스팸을 통한 선별, 올바른 응답 작성 및 후속 조치가 필요한 메시지에 대한 탭 유지 사이에서받은 편지함을 그대로 유지하면 작업 자체처럼 느껴질 수 있습니다. 그렇기 때문에 하루에 수백 건의 이메일을 수신하더라도 효율적이고 체계적인받은 편지함의 비밀을 알아 낸 전문가들의 두뇌를 선택했습니다. 시스템을 설치하면 가장 무분별한받은 편지함까지도 정복 할 수 있습니다.
1.받은 편지함에 즉각적인 조치가 필요한 전자 메일 만 보관
받은 편지함 0은 목표가 너무 높을 수 있지만받은 편지함에서 어떤 메시지가 부동산을 차지할 것인지에 대해 무자비한 태도를 취하면 아주 가까이 갈 수 있습니다.
“대부분의 이메일받은 편지함에는 25 개 미만의 메시지가 들어 있습니다. 이것은 의도적 인 것입니다. 국제 정부 컨설팅 회사의 선임 프로그램 관리자 인 Leigh Ann Newman은“받은 편지함을 열고 가장 긴급하고 응답이 필요한 항목을 즉시 확인할 수 있기를 원합니다. "이 습관은 매우 적시에 물품에 대한 조치를 취하게합니다."
Newman이 몇 시간 동안 100 개가 넘는 이메일을 수신하는 경우는 드문 일이 아니며, 그 중 상당수는 긴급하고 고위 관리자가 참여합니다. 2008 년에 회사는 인수 과정에서 회사가 새로운 이메일 시스템으로 변경했을 때 처음부터 시작할 수있었습니다. “받은 편지함의 봄 청소와 같습니다. 그 이후로, 응답이없는 이메일로 가득 찬받은 편지함으로는 기능 할 수 없습니다.”라고 그녀는 말합니다.
2. 보류중인 이메일을위한 "대기 폴더"생성
받은 편지함이 아닌 경우 이메일은 어디로 갑니까? 응답하기 전에 다른 사람의 조치가 필요한 전자 메일에 대한 "대기 폴더"를 만듭니다. 직장 전문가이자 Pin and Pivot의 설립자 인 Darcy Miller는“이는 엄청난 시간을 절약 해줍니다. "그러한 이메일은받은 편지함을 손상시키지 않으며 매일 또는 매주 어떤 프로젝트가 아직 보류 중인지를 상기시켜주는 좋은 장소입니다."
그녀는 첫 직장 첫 해에 필요한 이메일 첨부 파일을 찾을 수 없을 때이 방법을 어렵게 배웠습니다. "저는 반나절 동안 그 당시받은 편지함에 있던 수천 개의 전자 메일 중에서 해당 전자 메일을 찾고있었습니다."라고 그녀는 말합니다. "그 순간부터 맹세하여받은 편지함을 관리하게되었습니다!"
3. 새로운 BFF 하위 폴더 또는 레이블 만들기
받은 편지함 Maven은 전체적으로 해독하기 쉬운 하위 폴더 또는 레이블 시스템을 만드는 것이 좋습니다. 메이플 홀리 스틱스의 네이트 마스터 슨 (Nate Masterson) CEO는 며칠 동안 이메일이 250 개 이상 증가 할 것으로 예상하고있어 조직이 가장 중요합니다. “이메일 레이블은 당신의 친구입니다.”라고 그는 조언합니다. "이들을 사용하여 중요한 이메일 체인을 그룹화 할 수 있으므로 참조 할 무언가를 찾아야 할 때 쉽게 할 수 있습니다."
Newman은 자신의 레이블에는 다른 사람들이 질문을 할 수있는 주제, 의사 결정에 대한 지원 및 향후 비즈니스 요구에 대한 자료를 포함한다고 말합니다. "저는 참조 용으로 수십 개의 하위 폴더와 수백 개의 이메일이 보관되어 있습니다." "요청이 저장된 위치와 신속하게 찾는 방법을 알고 있기 때문에 요청 후 몇 초 안에 필요한 것을 찾을 수 있습니다."
4.받은 편지함 규칙 또는 필터 설정
많은 이메일 제공 업체를 통해 조치를 취할받은 편지함 규칙 또는 필터를 설정할 수 있으며 두뇌를 고갈시키지 않으면 서 이메일을 빠르게 분류 할 수 있습니다.
Carex Consulting Group의 CEO 인 Rachel Neill은 매일 매일 자신의 길을 찾는 150 개의 이메일을 급류하기 위해 Outlook의 규칙 기능을 활용합니다. "저는 이메일을 다른 폴더, 색상 코드로 보내고 발신자를 기준으로 우선 순위를 정하는 규칙을 설정했습니다."라고 그녀는 말합니다. 그런 다음 하루가 끝나면 그녀는 놓친 부분을 빠르게 검색합니다. “이 규칙은 지속적으로 후속 조치를 취하고 소음을 차단하는 데 도움이됩니다. 이렇게하면 혼란을 최소화 할 수 있습니다.”
