금요일 아침 아름다운 여름이며 사무실에서 일찍 출발해야합니다. 그런 다음받은 편지함을 확인하고 울부 짖습니다. 맹세 해 메시지 제목이 빨간색으로 표시되고 느낌표가 긴급하게 표시됩니다. 오늘 오후 4 시까 지 필요한 요청을 읽으면서 해변에서 햇볕이 잘 드는 금요일의 행복한 시간에 대한 꿈이 사라집니다.
우리는 모두 거기에 있었다. 당신의 평화로운 금요일에 계획되지 않은, 예상치 못한, 고 에너지 침입을위한 사무실 전문 용어. 그것을 직시하자면, 소방 훈련은 좋은 시간에 결코 일어나지 않습니다.
이러한 긴급한 상황은 금요일 오후 일찍 떠나기위한 계획을 세우는 것뿐만 아니라 나머지 할 일 목록을 종종 파쇄하기도합니다. 갑자기 하루 종일 하나의 소방 훈련을 받았고 나머지 책임은 길가에서 떨어졌습니다. 이 폭탄이 생산성에 떨어질 때 어떻게 함께 유지하고 계속 추적합니까?
어디에서 일하든 이러한 비상 사태는 의심 할 여지없이 일의 일부가 될 것입니다. 이 팁을 사용하여 새로운 관점으로 접근하여보다 효율적으로 이동하고보다 신속하게 복구 할 수 있으며 이상적으로는 나중에 피할 수 있습니다.
과제를 명확하게
소방 훈련 과제를 찢어서“내가 정확히 원하는 것은 아닙니다.”라고 말하는 것보다 더 나쁜 것은 없습니다.
빠르게 움직일 때 종종 전달해야 할 것에 대한 명확한 의도를 제공하는 질문을하는 것을 잊어 버리는 경우가 있습니다. 또한 관리자가 공황 상태에있을 때 100 % 명확하지 않을 수도 있습니다. 다음과 같은 좋은 질문을하면 많은 시간을 절약 할 수 있습니다.
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우리가 해결하려는 문제는 무엇입니까? 이는 최종 결과가 무엇인지 명확히하는 데 도움이됩니다. 다이빙을하기 전에 귀하의 작업이 당면한 문제를 해결하기를 원합니다.
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제공해야하는 정확한 결과물은 무엇입니까? 슬라이드, 스프레드 시트, 내러티브 등을 생성 할 것으로 예상됩니까?
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오후 4시에 완료해야 할 이유는 무엇입니까? 상사는 다음 주 중반까지는 아니더라도 오후 4 시까 지보고 싶을 수도 있습니다. 이 경우 타임 라인을 다시 협상하기 위해 창이 열립니다.
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다른 옵션이 있습니까? 처음부터 무언가를 만드는 대신에 용도 변경 및 업데이트가 가능한 작업이 이미 수행되었을 수 있습니다.
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이를 위해 어떤 추가 정보가 필요합니까? 긴급한 과제에 대해 잘 알고 나면 누가 다른 사람을 끌어 와야하는지 생각한 다음 대기하십시오. 번호가 필요하다고 헤징하고 회계 부서에서 Megan에게 전화하거나 고객 서비스 부서에서 Dorinda에게 전화하여 최신 설문 조사 데이터를 가져와야한다는 사실을 알리십시오.
- 모든 사람을이 소방 훈련으로 옮기는 데 드는 기회 비용은 얼마입니까? 이 개발로 인해 오늘 접시에서 무엇을 떨어 뜨릴 지 누군가에게 알려주십시오. 이를 통해 소방 훈련이 정말로 우선 순위인지 아니면 프로젝트 중 하나가주의를 기울여야하는지 결정하는 데 도움이됩니다.
타임 라인 재협상
한 번은 경영진에게 초과 배송하기로 결정한 관리자를 위해 일했습니다. 그녀가 무언가를 제출하는 데 3 일이 걸린다면, 우리는 모든 것을 버리고 몇 시간 안에 그것을 요구할 것입니다. 빠른 처리 시간은 단순히 고가들에게 깊은 인상을주기위한 것이지만 불행히도 다른 사람들을위한 소방 훈련을 의미합니다.
