모두들 아마 지금까지 알고 있듯이, 나는 거대한 이메일 괴짜입니다. 받은 편지함을 정리하고 주말 내내 정리하거나 봄철 청소를 수행하는 방법에 상관없이 나는 당신의 여자입니다. 그러나 아직 언급하지 않은 한 가지가 있습니다. 개별 전자 메일을 처리하는 방법.
여기 특종이 있습니다. 받은 편지함을 제어하는 가장 좋은 방법은 처음에 전자 메일을 보거나 나중에 처리하겠다고 약속하는 대신 각 전자 메일을 처음에 볼 때 수행 할 작업을 결정하는 것입니다. 여기에는 두 가지 이점이 있습니다.받은 편지함이 처음부터 혼란스러워지지 않도록하고 동일한 전자 메일을 두 번 이상 보지 않아도되므로 시간이 절약됩니다.
힘든 것처럼 들리지만 그렇지 않습니다. 계획과 몇 가지 간단한 질문 만 있으면됩니다. 시작하자.
시간을 선택
첫째, 직무에 따라 이메일에 즉시 응답해야하는 경우가 아니라면 매일 새 설정 메일을 몇 번 설정하는 것이 좋습니다. 이 시간은 매일 다를 수 있습니다. 예를 들어 오늘 오전 9시에서 10시를 따로 설정하여받은 편지함을 통과 한 다음 4-5 시부 터 다시 살펴 보겠습니다. 그 사이에는 중요한 이메일을 검색하지만 나머지는 무시합니다.
나는 이것이 어렵다는 것을 알고 있습니다 (그렇습니다, 나는 GIF를 클릭하는 것으로 알려져 있습니다!). 그러나이 일정을 고수하면받은 편지함을 통과하는 것이 훨씬 덜 압도적이라는 것을 알 수 있습니다. 말할 것도없이, 실제로 실제 업무를 수행하는 데 많은 시간이 소요됩니다.
스스로에게 물어보세요
다음 단계는받은 편지함을 살펴보고 각 전자 메일을 하나씩 읽고 각 메시지에 대한이 간단한 질문 목록을 요청합니다.
1.이 이메일을 받아야합니까?
나는 내가 깨진 기록처럼 들린다는 것을 알고 있지만, 당신은 이것을 매번 스스로에게 물어봐야합니다. 필요하지 않은 목록과 뉴스 레터를 구독 취소, 필터링 및 제거하는 것이 좋습니다. 이메일을 줄이면 항상 내 책에서 승리합니다.
2. 이것에 전혀 대답해야합니까?
놀랍게도 그 대답은 항상 그렇습니다. 응답이 필요없는 정보 용 전자 메일 또는 그룹 전자 메일 인 경우에는 전자 메일을 읽고 유용한 정보를 기록한 다음 보관하거나 보관하십시오.
3.이 문제를 처리 할 수있는 적절한 사람입니까?
비슷한 줄을 따라, 요청한 모든 것을해야하는 부담을 감수 할 필요가 없다는 것을 기억하십시오. 당신은 내가 무슨 뜻인지 알고있다 : 당신이 그들이 주니어 분석가를 고용 할 때까지 뽑았지만, 당신의 상사는 대신 다른 부서를 거쳐야하는 여행 일정, 당신이 요구 한 숫자를 요구하는 것을 계속 요구한다. 직업 설명에 없더라도 말입니다. 주변 장치 작업을 적절한 사람에게 맡기면받은 편지함이 지워질뿐 아니라 핵심 작업을 수행 할 시간이 더 많이 남게됩니다.
4. 답변을하기 위해 다른 사람으로부터 정보가 필요합니까?
여기에 대한 대답이 예인 경우, 해당 사람에게 지금 정보를 요청하여 전자 메일을 접시 밖으로 옮길 수 있도록하십시오. 발신자에게 작업 중임을 알리고 며칠 내에 대기중인 사람과 체크인 할 수 있도록 메모 할 수 있습니다. 그 사이에 이메일을 보관하거나 Boomerang을 사용하여 적절한 시간에받은 편지함으로 다시 보내십시오.
5. 지금 5 분 이내에 이메일에 응답 할 수 있습니까?
이곳은 대부분의 사람들이 여행하는 곳입니다. 많은 수의 이메일은 귀 하나 다른 사람의 추가 정보가 필요하지 않으며 매우 신속하게 답변 할 수 있습니다. 이 경우 전자 메일에 즉시 응답하십시오. 다시 읽고, 처리하고, 생각하는 시간을 절약 할 수 있습니다. 보너스 : 이메일에 빨리 회신할수록 매우 짧은 답변을받을 수 있습니다.
6. 긴급한가요?
불행히도 긴급한 상황이 발생하지 않으므로 이메일이 긴급한 경우 지금 바로 처리 할 것인지 또는받은 편지함을 지울 때 처리 할 것인지 결정하십시오. 각 이메일에 몇 분을 소비하는 것에서 단일 이슈로 파는 것으로 전환하면 보폭을 조금 깰 수 있으므로 후자를 옹호합니다.
귀하의 조건에 따라 나머지와의 거래
나머지는 어떻습니까? 이메일에 5 분 이상의 응답이 필요하고 긴급하지 않은 경우 이메일을 처리하기에 가장 좋은 시간은 언제인지 결정하십시오.
일반적으로받은 편지함 스윕이 끝날 때 긴 응답이 필요한 전자 메일을 처리합니다. 또는 바쁜 하루를 보내고 있다면 더 많은 시간을 보낼 것으로 생각되는 날에 부메랑 (Boomerang)이 있습니다. 더 많은 작업이 필요한 메시지 (모의 품 정리, Excel 번호 크 런칭 수행)의 경우, 해당 작업을해야 할 일 목록에 넣고 전자 메일을 보내지 않는 일정을 계획합니다.
전문가의 팁 : 이 과정을 더욱 빠르게 진행하려면 이메일을 한 번 처리하여 보관하거나 삭제 한 후받은 편지함에서 다음 이메일로 바로 이동하도록 이메일을 설정하십시오. 이메일 목록. Gmail의 경우 Google 실험실의 자동 진행 옵션을 통해이 작업을 수행 할 수 있습니다. 그러면 다음에주의를 기울일 메시지를 결정하는 데 시간을 소비하지 않고 모든 이메일을 처리 할 수 있습니다.