5. 캘린더를 사용하여 후속 조치가 필요한 전자 메일 추적
일부 이메일은 간단한 답 이상을 요구할 수 있으므로 캘린더에 추가하는 것이 좋습니다. “즉시 응답뿐만 아니라 일종의 후속 조치가 필요한 전자 메일을 받으면 전자 메일을 지정된 하위 폴더로 옮기고 폴더 위치와 후속 날짜가 포함 된 알림을 내 달력에 표시합니다. 그녀는 말합니다.
그녀는 Outlook의 캘린더에 액세스 할 수있는 Microsoft Outlook을 사용하지만 Gmail에서도이를 수행 할 수 있습니다. 툴바에서 '추가'버튼을 클릭하고 '이벤트 만들기'를 선택하십시오.
6.받은 편지함에 정크 메일이 뭉개지지 않도록하십시오
프로모션 이메일로 두들겨 맞은 기분이 들까 요? 구독 취소 버튼으로 신속하게 처리하십시오. Printful의 CEO이자 설립자 인 Davis Siksnans는 홍보 이메일 및 뉴스 레터에 3 가지 규칙을 사용합니다. 특정 발신자에게서 세 번째 뉴스 레터 나 프로모션 이메일을 삭제하면 목록에서 탈퇴합니다.
7. 이동 응답을위한 템플릿 생성
모든 이메일에 대해 다른 회신을 조정하면 시간이 많이 걸릴 수 있습니다. 동일한 유형의 전자 메일을 반복해서 보내는 경우 초안에 재고 응답을 유지하여 쉽게 재사용 할 수 있습니다.
전문 조직 회사 인 Clutterbusters의 사장 인 Betsy Fein은 자주 응답을 통해 해결할 수있는 질문을 자주했습니다. " '서비스에 대해 알려주십시오'또는 '약속을 어떻게 설정합니까?'와 같은 것을 요청하는 이메일로 보낼 수 있도록 미리 작성된 이메일을 가지고 있습니다."
직접 작성하지 않으려면 MixMax Gmail 플러그인을 사용하거나 설정으로 이동하여 미리 준비된 답변을 사용하십시오. (받은 편지함의 오른쪽 상단에있는 톱니 바퀴를 클릭하고 드롭 다운에서 "설정"을 선택한 다음 "고급"탭을 선택하고 "통조 된 응답"옆의 "사용"을 누르십시오.) 템플릿 답변.
8. 이메일 확인을위한 별도의 시간 차단 기능 설정
당신은 아마도 하루 종일 지정되지 않은 시간과 길이의 모임을 위해 일정을 열어 두지 않을 것입니다. 그렇다면 왜 이메일을 무료로 수신 할 수 있습니까?
“저는 하루 종일 이메일을 열어 두지 않습니다. 하루 중 특정 시간을 설정하여 각 이메일을 살펴보고 신중하게 응답, 보관 또는 나중에 저장합니다. 이런 방식으로 멀티 태스킹을하지 않고 실제로 진행중인 작업에 집중하고 있기 때문에 모든 이메일을 더 빨리 처리 할 수 있습니다.”라고 비즈니스 컨설턴트 인 David Mitroff는 말합니다. "사람들은 하루에 3 시간 30 분씩 시작하여 이메일을 읽고 답장을 보내며받은 편지함을 하루 종일 닫아두고 필요에 따라 조정하는 것이 좋습니다."
BeenVerified의 최고 커뮤니케이션 책임자 인 Justin Lavelle은 시간 차단 기능을 사용하여 일일 이메일을 유지하는 것 외에도 일주일에 한 번받은 편지함 유지 관리를위한 시간을 따로 설정할 것을 권장합니다. “매주 시간을 선택하여받은 편지함을 유지하십시오. 다른 중요한 모임과 마찬가지로 시간을 보호하고 정리하십시오.”라고 그는 말합니다. "관련이없는 것을 제거하고, 전체를 보관하고, 할일 목록의 우선 순위를 정하십시오."
9. 이메일 알림 끄기
미리 지정된 블록의 전자 메일 만 확인하도록 자신을 사임하더라도받은 편지함 알림의 사이렌 노래가 너무 유혹적 일 수 있습니다. 이 경우 해결책은 간단합니다. 알림을 끕니다. Miller는“시간 제한으로 작업하는 경우 이메일을 보지 않고 몇 시간을 넘지 않을 것입니다. "현재 책상에서 작업중인 작업에 방해가 될 수 있으므로 알림을 끄십시오."
Boomerang의받은 편지함 일시 중지 기능을 사용하여 책임을 져야합니다. Siksnans는 이메일을 보내 자신의 관심을 끌 수있는 특정 시간에 하루에 두 번만 이메일을 보내도록 허용합니다.
10. 가동 중지 시간 동안 마인드리스 이메일 작업에서 압축
이메일 계정이 휴대폰에 효과적으로 동기화되도록하고 유휴 상태를 사용하여받은 편지함을 빠르게 정리하십시오. HomeworkingClub.com의 설립자 인 벤 테일러 (Ben Taylor)는“내가받는 많은 메시지는 직접적인 조치가 필요하지 않습니다. "스팸을 삭제하고 다른 항목을 제출할 수 있으며 2 분짜리 슈퍼마켓 대기열에있는 동안 많은 것을 처리 할 수 있습니다."