이런 일이 일어나고 있다고 생각되면 상사와 대화하십시오. 타임 라인을 재협상하여 완전한 생산성 저하는 아니지만 여전히 록 스타처럼 보이게 만드는 방법을 알아보십시오. 24 시간 만 더 살 수 있다면 드릴 작업을보다 견딜 수있게하면서 원래 계획된 작업에 참석할 시간을줍니다.
"첫 번째 패스"가 할 수 있다면 완벽을 위해 촬영하지 마십시오
저의 초기 경력에서, 소방 훈련은 제가 완벽하게 완벽하도록 작업에 집착했기 때문에 살인자였습니다. 그런 다음 몇 번의 라운드를 재실행 한 후, 소방 훈련에는 종종 "첫 번째 패스"또는 대략적인 초안 만 필요하다는 것을 깨달았습니다.
소방 훈련을 시작하기 전에 작업을 마치면 작업이 끝나는 곳을 확인하십시오. 경영진이나 고객을위한 것이 아닌 경우 (아직도) 완벽하게 만들려고 고집하지 마십시오. 소방 훈련은 종종 나중에 수정하고 완성 할 수있는 무언가에 대한 첫 번째 통과를 허용합니다.
빨리 복구
소방 훈련은 응급 상황을 처리 한 후에도 작업중 인 작업에서 벗어날 수 있습니다. 신속하게 추적하려면 항상 실시간으로 볼 수있는해야 할 일 목록을 유지하십시오. 가장 잘 작동하는 방법과 사용하는 태블릿 또는 스마트 폰에 따라 Todoist, Google Keep, Any.do, Wunderlist 또는 HabitRPG와 같은 앱을 확인하여 뛰어난 작업을 추적하십시오.
소방 훈련을 다룰 때는 아직 성취 할 시간이있는 것에 따라 목록을 위나 아래로 이동하십시오. 시간을 잃어도 생산성을 느낄 수 있습니다.
또한 뒷주머니에 몇 번의 시도와 진정한 생산성 해킹을 두어 모멘텀을 신속하게 되 찾는 데 도움이됩니다. 예를 들어, Pomodoro 방법을 사용하여 타이머를 25 분 동안 설정 한 다음 모든 (필수) 전자 메일 관련 작업을 일괄 처리 할 수 있습니다. 그런 다음 전화 통화도 동일하게하고 다음 주에있을 회의를 준비 할 때도 똑같이하십시오. 유사한 작업을 수집하고 쟁기질하면 소방 훈련에도 불구하고 일을 끝내는 것에 대한 감각을 회복 할 수 있습니다.
조치 후 검토 수행
비유적인 연기가 사라진 후, 모든 사람들의 기억이 상쾌한 동안, 일어난 일과 이유에 대해 팀과 대화하십시오. 팀에 사각 지대가 있습니까? 모든 사람의 비상으로 바뀐 계획이 좋지 않았습니까? 피할 수 있었습니까?
미래에 소방 훈련을 피하기 위해, 팀은 발생한 상황에 대해 현실적으로 파악하고 향후에 발생하지 않도록 할 수있는 조치를 찾아야합니다.
상사와 대화하십시오
사무실에 일관된 소방 훈련 패턴이 있다면 다른 종류의 대화를 할 시간입니다. 상사에게 패턴을 조사하고 주파수를 낮추기 위해 무엇을 할 수 있는지 알아 보도록 격려하십시오.
사실적이고 직접적이어야합니다.“Carmen, 지난 3 주 동안 우리는 팀을 주요 우선 순위에서 끌어내는 7 개의 소방 훈련을 받았습니다. 결과적으로 ABC 프로젝트의 결과물이 미끄러 져서 우리 나 당신에게 좋지 않습니다. 비상 처리 시간에 대한 이러한 의존성을 줄이고이 작업 중 일부를 정기 계획에 세우려면 어떻게해야합니까?”
이러한 훈련의 빈도와 비용을 지적함으로써 새로운 수준의 인식을 만들 수 있습니다. 그리고 회복 전략을 통해 하루 종일 자신이하지 않은 일에 대해 스트레스를받는 것처럼 느끼지 않을 것입니다.
