이메일을 보내거나 다른 사람을 위해 음성 메일을 남길 때 블랙홀로 외치는 느낌이 있습니까? 당신은 우주에 당신의 요청을 내놓은 다음, 적시에 응답하기를 바라면서 손가락을 엇갈리게하여 책상에 앉아 있습니다.
PR 세계에서 일한 덕분에 답이없는 메시지에 관한 모든 것을 볼 수있었습니다. 나는 CEO 고객 (일명 끊임없이 바쁜 고객), 고객 고객의 경영진 및 법무 팀 (일명 중요하지 않다고 생각하는 사람) 및 미디어 (일명 그렇지 않은 사람)와의 커뮤니케이션을 관리했습니다. PR 사람들과 거래하고 싶습니다). 그리고 그 과정에서 필요할 때 답변을 얻는 방법에 대해 많이 배웠습니다.
지연의 원인이 무엇이든, 바쁜 응답자에게주의를 기울 이도록하는 몇 가지 팁이 있습니다.
연결합니다
무엇보다도, 다른 사람과 연락 할 때는 도움을주고 싶은 이유를 제공해야합니다.
수신기를 즉시 분리하는 실수를 피하십시오. 자신의 이름을 잘못 입력하는 것이 좋은 예입니다. 기본적이라는 것을 알고 있지만 Ashely 또는 Ashleigh에 대해 얼마나 많은 이메일을받을 수 있는지 알려 드릴 수 없습니다. 또한 판매 피치처럼 들리지 않도록하십시오 (예 :“내가 너에게 말하고 싶다…”). 아무도 그것을 다루고 싶지 않습니다.
대신, 모든 것을 관련성있게 만들어서 연락처의주의를 끄십시오. 예를 들어, “이 양식을보아야합니다”대신“고객이이 양식에 대한 승인이 필요합니다”라고 말하는 대신“당신”으로 가능한 모든 것을 말하고 싶습니다. 간단하지만 효과적인 방법입니다.
당신은 또한 그들의 성격이나 핫 버튼을 연주하여 사람들에게 호소 할 수 있습니다. 예를 들어, 자아가 약간있는 사람은 자신이 얼마나 중요한지 인정하는 것에 가장 잘 반응 할 것입니다 (예 :“시간의 중요성을 깨닫기 때문에 10 분 동안 전화를 걸어 보도록 제안합니다) 사례 연구.”).
신속하게 답변하기
연락이 도움이 필요하더라도 바쁜 사람은 복잡한 전자 메일을 걸러 내거나 길고 으스스한 음성 메일을들을 시간이 없습니다. 따라서 메시지를 능률화하고 다음 전술을 사용하여 신속하게 응답 할 수 있도록하십시오.
유익한 제목 줄을
제목을 사용하여 귀하의 요구를 즉시 표시하고 수신자가 귀하의 요청을 우선시하도록하십시오. "검토를 위해", "의견이 필요합니다"또는 "화요일에 응답하십시오"와 같은 것부터 시작하여 기대를 명확하게 파악할 수 있습니다.
포인트로 직진
관련이없는 정보 나 정보로 메시지에 많은 시간을 소비하지 마십시오. “오늘 아침이 잘 되길 바래요.”라는 말로 예의 바른 자세를 취하고 수신기를 소개하는 이유와 이유에 대해 자세히 알아보십시오. 이 내용도 간단하게 유지하십시오 (예 : "고객 X와 저는 Y에서 함께 일하며 Z와 가장 잘 연락한다는 정보를 받았습니다").
과제 마감 시한
이메일이나 음성 사서함이“내가 도착할 때마다”쌓이는 것을 방지하기 위해 특정 질문을하거나 조치 항목을 제공하고 응답을 원하는 시간표를 제공하십시오. 특정 프로젝트와 고객의 경우, “금요일까지 피드백을 제공하십시오. 그때, 나는이 문서를 업데이트하고 다른 팀원들에게 검토를 위해 보낼 것입니다. ""제 시간에 도착하지 않으면 문제에 대한 말을 잃어버린 것입니다. ”
권장 사항 제공
질문에 대한 답변이나 문제에 대한 해결책을 찾고 있다면 항상 몇 가지 다른 옵션과 권장 사항을 제공하십시오. 이렇게하면 연락하는 사람이 생각을 덜하고 "예, 좋습니다"또는 "1 번 옵션으로 가자"라는 간단한 대답을해야합니다.
똑똑하게 후속 조치
따라서 수신자가 응답하기 쉬워졌지만 여전히 응답을받지 못했습니다. 이제 뭐? 후속 조치를 취할 시간입니다. 이 단계에서 도움과 성가신 균형을 맞추는 것은 까다로울 수 있지만 올바른 커뮤니케이션 라인을 따르면 가능합니다.
초기 이메일을 보낸 후 마감일에 따라 적절한 후속 조치를 취하십시오. 이 이메일에는 원본 요청과 마감일을 알리는 짧은 문장이 포함 된 원본 이메일이 포함되어야합니다. 또한 필요한 재료를 다시 부착하십시오.
두 번째 이메일인데 여전히 응답이 없습니다? 전화 통화 시간 (더 빨리 무언가를 필요로하지 않는 한, 후속 이메일을 보낸 후 24 시간 이상 기다립니다.) 상대방에게 전화를 걸거나 음성 메일을 남기는 경우 간단하게 말하십시오. 원래 이메일, 자신이 누구인지, 필요한 것이 무엇인지 상기 시키십시오.
후속 조치 방법에 관계없이 항상 다음 단계 인 "내일 다시 연락 할 것"또는 "날이 끝날 때까지 답장을받지 못하면 팀의 나머지 의견을 통합하고 고객에게 보내는 것”
또한 그 사람에게 연락하려는 모든 시도를 추적해야합니다.이를 참조하면 긴급 성을 나타내는 데 도움이되고 도움을주기 위해 백업을해야하는 경우 유용 할 수 있습니다.
큰 총을 꺼내
그 메모에서 다른 사람과 여러 번 연락을 취하려고 시도한 경우 요청에 따라 다른 사람을 복사 해보십시오. 원래 이메일에 답장을 보내고“아래 이메일을 확인하고 싶었습니다. 기회가 있었습니까?”라고 말하고 상사, 의뢰인 또는 다른 사람이 그를 박살낼 것이라고 생각하는 사람을 복사하십시오. 그것은 내가 가장 좋아하는 일이 아니며 수신기를 약간 자극 할 수는 있지만 확실히 핀치로 응답 할 것입니다.
마지막 옵션은 질문에 대답하거나 원래 수신자를 밀어 응답 할 수있는 다른 연락처를 찾는 것입니다. 이것은 당신이 좋은 관계를 맺고 있거나 더 많은 힘을 가진 사람과의 내부 접촉 일 수 있습니다. 주의 사항 :이 상황에서 연락을 할 때 원래 연락처를 비난하고 싶지는 않습니다. 대신“이러한 움직임을 최대한 빨리 얻어야합니다. 도와 드릴까요?”
이메일이나 음성 메일이 너무 복잡 할 수 있다는 것을 누가 알았습니까? 어떤 산업에 종사하든 다른 사람들과의 통신은 거의 항상 필요하며 불행히도 느린 찌꺼기가 항상 존재할 것입니다. 그러나이 팁을 사용하면 필요한 응답을 적시에 (또는 적어도 어느 시점에서) 얻을 수 있어야합니다. 이제 나가서 답을 얻으십시오!
