 보내며, 내가 좋아하는 일을합니다. 그러나 한 번에 며칠 동안받은 편지함에 임시 보관 메일을 보관하는 것은 재미 없으며 두 번째로 표시되는 초안을 편집 할 시간이 없습니다. 대신 Boomerang을 사용하여 편집 할 시간이 더 많으면 다시 방문하도록 예약했습니다 (제 경우 금요일 오후).
생산성에 큰 차이가있을 때받은 편지함에 들어온 내용과 수행 할 수있는 양을 예약 할 수 있습니다.
다른 방법으로받은 편지함 천재 인 Alex Cavoulacos는 레이블과 폴더를 사용하여 다른 수준의 노력이 필요한 전자 메일을 전략적으로 관리하기위한 시스템에 대해 여기에 썼습니다. 말하자면:
4. 레이블 또는 폴더 사용
내 말에 표시 : 모든 이메일을 덤프하기 위해받은 편지함을 일종의 매립지로 사용하지 마십시오. 라벨, 탭 또는 폴더 (이메일 제공 업체가 부르는 것)를 사용하여받는 모든 것을 올바르게 정리하고 정리하십시오.
전자 메일 계정에 30 가지가 넘는 레이블이 있으며, 강박 적이거나 구체적으로 들릴 수 있지만 필요한 메시지를 신속하게 검색하고 작업이 완료되면 파일을 정리하여받은 편지함이 훨씬 덜 무서워 보일 수 있습니다.
예를 들어, 현재 The Prospect 에서 일부 직원들 과 대화를 나누고 있습니다. 계속 진행중인 이메일을받은 편지함에 항상 그대로 두는 대신 새 메시지가있을 때만 팝업되도록 각 잠재 고객 관련 폴더에 파일을 보관했습니다. 이렇게하면 내가 이미 처리 한 항목의받은 편지함이 물리적으로 지워져서 다른 항목이 훨씬 관리하기 쉬워집니다.
5. 이메일 목록에서 탈퇴
이 팁은 설명이 필요 없습니다. 모든 보풀을 제거하십시오. 특정 뉴스 레터가 도착하면받은 편지함의 휴지통 아이콘으로 바로 이동합니까? 구독을 취소하십시오. 그리고 "하지만 나중에 읽을 수도 있습니다!" 경험상 뉴스 레터를 3 번 연속 삭제하면 즉시 구독을 취소 할 수 있습니다.
개인적으로 다양한 공연에 대한 많은 뉴스 레터를 읽었으므로 슬로 그를 극복하기 위해 Boomerang을 사용하여받은 편지함에 표시되기를 원하는 뉴스 레터를 더 편리하게 찾을 수 있었으며 다른 모든 구독을 취소했습니다.
이러한 전자 메일 목록에서 자신을 제거함으로써 매일 수십 개의 전자 메일을받지 못하게되었습니다. 이전에는받은 편지함의 절반을 뉴스 레터 및 기타 대량 전자 메일 목록을 삭제하는 데 소비 한 것 같습니다. 더 이상 걱정할 필요가 없습니다. 받은 편지함은 나에게 특별히 전달 된 개인 전자 메일에 관한 것 같습니다. 그리고 제가 보유한 뉴스 레터는 실제로 읽기를 기대하는 것입니다.
내 실험을 되돌아 보면 매일받은 편지함을 0으로 시도하는 것이 가치가 있었습니까?
짧은 대답은 '아니요'라고 생각합니다. 매일 밤 잠자리에 들기 전에 Gmail에서 "새 메일이 없습니다!"라는 배너를 보려고 하늘과 땅을 움직이면 안됩니다. 그러나이 실험을 통해 항상받은 편지함에 수십 (수백이 아닌)의 전자 메일을 보관할 필요가 없었습니다. 메시지를 줄일 수있는 방법이 있었기 때문에 이메일로 인한 스트레스 수준을 줄였습니다. 나는 이제 이메일에 답하는 것이 영원한 집회 일 필요는 없다는 것을 더 잘 알고 있습니다. 그것은 매일해야 할 일 목록의 또 하나의 노치 일뿐입니다.
이메일 습관을 바꿔서 이메일을주고받는 전체 프로세스를 훨씬 쉽게 만들었습니다. 시간을 절약 할 수있었습니다. 이제 누가 그것을 사랑하지 않습니까?
