슬픈 현실이 있습니다. 관리자는 회의 시간의 35 %에서 50 %를 어느 곳에서나 보내지 만 임원은 회의의 절반 이상을 실패로 간주합니다.
이것은 충격적이지 않습니다. 우리는 종종 너무 길거나 길지 않은 브레인 스토밍 세션, 혼란 스럽거나 실망 스럽거나 완전히 비생산적인 브레인 스토밍 세션에서 자신을 발견합니다.
물론 몇 가지 솔루션이 있습니다. 취소 할 수있었습니다. 일정을 조정할 수 있습니다. 회의를 이메일 체인이나 슬랙 토론으로 바꿀 수있었습니다.
특정 경우에는 이러한 단계가 모두 적절합니다. 그러나 때때로 우리는 실제로 회의가 부족한 곳을 이해하고 회의를 해결하기 위해 적극적으로 노력해야합니다. 결국, 우리는 사람들과의 만남을 거부 할 수 없기 때문에 아무것도 할 수 없습니다.
범인을 찾고 있다면 자신에게 다음과 같은 질문을하고 직장에서보다 효과적인 회의를 진행하기 위해 다음 팁을 적용하십시오.
1-3 회의 전 질문
예, 회의는 시작하기 전에도 실패 할 수 있습니다. 초대를 보내 자마자 고려해야 할 사항은 다음과 같습니다.
1. 준비된 느낌이 있습니까?
모든 자료가 준비 되었습니까? 회의 진행 방법에 대한 계획이 있습니까? 사용 가능한 회의실이 있습니까?
당신의 가장 큰 친구는 의제가 될 것입니다. 당신은 큰 회의를 가질 수 없습니다.
미리 준비해야 할 또 다른 중요한 것은 회의 목표입니다. 스스로에게 물어보십시오 (어쩌면 적어 놓으십시오) : "무엇을 달성하고 싶은가?"팀을 업데이트하거나 사용자 참여를 늘리기위한 전략을 세우는 것과 같이 작을 수도 있습니다. 단 한 번의 세션으로 상충되는 아이디어를 다루지 않도록 모든 사람이이 목표에 부합하도록하십시오.
The Muse의 Mid-Market Sales 관리자 인 Devanté Lewis-Jackson은“의제와 다른 원하는 결과에 대한 섹션이 있어야합니다. “아젠다는 회의 중에 어떤 일이 일어날 지 논의하지만 원하는 결과는 회의가 끝나기 전에해야 할 일에 대한 합의를 형성합니다. 이는 대화가 의제 주제와 관련하여 탈선했을 때 특히 유용합니다.”
2. 다른 사람들은 준비된 느낌이 있습니까?
운영하거나 참석하는 모든 회의에서 사람들이 미리 자료를 검토, 작성 또는 확보해야하는 것은 아닙니다. 그러나 그렇게 할 경우 모든 사람이 적절한 시간과 자원을 확보 할 수 있도록하는 것이 좋습니다 (다시 말해서, 그 의제를 사용하십시오!).
그러나 종종 상황과 투명성을 고려하기 전에 회의를 만듭니다. 결과적으로 사람들은 잘못된 헤드 스페이스에서 대화에 참여합니다. 예를 들어, 회사의 역사에 대해 전혀 모르는 사람이 있습니다. 또는 스프린트 회의에 참석하고 전에 엔지니어링 팀과 함께 일한 적이없는 사람. 그들은 회의에서 많은 것을 얻지 못하거나 귀중한 통찰력을 제공하지 않을 것입니다.
따라서 들어가기 전에 다음을 스스로에게 물어보십시오.
- 왜 우리가이 회의를하는지 알고 있습니까?
- 모든 사람들이 왜이 회의에 초대되었는지 알고 있습니까?
- 이 회의에서 논의 할 내용이 모두 최신 상태입니까?
- 이 회의에서 모든 사람이 다른 사람을 알고 있습니까? 그렇지 않다면 무엇을 알아야합니까?
- 이 회의에서 발전을 방해 할 수있는 사람들 사이에 긴장이 있습니까?
대답이 '아니요'인 경우 사람 (또는 사람)을 옆으로 치우거나 빠른 이메일을 보내어 배경을 줄 수 있습니다.
3. 사람들이 흥분 되나요?
