대부분의 사람들과 마찬가지로, 나는 이메일을 통해 연락을 취하지 않은 직업적인 삶을 기억할 수 없습니다. 대부분의 경우 효율적이고 간단한 의사 소통 방법이며, 올바르게 사용하면 시간을 절약하고 질문에 답변하며 연결합니다. 말할 것도없이, 나는 그것없이 살 수 있다고 믿지 않습니다.
안타깝게도 전자 메일의 용이성과 전송, 전달 또는 회신에 익숙한 많은 사용자가 빠른 속도를 유지하면 문제가 발생할 수 있습니다. 맞춤법이 틀린 단어 (대부분의 프로그램은 구불 구불 한 빨간색 선으로 이러한 유형의 오타를 경고 함)와 같은 부주의 한 오류에 대해 거의 관용이 없으며, 누군가에게 CC를 보내고 실제로 그를 참조하는 것을 잊어 버린다고 말합니다. 그것은 아마추어 영토입니다. (그러나 어머니는 가끔 모든 모자에 나에게 메시지를 보내 주셔서 용서 받았다.)
그러나 포럼은 종종 고객, 상사 또는 네트워킹 담당자와 의사 소통하는 가장 좋은 방법이기 때문에 제대로 이해하는 것이 중요합니다. 또한 문제를 해결하는 사람뿐만 아니라 자신을위한 것입니다.받는 사람이 (피할 수없는) 오류에 집중했기 때문에 메시지의 요점을 놓치는 것이 싫습니다. 오늘날 오타는 동료와의 약간의 존 중심을 잃고 내일은 회의에서 만나는 사람과의 직업 기회를 잃을 수 있습니다.
비전문가들이 당신을 독자들에게 얼마나 비관적으로 보이게하는지 깨닫지 못한 채, 당신이 겪게 될 세 가지 기본 실수들에 대해 미리 생각해보십시오.
1. 첨부하는 것을 잊었다
경력 코치 Rajiv Nathan은 실제로 무언가를 첨부하고 있다고 명시 할 때 첨부 파일없이 메시지를 보내려고한다는 Outlook 및 Gmail의 메시지에 깊이 감사합니다. 왜? 그들이 존재하기 전에, 그는 한 번도 아니고 두 번도 아니고 세 번도 붙지 않는 엄청난 실수를 저질렀 기 때문입니다!
나단은 경력 초기에 일을 겪는 끔찍한 습관을 겪었다 고 인정한다. 그 결과, 그는 실제로 첨부하지 않고“첨부 파일을 참조하십시오”라는 이메일을 자주 보냅니다. 나단은 필요한 후속 조치를 보낸 것을 기억합니다.“죄송합니다. 불행히도, 항상 끝나는 것은 아닙니다. Nathan은 이렇게 회상합니다.“마지막으로, 세 번째 후속 조치 (및 네 번째 전자 메일 총계)에이 문제를 첨부했습니다.
"정말 좋은 모습은 아닙니다"라고 Nathan은 인정합니다. 실제로, 그의 성능 검토 중 하나에서, 그는 그 영역에서 개선이 필요하다는 플래그가 붙었습니다. 그 시점부터 Nathan은 화면 상단에“파일을 첨부 했습니까?”라는 종이를 테이프로 붙였습니다.
전자 메일을 보내기 전에 편리한 메시지 ( "첨부 했습니까? 어쨌든 보내기?")가 표시되도록 "첨부 파일"에 대해 부지런히 노력하십시오. 모든 사람이 여기저기서 미끄러 져 갈 수는 있지만이 부주의 한 행동을 습관화하면이 기본 임무를 수행 할 수 없다는 평판을 얻게됩니다.
2. 당신은 계속해서
가장 친한 친구 중 한 명이 시간당 청구하는 변호사입니다. 따라서, 그녀는 조금만 쓰고 글을 쓰지 않는 것에 익숙합니다. 그녀에게서 교훈을 얻을 수있었습니다.
