빠른 질문 : 일정에 회의 초대가 표시 될 때 흥분하십니까? 나는 대답이 '아니요'라고 생각할 것입니다. 그러나 종종 빈번한 (때로는 매일) 회의는 많은 회사에서 문화의 일부입니다.
대부분의 경우 직원 회의는 시간 낭비라고 생각합니다. 물론, 나는 모든 손을 잡는 것이 때때로 필요하다는 것을 이해합니다. 그러나 대부분의 경우 회사 나 부서의 모든 직원이 사무실에서 진행되는 작업을 신속하게 처리 할 수있는보다 효율적인 다른 방법이 있습니다.
다음에 회의를 계획 할 때 고려해야 할 네 가지 사항이 있습니다.
1. 중단은 생산성 (및 잠재적 이익) 킬러
수학을하고 17 명과 1 시간 회의 (Google+ 행 아웃을 통해 우리와 함께하는 원격 직원을 포함한 ShortStack 직원의 규모)가 실제로는 17 시간 회의라는 것을 깨달았을 때 즉시 직원 회의를 격주로 줄입니다.
귀하와 귀하의 직원이 회의에 소비하는 시간을 줄이려는 동기를 원한다면 MeetingCalc를 확인하십시오. 팀의 평균 급여와 회의 참석자 수를 더한 다음 보낸 시간 비용을 볼 때 약간의 변경도있을 수 있습니다. 연간 평균 $ 40, 000의 직원 17 명과의 1 시간 회의 비용은 $ 232.88입니다. 매일 또는 일주일에 몇 번 모임을 가졌다면 그 가격은 빠르게 증가합니다.
2. 인스턴트 메시징은 대부분의 뉴스를 빠르게 전달할 수있는 효과적인 방법입니다.
ShortStack에서는 Slack이라는 메시징 앱을 사용합니다. 모든 직원은 자신의 계정을 가지고 있으며, 직원 간 개인 커뮤니케이션에 사용할 수 있으며 특정 부서의 모든 구성원을 포함하는 채널이 있습니다.
예를 들어, 모든 사람에게 영향을주는 뉴스가 나오는 "일반"채널이 있습니다. 일부 원격 직원을 포함하여 개발자 팀 구성원이 기술 변경 사항에 대한 업데이트를 공유하는 "개발"채널과 고객 서비스 문제에 대한 채팅을위한 "지원"채널.
종종 회의 대신 슬랙을 사용합니다. 예를 들어, 우리는 최근에 블로그를 다시 디자인했으며 이는 매우 큰 프로젝트였습니다. 일부 비즈니스에서는 이와 같은 발표를하기 위해 회의를 열어야 할 것 같은 느낌이들 수 있습니다. 그러나 이것은“일반적인”대화방을 사용하기에 완벽한 시간이었습니다. 우리는 새로운 블로그가 시작되어 운영되고 있다는 사실을 지적하고 모든 사람들이 그것을 확인하도록 제안했습니다. 이것이 데모를 필요로하는 플랫폼 변경과 같은 더 큰 변화라면, 우리는 빠른 직원 회의를 가졌을 것입니다. 그러나 팀 전체가 스스로 체크 아웃 할 수있는 것이 었으므로 대화방을 고수하기로했습니다.
(오, 그리고 우리는 "무작위"채널도 가지고 있는데, 여기에는 어리석은 휴먼 틱 비디오, Jay Z와 Beyoncé의 결혼에 관한 중요한 뉴스 및 고양이 밈과 관련이 있습니다. .)
3. 다른 방법으로 만날 수 있습니다
ShortStack 개발 팀의 일부 구성원은 매일 오후 3시에 오후에 함께 산책합니다. 예, 기술적으로 회의 중이며 진행중인 다양한 프로젝트의 진행 상황을 논의하지만 일반적인 사무실 회의와는 다릅니다. 운동을하면 혈액이 흐르고 더 나은 생각을하게되므로 오후의 걷기와 대화를 완벽하게 지원합니다.
또한 개발 팀이 다른 사무실과 관련이없는 프로젝트를 수행하는 것은 드문 일이 아닙니다. 오후 산책은 프로젝트에 대해 이야기하고 영향을 미치거나 관여하지 않을 수있는 일에 다른 직원의 시간을 모두 사용하지 않고 자신의“직원 회의”를하는 데 완벽한 시간입니다.
또한 걷는 회의가 창의적 사고를 증가 시킨다는 연구 결과를 읽었습니다. 모두가 조금 더 사용할 수있는 것입니다. 그리고 나는 사람들이 그룹으로 걸어 다니는 것은 테이블 주위에 앉아있는 것이 아니라 문자 그대로 같은 방향으로 움직이기 때문에 더 협조적인 느낌을 준다는 것을 읽었습니다. (여기에서 도보 회의의 이점에 대해 자세히 알아보십시오.)
4. 모든 회의는 생산성을 염두에두고 계획되어야한다
더 큰 직원 회의를위한 시간과 장소가 있습니다. 그러나 그때가되면, 의제와 아마도 분명한 목표를 가짐으로써 최소한의 시간을 최대한 활용해야합니다. ShortStack에서 사무실 비서가 격주 회의에서 일정 항목을 요청하는 며칠 전에 이메일을 보냅니다. 그런 다음 각 부서의 한 사람이 컨텐츠 / PR, 영업, 고객 지원, 개발 및 기타 부서에서 발생하는 상황에 대해 신속하게 (3 분 정도) 업데이트하도록합니다. 이것은 또한 "사업 상태"업데이트를 제공하고 내 자신의 광범위한 요청을 할 때입니다. 대부분의 주에, 직원 회의는 최대 약 40 분 동안 지속됩니다.
이 회의는 매주 열렸고 모든 사람이 자신의 업데이트를 한 이후 더 오래 지속되었습니다. 우리는 빈도와 길이를 줄 였기 때문에 소규모 그룹들 사이에서 즉흥 모임이 더 많다는 것을 알았습니다. 직원들이 중요하고시의 적절한 사항을 처리 할 수있는 권한을 부여한 다음 더 큰 회의에서 업데이트를 공유하는 것 같습니다.
회의에 대해 어떻게 생각하는지 궁금합니다. 예 혹은 아니오? 생산적이거나 시간 낭비입니까? 당신이 팬이 아니라면, 대신 무엇을합니까?