분명히, 애완견 1 마리를 키우지 않는 한, 회의를 생각할 때 아무도 위아래로 점프하지 않을 것입니다 (이 경우 초대가 손실 된 곳을 물어야합니다).
그러나 당신의 팀은 그것에 대해 어떤 식 으로든 느끼고, 긍정적 인 감정의 끝을 향해 더 많은 희망을 가져야합니다. 분기 별 수익에 대해 이야기하는 것이 황홀 할 수는 없지만, 중요한 정보에 노출되거나 구울 수있는 질문을 할 수있는 공간이 마련 될 수 있습니다.
그들이 신음 소리를 내고 신음 소리가 미움 모임과 관련이없고이 특정한 종류의 모임과 관련된 모든 것이 있다면, 좀 더 깊이 파고들 것입니다. 이전 대화가 반복되어 시간 낭비가 발생하거나 특정 회원이 준비되지 않은 느낌이 들거나 누군가가 배제되고 모든 사람이 화가 났을 가능성이 있습니다. 팀이 늪에 빠졌을 수도 있으며 한 시간 동안 프레젠테이션을 진행할 대역폭과 에너지가 없습니다. 부정적인 에너지가 어디에서 왔는지에 관계없이, 방에 들어가기 전에 그것을 해결해야합니다.
회의 중 질문 4-7
당신이 제대로 준비했다고해서 분명하다는 의미는 아닙니다. 모든 것이 순조롭게 진행되도록하려면 현재 알아야 할 사항이 몇 가지 있습니다.
4. 가장 중요한 점을 모두 치고 있습니까?
질문에 대답하고, 아이디어를 브레인 스토밍하고, 새로운 프로세스를 개괄적으로 설명하기 위해해야 할 일이있었습니다. 좋은 회의의 표시는 시간 제한에 따라이를 달성하는 것입니다.
이렇게하는 것은 매우 간단합니다. 의제를 T (또는 최소한 가능한 한 가깝게)로 따르십시오. 10-15 분마다, 주제를 아직 확인하고 있는지 확인하십시오. 그렇지 않은 경우 대화를 다시 조율하고 나중에 어떤 접선에 핀을 넣는 것에 동의합니다. 오프라인 또는 다른 회의에서 놓친 것을 다시 방문하고 해당 작업을 회의실에있는 사람에게 할당하십시오. 다른 사람들이 더 이상 만나기로 합의 하지 않는 한 도망 치지 마십시오 . 더 많은 사람들의 시간을 가짐으로써 당신이 그들에게 설정했을 다른 중요한 마감일을 맞추기가 더 어려워집니다.
Muse의 사무실 운영 관리자 인 Heatherlyn Nelson은“회의의 요점은 무엇인가, 누가 / 누가 / 어떻게 실행되는지에 대한 결정을 내리는 것입니다. "간단히 말해서 실행 가능한 항목이나 결정을 내릴 수 없다면 회의를 열지 마십시오."
5. 모든 사람 (또는 가장 적은 사람)이주의를 기울이고 있습니까?
청중의 100 %가 전화를 받거나 좌석 가장자리에 모든 눈을 갖도록하는 것은 아마도 스트레칭 일 것입니다. (우리는 결국 산만 해집니다) 거의 모든 사람이 거의 모든 사람의 말을 들어야합니다. 시각.
사람들이들을 수있게하려면 약간의 노력이 필요합니다. 일을 짧고 달콤하게하십시오. 다음 단계를 명확하게 설명하십시오. 읽기 쉽고 이해하기 쉬운 영상을 사용하십시오. 랩톱을 금지하십시오 (가능한 경우).
이것은 아무도 회의에서 듣지 않는 이유와 해결 방법에 대해 잘 읽었습니다.
6. 사람들이 질문을하고 있습니까?
아무도 단일 질문을하지 않는 회의를 갖는 것은 드문 일입니다. 이 경우 사람들은주의를 기울이지 않을 것이며 회의가 끝난 후 많은 질문 을 할 것입니다 (그리고 # 5를 읽어야합니다).
그러나 관심있는 잠재 고객을 확보하는 것만 큼 중요한 것은 실제로 그들의 관심사를 해결하는 것이 중요합니다. 우리는 너무나 자주“나중에 그 시점에 도달하고있다”또는“끝에 대답하겠다고 약속한다”고 말하고 다시는 돌아 오지 않습니다. 따라서 프레젠테이션이 끝날 때 질문을 작성하거나 반복하도록 요구하더라도 모든 기초를 다루고 있는지 확인하십시오.