Muse 커리어 코치 인 Jenny Foss는 더 이상 말해야 할 말을하는 것이 중요하다고 강조합니다. 그녀는“간단하고 수신자의 시간을 고려하여 말해야 할 것을 말할 수 없다면, 기꺼이 당신의 말을 듣거나 기꺼이들을 수있는 사람을 쉽게 귀찮게 할 수 있습니다.”라고 설명합니다.
"선호, 입력 또는 지원을 원하거나 기본을 건드 리거나 질문하기 위해 이메일을 보내는 경우"가 특히 중요합니다. 메시지를주고받을 수있는 유용한 메시지에도 불구하고 메시지를받을 수 있습니다. Foss는 다음과 같이 경고합니다.“수신 측의 사람이 전자 메일 (일반적으로) 자신의 존재의 허무를 발견 할 수 있음을 명심하십시오. 이 사람은 자정까지 이메일을 보내지 않고 자정까지 일 어설 수있었습니다.”그래서 그녀는 자신의 아이디어를 깔끔하게 제시하거나“전문적이지 않거나 타협하지 않는”것으로 보이는 위험을 감수해야한다고 말합니다. 네이단의 사고로 인해 첨부 파일이없는 여러 개의 연속 된 노트가 전송되었습니다.“하늘을 위해 3 개의 이메일을 연속해서 보내지 마십시오. 당신의 생각을 모아서 보내십시오.
필요한 것만 똑바로 말하기 만하면 연습이 필요할 수 있지만 장기적으로 노력할 가치가 있습니다. 보내기 전에 쓴 내용을 읽고 이미 말한 것을 반복하거나 역설하는 단어, 줄 또는 전체 단락과 같은 불필요한 것을 잘라내십시오. 지나치게 설명하고 싶은 유혹이들 수 있지만, 종종 시도가 반복되는 것처럼 보일 것입니다. 목적과 지시에 따라 글쓰기를 배우면 많은 전문적인 이메일 서신에 도움이 될 것입니다. 독자는 간결함에 감사 드리며 너무 긴 메시지를 경쟁력있는받은 편지함에 읽지 않고 대신 응답 할 가능성이 훨씬 높습니다.
3. 당신은 사람의 이름을 잘못 철자
아뇨 누군가에게 글을 쓰고 자신의 이름을 잘못 입력 한 것에 대한 변명이 없습니다. 우리 모두는 애완 동물을 가지고 있으며, 이것은 내 것이지만, 나는 혼자가 아니라고 확신합니다. 여기에 내 이름과 철자가 정확한 데 내 서명과 전자 메일 주소에 있습니다. 보낸 사람이 볼 수 있도록 공개되어 있습니다. 이 문제에 대해 너무 민감해서 send를 누르기 전에 일반적으로 둘 이상의 옵션 (Kristin, Stephen, Mark, Carrie 등)이있는 이름의 철자를 정기적으로 다시 확인합니다.
2 초가 더 걸립니까? 확실한. 그러나 분명히, 사물의 제도에서, 그것은 전혀 시간이 아닙니다. 부주의 한 오류에 대해 사과해야하는 것보다 처음부터 제대로 이해하고 싶습니다. 당신이 바빠서 당신이 바로 그 사람의 이름을 알 수 없다면, 다른 무엇을 급히해야합니까? 이것이 독자가 궁금하게 생각하는 것입니다. 이 작고 논란의 여지가없는 실수는 다른 능력의 양을 말합니다. 따라서 작업을 다시 확인하고 상대방에게 올바르게 연락하십시오.
당신은 하루에 많은 이메일을 보내고받을 것입니다. 무엇보다 전문적이지 않다는 메시지를 보내는 작고 부주의 한 오류를 피하십시오. 속도라는 이름으로 품질을 희생하지 말고 Pete를 위해 (또는 Peter입니까?) 피할 수없는 이메일 실수로 인해 존중 점수를 잃지 마십시오.
