지난 몇 개월 동안 저는 2015 년 조직 일정을 정리하려고 노력했습니다. 가장 중요한 것은 모든 이벤트가 언제 진행되는지 알 수 있도록하는 것이 었습니다. 그러나 달력에 연필을 넣기 전에 먼저 계획해야 할 사건이 무엇인지 먼저 알아야했습니다.
비영리 단체의 경우 주최하는 이벤트는 커뮤니티가 조직과 상호 작용하는 기본 방법입니다. 그리고 그들이 당신을 잘 대표하는 것이 중요합니다. 급히 함께 모여 든 이벤트는 이벤트를보고 조직이 무능한 것처럼 보이게합니다. 최고의 행사를 주최하려면 행사의 우선 순위를 정하고 가능한 한 효과적으로 행사를 계획하는 것이 중요합니다.
지난 10 년 이상 비영리 단체에서 일한 적이있는 저는 이벤트 계획을 세우기 전에 스스로에게 물어볼 네 가지 중요한 질문을 개발했습니다.
1.이 행사에서 우리 조직은 무엇을 필요로합니까?
기본적으로 왜이 이벤트를 처음에 고려하고 있습니까? 돈을 모 으려고 노력하고 있습니까? 그렇다면 얼마입니까? 새로운 지지자를 만나거나 새로운 연결을 구축하려고하십니까? 모금 행사가 아닌 경우 새로운 고객을 유치하거나 이미 조직에 속한 사람들에게 새로운 이니셔티브에 대해 교육하려고합니다.
이 행사가 당신을 위해 아무것도하지 않는다면, 왜 그렇게합니까? 시간과 자원을 투입하기 전에 이벤트 결과에 대한 조직의 지분을 설정해야합니다. 또한 컨텍스트 내에서 다른 모든 활동의 우선 순위를 정하는 데 도움이됩니다.
2.이 행사에서 손님에게 필요한 것은 무엇입니까?
필요를 먼저 고려해야하지만 실제로는 손님에 관한 이벤트입니다. 목표를 달성하려면 (위의 질문을 사용하여 설명한) 올바른 방식으로 참가자와 대화하도록 참석자를 유인해야합니다.
과거 및 잠재적 손님과 이벤트에 대해 좋아하는 것과 미래에 원하는 것에 대해 이야기하십시오. 그들은 "내부자"처럼 느끼거나 관대함에 대해 공개적으로 인정받는 것을 좋아합니까? 어떤 사람들은 시끄럽고 활기찬 행사를 좋아한다고 말할 수도 있습니다. 다른 사람들은 더 부드러운 밤을 선호 할 수 있습니다. 이 전략의 장점은 인터뷰 한 사람들이 다음 이벤트에서 조언을 어떻게 얻었는지 확실히 알고 싶어한다는 것입니다.
3. 우리는 이것을 어떻게하려고합니까?
이제 손님에게 필요한 것이 무엇인지 이해 했으므로 원하는 것을 제공하는 방법에 대해 생각해야합니다. 예를 들어, 손님이 프로그램에 대해 더 잘 이해해야하는 경우 고객이 특정 프로그램에 대한 경험에 대해 이벤트에서 연설하도록하거나 비디오를 보여주고 모델에 대한 독서 자료를 배포 할 수 있습니다. 또는 주요 모금 목표와 재미를 사랑하는 청중이있는 경우 라이브 경매를 이용할 수 있습니다.
이것은 개요 일 뿐이므로 세부 사항에 너무 깊이 빠져들거나 아직 아무것도하지 않아도됩니다. 그러나 조직 및 손님의 요구를 충족시키는 이벤트를 수행 할 수있는 능력이 없다는 것을 알게되면 이제이를 파악해야합니다. 반드시 아이디어를 폐기 할 필요는 없지만이 질문을 통해 추가 지원을 줄이거 나 채용해야하는지 파악할 수 있습니다.
4.이 이벤트는 다른 이벤트와 어떻게 다릅니 까?
1 년에 같은 행사에 두 번가는 것보다 더 나쁜 것은 없습니다. 호스트에게는 더 많은 비용이 들지 않습니다. 같은 해에 같은 기증자 그룹을 대상으로 점심, 저녁 식사 및 골프 외출을 계획하고 있다면 기증자 피로와 투자 수익 감소를 기대할 수 있습니다. 대신, 해당 기증자를위한 하나의 주요 폭발 이벤트를 계획 한 다음 잠재 고객 또는 최고의 자원 봉사자를위한 소규모 이벤트를 계획하십시오.
실제로
시작을 돕기 위해 다음 네 가지 질문을 사용하여 최근에 정리 한 이벤트에 대한 샘플 전략이 있습니다.
우리는 무엇이 필요한가?
- $ 50, 000 인상
- 기증자 5 명 업그레이드
- $ 5K 이상에서 3 명의 신규 기부자 유치
- 새로운 자본 캠페인을 소개합니다
손님에게 필요한 것은 무엇입니까?
- 그들의 돈이 현명하게 투자되고 있다고 확신하기 위해
- 프로그램을 직접 볼 수있는 기회
- 티켓 가격을 넘어 더 많은 것을 제공 할 정당성
우리는 이것을 어떻게 할 것인가?
- 새로운 기부자를 초대하기 위해 이사회 참여
- 현재 기증자와 함께 사전 이벤트 런치를 설정하여 업그레이드
- 프로그램 참가자에게 말하도록 초대
- 초대 및 프로그램을위한 새로운 디자이너 고용
- 잘 먹이십시오 - 지역 요리사에게 문의하십시오
- 텍스트 제공 기능 설정
- 밴드를 고용
- 언론 보도 확대
이 사건은 어떻게 다릅니 까?
- 우리만의 유일한 저녁 식사
- 주요 기부자를 대상으로하는 이벤트 만 (60 ~ 70 대, 대부분 은퇴, 대부분 과거 또는 현재 자원 봉사자)
- 모든 이사회 구성원이 일반적으로 참석하는 이벤트 만
- 일반적으로 고객 졸업과 동시에 봄에 예정되어 있습니다.
이벤트 계획이 소진되고 시간이 많이 걸리는 작업 일 수 있습니다. 이벤트가 실제로 목표를 달성하는 경우에도 마찬가지입니다. 그러나이 네 가지 질문을 스스로에게 물어 보면 이벤트에 대한 전략을 세우고 조직에 실제로 필요한 가치가있는 이벤트를 결정할 수 있습니다.