사람들이 질문을하지 않는 다른 이유가있을 수 있습니다. 어쩌면 당신은 그들이 의도하지 않은 환경을 만들었을 수도 있습니다. 또는 사람들이 토론에 너무 빠져서 질문을 어디에서 시작해야할지 확실하지 않을 수도 있습니다.이 경우 상황에 대한 답을 구할 수 없을 것입니다 (2 번 조언 참조).
7. 특정 사람들이 발성하거나 전혀 말하지 않는 중요한 패턴이 있습니까?
프로젝트에 대한 의견이나 의견을 원하기 때문에 모든 사람을 회의실에 초대했을 가능성이 높습니다. 궁극적으로 회의에서 나오는 아이디어와 행동은 모두가 참여하면 더 강력하고 더 잘 맞습니다. 함께하는 동안 적어도 한 번은
이것은 이론적으로는 훌륭하게 들리지만 항상 현실은 아닙니다. 어떤 사람들은 다른 사람들보다 더 크고 자신감이 있고, 어떤 사람들은 다른 사람들보다 더 높은 권력을 가지고 있으며, 어떤 사람들은 다른 사람들처럼 포함되거나 존경받지 못한다고 생각합니다. 사례 : 연구에 따르면 여성은 남성보다 대화가 중단 될 가능성이 더 높습니다.
올바른 종류의 토론 리더가 되십시오. 부서지는 동료들을 끄십시오. 방해하지 마십시오. 방해받는 사람들을 위해 고집하십시오. 많이 말하지 않았거나 소리 지르는 사람들에게 전화하십시오. 이것은 특히 방에 실제로 있지 않은 원격 사람들에게 적용됩니다.
또한 회의 주최자 인 경우에도이 범주에 속합니다. 어떤 경우에는 가장 많이 말하는 사람이되는 것이 합리적이지만, 그 후에도 회의실의 모든 음성을 듣고 증폭해야합니다. (너무 말을 많이하지 않을 때 자신을 엉망으로 만들지 못하게하는 몇 가지 조언이있다.)
회의 후 질문 8-10
거의 다 왔어! 회의가 매번 홈런이 되려면 다음을 고려하십시오.
8. 모든 사람이 올바른 다음 단계를 밟고 있습니까?
모든 사람들이 방을 나갔을 때 회의가 제대로 진행되지 않았을 때, 회의에서 원하지 않는 방식으로 일을하러 나갔다는 것을 알 수 있습니다.
다음 단계에 대해 직접적이고 명확하게함으로써 이것을 피하십시오. 분리하기 전에 다음을 해결하십시오.
- 무엇을해야합니까?
- 어떻게해야합니까?
- 언제해야합니까?
- 누가 책임을 져야할까요?
- 누가 성공을 감독 / 추적 할 것인가?
9. 회의의 더 큰 목적이 달성 되었습니까?
사람들은 나중에 일을 끝내려고 더 동기 부여가 되는가? 그들은 더 효과적으로 일하는 것 같습니까? 혼동이 적거나 질문이 적습니까? 원래 목표를 달성 했습니까? 대답이 '예'이면 괜찮습니다 (답이 '아니요'인 경우 위 섹션을 읽고 문제가 발생한 부분을 파악하십시오).
10. 다른 사람들도 회의가 생산적인 것처럼 느껴졌습니까?
나는이 질문을 위와 분리했다. 왜냐하면 사람들은 실제로 사람들이 회의에 대해 어떻게 생각했는지를 물어야하기 때문이다.
직접적인 피드백 (특히 관리자)을 얻는 것이 중요합니다. 문제없이 회의가 시작되었다고 느꼈을 수도 있지만 다른 모든 사람들은 동의하지 않아 회의가 성공하지 못한 이유와 다음에 더 잘할 수있는 방법을 설명하는 데 도움이됩니다. 물론, 당신이 어떻게 됐을 때마다 모든 사람에게 물어볼 수는 없지만 가끔씩 그렇게하면 올바른 길을 가고 있습니다.
아무도 회의를 좋아하지 않아 왜 악취가 나는가? 이러한 질문을 미리 해결하면 회의에 실패 할 가능성이 훨씬 줄어 듭니다.
